Om historiska dokument
Bland KTH:s arkiverade material finns en mängd handlingar som dokumenterar faktiska historiska skeenden. Beslutsprotokoll om KTH:s upprättande, om inrättandet av nya institutioner och sammanslagningar av olika avdelningar är alla exempel på handlingar som bekräftar de händelser som historieskrivningar av KTH:s specifika verksamhet grundar sig på. Man kan också utläsa mer övergripande samhälleliga förändringar bland de arkiverade handlingarna t ex hur olika sociala grupperingar fördelat sig bland studenter och lärare över tid och vilka vetenskapliga fokus som prioriterats vid olika perioder. Men genom att samla handlingar till arkiven säkrar man inte bara tillgången till de historiska dokumenten, man är också medskapare till den historiska bild som bevaras.
Vi skriver historia när vi upprättar arkiven
För när man upprättar arkiv väljer man också vilken bild av KTH:s verksamhet man vill förmedla till framtida nyttjare av arkiven. Flertalet handlingar som uppkommer i en statlig myndighet är allmänna handlingar vilka ska bevaras om det inte finns några gallringföreskrifter. Det egna handlingsutrymmet är därför begränsat när det gäller att avgöra vilka handlingar som kan undantas en arkivläggning. Däremot har myndigheten större frihet att bestämma vilka handlingar som utöver bevarandehandlingarna bör utgöra en del av dess arkiv. KTH producerar t ex även ett stort antal handlingar som inte är att betrakta som allmänna handlingar som myndigheten ändå kan välja att tillföra arkivet (vilka dock i den stund de tillförts arkivet blir allmänna handlingar).
Det kan även finnas allmänna handlingar med gallringsfrist som myndigheten kan anse besitta kvaliteter som gör ett bevarande befogat. Gallringsfrister för handlingar uppkomna i statliga myndigheter regleras av Riksarkivet men KTH producerar inga handlingar med tvingande gallringsföreskrifter. Gallringsfristen är enbart satt som en garant för att handlingen bevaras fram till en viss tid, inte som en bortre gräns. Varje institution kan därför välja att bevara även de gallringsbara handlingarna. Detta innebär självklart inte att alla gallringsfrister är irrelevanta. Ett arkiv behöver gallras för att det väsentliga materialet ska bli synligt.
Däremot är det viktigt att komma ihåg att lagstiftningen inte är statisk. Vilka handlingar som bör bevaras respektive gallras måste vara möjligt att ompröva om handlingarna får nya funktioner eller värderas utifrån tidigare obeprövade kriterier. Nya förhållningssätt kan leda till nya gallringsutredningar där Riksarkivet beslutar om ändrade gallringsfrister.
Ett aktivt förhållningssätt till vilka handlingar som bevaras respektive gallras är därför viktigt. En lika viktig aspekt för perspektiveringen av KTH:s verksamhet är emellertid även det sätt på vilket handlingarna struktureras. Självklart måste handlingarna tas om hand på så vis att det i framtiden går att återfinna dem. En sortering kan givetvis inte bygga på enbart en eller ett fåtal personers förståelse för sorteringsordningen utan systemet måste vara tillgängligt även av utomstående som inte är familjära med verksamheten. Går det inte att återfinna en handling gör bevarandet av den ingen nytta.
Men att strukturera handlingarna i ett arkiv innebär inte bara att handlingarna kan återsökas enligt ett visst system utan även att man väljer att presentera KTH:s verksamhet ur ett visst perspektiv. Genom att välja en viss ämnesindelning framför en annan synliggör man KTH:s verksamhet också ur en viss synvinkel. Så finns t ex i dagens diarieplan, under huvudgruppen personal, kategorin jämställdhetsfrågor – en kategori som kanske inte helt oväntat skapats under 90-talet parallellt med att jämställdhetsfrågor lyfts upp på den politiska agendan. Här framkommer ytterligare en aspekt av arkiv som historiska dokument, nämligen det att arkiven skapas i en specifik kontext vilken också återspeglas i hur den arkivbildande verksamheten synliggörs. Ett arkiv ger därför också en god bild av det historiska och kulturella sammanhang den skapas i. Därmed besitter arkiven forskningspotentialer som går utöver intresset för de enskilda handlingar verksamheten avsätter.
