Diariet - W3D3
W3D3 är ett administrativt stödsystem för diarieföring av allmänna handlingar samt elektronisk dokumenthantering vid KTH.
Målsättningar med elektronisk dokumenthantering
- att skapa elektroniska ärendeakter i vilka behöriga användare kan söka information och hantera dokument.
- att diarieförda dokument hålls samlade fysiskt och logiskt och inte försvinner i organisationen. Löpande arbete ska huvudsakligen utföras med elektroniska dokument i W3D3.
- att möjliggöra utbyte av information mellan olika system samt underlätta sammanställning och spridning av verksamhetens information.
Hur går det till?
Elektroniska dokument kan kopplas till diarieförda ärenden på olika sätt.
- Inkomna handlingar i pappersformat skannas och kopplas till ett ärende.
- E-post (inkommande/utgående) bifogas till ett ärende direkt från användarens e-postlåda om Outlook används.
- Upprättade handlingar kan bifogas direkt till ett ärende av den som är handläggare om denne har behörighet i systemet.
- Handläggare kan även arbeta med arbetsdokument som är ej fastställda handlingar i ett ärende.
innehåller detaljerade anvisningar om vilka dokument som ska bifogas ärenden elektroniskt. Följande huvudprinciper gäller för alla elektroniska dokument i W3D3.
- Samtliga beslut som upprättas i systemet ska skannas efter underskrift och bifogas ärendet elektroniskt.
- Dokument som kan omfattas av sekretess får inte bifogas till systemet. De ska dock diarieföras enligt vanliga regler.
- Dokument i personalsociala ärenden får inte bifogas till systemet.
______________________________________________________________________________
W3D3-utbildning finns i tre nivåer:
Steg 1, grundutbildning. Hålls av skolans huvudregistrator.
Steg 2, fördjupning. Hålls av UF/DFK, särskild inbjudan skickas ut.
Steg 3, uppföljning. Ges i föreläsningsform med fokus på varför vi diarieför, inbjudan skickas ut av DFK ca 1 gång per termin.
Blankett för ansökan om W3D3-konto finns i blankettarkivet:
