Kontraktsfasen som koordinator
Projektet har nu nått förhandlingsfasen där er projektansökan skall övergå i ett kontrakt med kommissionen, ett s.k. ’Model Grant Agreement’ (MGA), se mallen
Mall för ’Model Grant Agreement’
Kom ihåg att KTH Research Office har erfarenhet från tidigare projekt. Kontakta Marina Backer Skaar (backer@kth.se).
I egenskap av koordinator är du ansvarig för projektet under förhandlingsfasen. Den regleras i ’Negotiation Guidance Notes’ .
Alla partner måste ta hand om sin del av den s.k. GPF (Grant Preparation Form) som slutligen skall signeras av samtliga, se sid 20 & sid 66ff i Negotiation Guidance Notes.
Räkna också med ett personligt möte med 'Project Officer' i Bryssel. Då justeras detaljer och synpunkter från utvärderingen. Planera för en budgetnedskärning!
I egenskap av koordinator skall KTH, förutom de vanliga blanketterna A2.1 - A2.5, även fylla i A2.6 & A2.4. Kontakta gärna Anita Elksne (aelksne@kth.se) snarast möjligt!
Som vanligt måste även skolan ge klartecken till projektet – görs enklast via kontakt med skolchef/prefekt . Syftet är att skolan bekräftar att projektet får det stöd som behövs - finansiellt respektive administrativt stöd.
Förutom Part A är koordinatorns roll att ta fram projektets DoW (Description of Work, en vidare utveckling av ansökans Part B). Projektets DoW skall följa mallen sid 23ff i ’Negotiation Guidance Notes’ ovan.
Projektets GPF görs klart via den webbaserade NEF (Negotiation Electronic Form) där du i egenskap av koordinator får inloggningsuppgifter via separat mail - ’Project number och Access key’
När allt är klart, ’submittar’ man GPF. Därmed stängs ansökan och kan nås enbart från Bryssel. För att undvika onödiga fel rekommenderar vi därför en bekräftelse från projektets PO innan du ’submittar’ – de ser detaljer som inte du ser!
Nu dröjer det ca 2-3 veckor innan kontraktet (MGA med alla sina bilagor Annex 1-7) dyker upp. Det skickas alltid till den person som är inskriven som ’Admin & Legally Responsible for the project’. Med kommer också instruktioner för fortsatt hantering, som du snarast bör skicka vidare till KTH Research Office, Anita Elksne.
MGA (Model Grant Agreement) statuerar också i Art. 1.4 8 (se bifogad mall ovan) att ett konsortialavtal skall finnas mellan parterna. Du, i egenskap av koordinator, ansvarar även för detta! För att snabbt komma igång, kontakta Research Office EU-handläggare. De hjälper dig att driva den tidsödande processen! Läs gärna mer under avsnittet Avtal/konsortialavtal.
