Syftet med dessa riktlinjer för upphandling är att:

• säkerställa att KTH har en ändamålsenlig organisation för upphandling och inköp,
• förtydliga ansvarsfördelningen mellan den centrala upphandlingsfunktionen och KTH:s skolor samt
• säkerställa ett lagenligt upphandlingsförfarande inom KTH

Riktlinjerna grundar sig på:

• Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen.
• Lag (2007:1091) om offentlig upphandling
• Rektors beslut nr UF-2009/0057

Bakgrund

All upphandling vid KTH (köp av vara, tjänst, byggentreprenad eller byggkoncession) skall följa de principer som regleras i ”Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen”. Här regleras bland annat principen om fri rörlighet för varor, etableringsfrihet, frihet att tillhandahålla tjänster samt de principer som följer av dessa:

• likabehandling,
• icke-diskriminering,
• ömsesidigt erkännande,
• proportionalitetsprincipen samt
• öppenhet.

EU har beslutat att offentliga kontrakt över ett visst värde (det s.k. tröskelvärdet)skall regleras enligt särskilda bestämmelser. Därför har det tillkommit EG-direktiv för offentlig upphandling. I Sverige har man valt att införliva dessa EG-direktiv genom att skriva en särskild lag, ”Lag (2007:1091) om offentlig upphandling” (LOU). LOU omfattar även de upphandlingar som är av lägre värde och som inte regleras av EG-direktiven, men väl av fördraget.

Alla inköp/upphandlingar på KTH skall därför följa LOU och göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och alla leverantörer skall behandlas lika. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas objektivt och utan ovidkommande hänsyn.

KTH:s organisation för upphandlingsfrågor

Upphandlingen på KTH skall vara organiserad med en central upphandlingsfunktion, placerad vid Universitetsförvaltningen och en upphandlingsfunktion på respektive skola.

Samordningen mellan den centrala upphandlingsfunktionen och skolornas upphandlingsfunktioner sker i funktionsnätverket för upphandlingsansvariga.

Den centrala upphandlingsfunktionen

På universitetsförvaltningen finns en central upphandlingsfunktion denna är:

• policy- och regelskapande
• rådgivande
• samordnande
• utvärderande gentemot skolorna

Det innebär bland annat att den centrala upphandlingsfunktionen fastställer föreskrifter och rutiner för upphandling, t.ex. vad som skall gälla för direktupphandling i enlighet med LOU kap 15, 3§. Dessa publiceras på KTH:s internwebb för upphandling.

Den centrala upphandlingsfunktionen är dessutom ansvarig för det operativa upphandlingsarbetet på UF.

Upphandling av KTH:s ramavtal görs av den centrala upphandlingsfunktionen eller i samråd med denna. Ramavtal som tecknas på KTH skall alltid tecknas för hela KTH:s räkning.

Eventuella överprövningsärenden för upphandlingar handläggs av den centrala upphandlingsfunktionen.

Skolornas upphandlings- och inköpsfunktioner

Rektor har enligt KTH:s organisations- och beslutsstruktur, se KTH:s regelverk, delegerat till skolcheferna att representera KTH vid slutande av avtal som gäller respektive ansvarsområde. Denna delegation förutsätter att samråd sker med Rektor i frågor som kan ha en vidare principiell betydelse eller långtgående konsekvenser för KTH.

Det innebär att respektive skolchef har ansvaret för de inköp/upphandlingar som genomförs på skolan. Skolchefen svarar för att regelverket följs samt att de som genomför inköp/upphandlingar har nödvändig kompetens.

Varje skola skall ha en ändamålsenlig funktion för upphandlingsfrågor som har till ansvar att genomföra inköpen (upphandlingar och avrop) på skolan på ett korrekt vis. Det skall minst finnas en utsedd upphandlingsansvarig, om inte skolchefen väljer att själv vara upphandlingsansvarig för skolan. Därutöver bör det finnas utsedda inköpare för de områden där skolan har frekventa inköp. Skolan kan även, förutom upphandlingsansvarige, ha ett antal utsedda upphandlare.

Skolan skall beskriva sin upphandlingsfunktion och delegationsordningar för upphandling och avrop på skolans internwebb. Denna skall länkas till den centrala upphandlingswebben. Om någon sådan inte finns innebär det att endast upphandlingsansvarige är utsedd och denna utgör därmed skolans resurs för upphandlings- och inköpsfrågor.

Skolan får själv stå för eventuella kostnader i samband med felaktigt gjord upphandling.

Upphandlingsansvarige skall:

• ha sådan kompetens att hon kan ta ansvar för och genomföra skolans upphandlingar under tröskelvärdet,
• genomföra skolans upphandlingar tillsammans med den på skolan som har sakansvar inom aktuellt område som upphandlingen genomförs för,
• fungera som skolans kontaktperson mot den centrala upphandlingsfunktionen och därmed ingå i nätverket för KTH:s upphandlingsansvariga,
• som medlem i nätverket prioritera mellan vilka områden som ramavtal skall upphandlas,
• lämna inköpsstatistik för under året genomförda upphandlingar och
• ha ansvar för att skolans inköpare erhåller erforderlig utbildning

Utsedda inköpare skall genomföra avrop och direktupphandling:

• inom det inköpsområde som hon utsetts som inköpare för
• i samråd med den på skolan som har sakansvar inom aktuellt område som avropet/upphandlingen genomförs för,
• enligt fastställd investeringsbudget eller
• i enlighet med enskilt inköpsbeslut.

UF skall ha en ändamålsenlig funktion för upphandlingsfrågor motsvarande den på skolorna.