Denna interna föreskrift grundar sig på:

• RÄ-beslut 0484/08, dnr 0634/08, doss 10

Syftet med föreskrifterna och rutinerna är främst att:

• Säkerställa en enhetlig användning av stipendier inom KTH.
• Ge vägledning till skolorna i deras handläggning av stipendiefrågor.
• Öka den interna kontrollen i stipendiehanteringen genom att införa obligatoriska rutiner för inrättande, beslut och utbetalning av stipendier.
• Söka undvika att skatte- och arbetsrättsliga konsekvenser uppstår i efterhand för såväl KTH som stipendiat.

Denna interna föreskrift grundar sig på:

• Inkomstskattelag (1999:1229)

Inledning

Stipendier till studerande är en etablerad företeelse inom universitetsvärlden såväl i Sverige som internationellt och fyller en viktig funktion. Stipendier som finansieringsform för studier på grundnivå eller avancerad nivå kan inte utgå till studeranden som har möjlighet till studiemedel enligt studiestödslagstiftningen. Stipendier för ”goda studieinsatser” som utges av till KTH anknutna stiftelser omfattas inte av denna restriktion. Stipendium kan dock utgå till studeranden med studiemedel vid t.ex. utlandsförlagd utbildning för täckande av extraordinära levnadsomkostnader.

På grund av sin benefika karaktär (utan krav på motprestation) är stipendier en skattemässigt gynnad finansieringsform bl.a. för personer som genomgår utbildning. Enbart den anledningen att ett bidrag rubriceras som stipendium innebär dock inte att skattefrihet inträder. Varken lagstiftning eller rättspraxis ger ett klart svar på frågan om när skattskyldighet inträder. Att enskilda ärenden om stipendier handläggs i enlighet med interna föreskrifter och riktlinjer utgör ingen garanti för att skattemyndighet eller domstol inte kan komma till en annan slutsats i frågan om stipendiets skattefrihet.

Stipendium eller bidrag

Ett bidrag är något som ges till en individ eller till en verksamhet för att fylla (del av) ett behov. Ett bidrag kan aldrig vara större än de faktiska kostnaderna.

Ett stipendium är en typ av bidrag som kan ges till enskilda för att bekosta framtida särskilda utgifter (tidsbegränsat). För studerande kan även stipendier utdelas för uppnådda goda studieresultat.

• Stipendier, som inrättas vid KTH:s skolor, till studerande som inte har möjlighet till studiemedel enligt studiestödslagstiftningen
• Bidrag till studerande i samband med studieresor och studiepraktik
• Bidrag vid examensarbeten
• Stipendier som inrättats och utdelas av allmännyttig stiftelse, donationsfond eller motsvarande och vars administration handhas av KTH:s stipendieråd för fonder och anknutna stiftelser.

En förutsättning för att kunna erhålla ekonomiskt bidrag enligt punkt 1-4 ovan är att stipendiaten är antagen till utbildning vid KTH.

För att undvika begreppsförvirring skall inom KTH med benämningen stipendier till studerande på grundnivå och avancerad nivå avses endast sådana ekonomiskt stöd som utgår till enskild för att bekosta framtida särskilda utgifter och är skattefria samt stipendier som utdelas för uppnådda goda studieresultat.

Övergripande regler

Stipendier kan utgå för ett flertal olika syften. Beslut om inrättande av stipendium på grundnivå och avancerad nivå skall vid KTH begränsas till sådana stipendier som är avsedda för mottagarens utbildning samt för annat ändamål som resor i samband med utbildningen.

Samma regler gäller för svensk som för utländsk stipendiemottagare och för utbildning i Sverige eller utomlands.

Samtliga stipendier skall utlysas eller på annat sätt publiceras offentligt. Härigenom undviks att stipendiet blir skattepliktigt för både utgivaren och mottagaren beroende på att det vänder sig bara till en enda mottagare. Utlysning/motsvarande kan antingen ske på avdelningens, skolans eller KTH:s officiella anslagstavla eller på KTHs webb-sida och bör vara uppsatt i minst tre veckor.

Stipendier får inte utgöra ersättning för arbete som utförts, utförs eller kommer att utföras för givarens räkning.

För finansiering av stipendier, och som utges av KTH, till studerande på grundnivå och avancerad nivå får statsanslag, bidragsmedel, gåvor och donationer användas. Uppdragsmedel får inte utnyttjas för finansiering av stipendier.

Skolchefen beslutar om inrättande, kungörande och utgivande (tilldelning) av stipendium. Skolchefen kan delegera beslutanderätten till avdelningschef eller motsvarande. Avdelningschefen får inte delegera denna rätt.

1. Stipendier, som inrättas vid KTH:s skolor, till studerande som inte har möjlighet till studiemedel enligt studiestödslagstiftningen

- Stipendier får utgå för utbildning.

- Extern bidragsgivare skall ha lämnat skriftligt medgivande till att bidraget används till stipendier.

- Beslut om inrättande av stipendium ska innehålla följande:
1. Obligatoriska uppgifter som skall finnas i beslut enligt 21 § Myndighetsförordningen:
· Dagen för beslut
· Beslutets innehåll
· Vem som har fattat beslutet
· Vem som har varit föredragande
· Vem som har varit med om den slutgiltiga handläggningen utan att delta i avgörandet.
2. Fastställt ändamål, stipendiebelopp, tidsperiod och eventuella andra villkor för stipendiet.
3. Uppgift om med vilka medel stipendiet finansieras.

- Beslut om inrättande av stipendium skall diarieföras.

- Stipendier skall ledigförklaras. Ansökningstiden bör vara tre veckor från den dag stipendiet anslås.
· Beslut om tilldelning av stipendium sker på särskild blankett, ”Beslut i stipendieärende”. Blanketten finns i blankettarkivet på KTH:s webb-sida. Beslut om tilldelning skall ha samma diarienummer som beslutet om inrättande av stipendium. Skriftligt medgivande av extern bidragsgivare skall bifogas.
· Utbildningsstipendier kan utbetalas periodiskt, i förskott, utan att bli skattepliktiga. Beslut om utbildningsstipendier skall omprövas efter ett år. Stipendiet kan även omprövas vid annan tidpunkt om förhinder att utnyttja stipendiet för avsett ändamål uppstår.
· Utbetalning av stipendium skall göras i förskott via lönesystemet. Begäran om utbetalning sker genom att kopia på stipendiebeslutet, enligt ovan, översänds till löneenheten. Utbetalning kan inte ske om stipendiebeslutet inte uppfyller kraven på uppgiftsinnehåll.
· Stipendiebeloppet skall fastställas med beaktande av planerad aktivitetsgrad. Ersättning utöver stipendium kan dock utgå för att bestrida kostnader som är direkt relaterade till utbildningens genomförande såsom studieresor enligt punkt 2.

2. Bidrag till studerande i samband med studieresor och studiepraktik

Information om KTHs policy för internationalisering och om utbytesstudier finns under Utbildning och forskning i Regelverket.

2.1 Obligatoriska studieresor och studiepraktik

KTH:s skolor har rätt att själva besluta om bidrag till studerande för täckande av kostnader i samband med studieresor och studiepraktik inom och utom landet om resan eller praktiken utgör ett obligatoriskt moment i den studerandes utbildning. Beslut om momentet är obligatoriskt ska framgå av kursplanen.

• Ersättning till studerande för kostnader i samband med studieresor, studiepraktik är alltid att anse som bidrag, vilket innebär att ersättningen aldrig kan vara större än de faktiska merkostnaderna som den studerande har för själva resan och uppehället. Ersättning för dubbel bosättning, magasinering av bohag etc. utgår alltså normalt inte. Ersättningen kan heller aldrig överstiga de skattefria traktaments- eller resekostnadsersättningarna som gäller för tjänstemän vid förrättning. Används aktuellt traktamentsbelopp vid beräkning av bidragsbeloppet skall alltid avdrag göras motsvarande måltidsavdraget.
• Bidrag för resekostnader utgår med högst kostnaderna för allmänna kommunikationsmedel i 2:a klass/turistklass eller vid resa med bil, det skattefria beloppet. Vid hyra av bil utgår bidrag med det faktiska beloppet.
• Avdelning/motsvarande bör se till att personliga kompletterande reseförsäkringar tecknas för de studerande som inte har fullgott försäkringsskydd. Har bidragsbeloppet beräknats inklusive denna kostnad och avdelningen betalat denna, skall bidragsbeloppet sänkas med motsvarande belopp.
• Bidragen till studerande skall alltid beräknas brutto, varför något avdrag för ingående moms inte skall göras på bidragsbeloppet.
• Bidrag till student får inte grundas på kostnader för utflyttad undervisning
• Det ankommer på skolchef/motsvarande (eller den person som har delegerats ansvar) att fastställa en resplan och budget för de resor för vilka bidrag utgår Avviker kostnaderna väsentligt från budgeterat belopp skall särskild redovisning ske i efterhand.
• Bidragets storlek fastställs av berörd skola/motsvarande och hänsyn skall då tas till andra eventuella bidrag som de studerande kan ha fått från andra interna eller externa bidragsgivare.

2.2 Ej obligatoriska studieresor (utbytesstudier)

KTH:s skolor har rätt att själva besluta om bidrag till studerande för täckande av kostnader i samband med utbytesstudier.

• Ersättning till studerande för kostnader i samband med utbytesstudier är alltid att anse som bidrag, vilket innebär att ersättningen aldrig kan vara större än de faktiska merkostnaderna som den studerande har för själva resan och uppehället.
• För att bidrag skall kunna utgå måste grundutbildningsansvarig/motsvarande ha gett förhandsbesked eller fattat beslut om tillgodoräknande.
• Bidragets storlek fastställs av berörd skola/motsvarande och hänsyn skall då tas till andra eventuella bidrag som de studerande kan ha fått från andra interna eller externa bidragsgivare.

3. Bidrag vid examensarbeten

Vid examensarbeten kan resebidrag för resor utanför hemorten ges. Alternativt kan sådan reskostnad kostnadsföras direkt av berörd avdelning/motsvarande.

4. Stipendier som inrättats och utdelas av allmännyttig stiftelse, donationsfond eller motsvarande

Administrationen handhas av KTH:s stipendieråd för fonder och anknutna stiftelser

KTH är förvaltare för ett antal privaträttsliga stiftelser i enlighet med Stiftelselagens föreskrifter. Stiftelsernas grundkapital är ursprungligen donationer till KTH med avsikten att donationens avkastning skall användas för gratifikationer till studerande vid KTH för goda studieresultat, utbildningsstipendier till studerande vid KTH eller forskningsanslag och resestipendier till personer verksamma inom KTH.

En stiftelse kan vara befriad från att betala inkomstskatt under vissa förutsättningar, t.ex. om dess huvudsakliga ändamål är att lämna bidrag för undervisning eller utbildning eller att främja vetenskaplig forskning (inkomstskattelagen 7 kap (1999:1229)). Det innebär också att utgivna stipendier från dessa stiftelser inte är skattepliktiga för mottagaren.

Läs mer om denna typ av stipendier under Stipendier och anslag

Kontakt: stipendier@kth.se

5. Skattefrågor

Karaktäristiskt för ett stipendium är dess benefika form (utan krav på motprestation). På grund av sin benefika karaktär är stipendier en skattemässigt gynnad finansieringsform bl.a. för personer som genomgår utbildning. Enbart den anledningen att ett bidrag rubriceras som stipendium innebär inte att skattefrihet inträder. En rapport med syfte att stipendiaten skall redovisa hur eventuella studiemål eller andra ändamål med stipendiet uppfyllts anses inte som en motprestation.

5.1 Skattefrihetsgrunder

Stipendium avsett för mottagarens utbildning är skattefritt, även om stipendiet utgår periodiskt. Stipendiet får inte utgöra ersättning för arbete som utförts eller skall utföras för utgivarens räkning (Inkomstskattelagen 8 kap 5 §).

Vid tveksamhet om ett stipendium kan anses vara skattefritt kontakta kontaktpersonerna inom universitetsförvaltningen.

5.2 Smittat stipendium

Lönearbete vid KTH efter en stipendieperiod innebär normalt inte i sig att ett stipendium blir skattepliktigt. Lönearbete vid KTH före stipendietiden kan däremot diskvalificera från skattefrihet. Stipendier som utbetalas av före detta arbetsgivare kan betraktas som ett utflöde av den tidigare anställningen och likställas med lön. Stipendiet blir "smittat". Däremot är det möjligt att utföra mindre uppdrag åt stipendiegivaren utan att skattefriheten för det utgivna stipendiet äventyras. Var gränsen går för att ”smitta” ska uppkomma går inte att ange utan får avgöras i varje enskilt fall med hänsyn till sådana omständigheter som arten och omfattningen av uppdraget. I tveksamma fall kan kontaktpersonerna inom universitetsförvaltningen kontaktas.

5.3 Konsekvenser

Konsekvenserna av att ett stipendium av skattemyndighet eller domstol betraktas som förtäckt lön eller periodiskt understöd kan bli omfattande då det i båda fallen får skattemässiga konsekvenser för stipendiaten och KTH påförs sociala avgifter. Vidare kan om särskilda omständigheter föreligger fråga om skattebrott aktualiseras.

Vid intern prövning om ett stipendium är skattefritt kan följande frågor ställas:

• vem är stipendieutgivare?
• är någon skattefrihetsgrund – och vilken – tillämplig?
• har skattefrihetsdiskriminerande motprestationer förekommit?
• vem står risken om stipendiaten blir beskattad i efterhand?

6. Stipendiatens försäkringsskydd

Alla studenter i Sverige omfattas idag av den personskadeförsäkring (den generella studentförsäkringen) som för universitetens och högskolornas räkning tecknats i det statliga försäkringssystemet av Centrala studiestödsnämnden. Försäkringen gäller vid studier i Sverige och studenterna är försäkrade under skoltid och under direkt färd mellan bostaden och skolan. Försäkringen täcker personskador genom olycksfall och vissa fall av sjukdom genom smitta. Försäkringen gäller såväl svenska som utländska studenter. Närmare information om försäkringen finns under Personskadeförsäkring för studenter och doktorander.

Personskadeförsäkring för studenter och doktorander

Information om försäkringsskydd för utländska medborgare som studerar i Sverige finns under Försäkringsskydd för utländska gästföreläsare/-forskare m fl. Huvudregeln är att utländsk student skall vara försäkrad från hemlandet. Utöver personskadeförsäkringen finns som komplement för utländska studenter Kammarkollegiets Student In-försäkring i de fall KTH har avtal med studentens universitet om utbyte mellan universiteten. Student In-försäkringen ger utländska studenter ett skydd för vårdkostnader. Den innehåller även ett visst olycksfallsskydd i form av fasta belopp vid invaliditet eller dödsfall samt ansvars- och rättsskydd. Den gäller dygnet runt i Sverige. Student In-försäkringen kan KTH (skola/avdelning) även teckna för en enskild student som skall studera eller praktisera i Sverige när detta inte sker enligt ovan nämnda överenskommelse.

Försäkringsskydd för utländska gästföreläsare/-forskare m fl