Resepolicy
Policy nr 4/08
Gäller fr o m 2002-12-01
Ändrad fr o m 2009-01-01
Denna policy grundar sig på:
- Rektors beslut nr 948/02, Dnr 930-1425-02, Doss 40
- Universitetsstyrelsens beslut 2004-10-28 ” Beslut ang. ny organisation av KTH”, dnr 930-2004-2896, doss 13
- Rektors beslut nr 571/07, Dnr V-2006-06-20, Doss 10
Denna policy gäller för alla resor som företas i tjänsten. Såväl skolchef som resenär ansvarar för att tjänsteresan följer resepolicyn samt gällande avtal och regler.
Beslut/attest
Beviljande och godkännande av resplan (resebudget eller reseorder) för resan (såväl utrikes som inrikes) sker enligt KTHs beslutsordning. Tjänsteresan skall alltid vara beordrad av skolchefen. Skolchefen kan delegera beslutanderätten.
Reseorder är det dokumenterade sättet att styrka att resa är beordrad och att försäkringsförmåner etc gäller (se Tjänstereseförsäkring).
Planering
Varje resenär har ansvar för att tjänsteresan planeras och genomförs så att miljöpåverkan och kostnader minimeras och komfort och säkerhet uppnås, samt att resan genomförs med rimlig tidsåtgång. Alternativ till resor, t ex telefonmöte eller videokonferens, skall alltid beaktas. Vid planering av möte/konferens skall mötestid planeras med hänsyn till deltagare som åker tåg.
Tjänsteresa skall planeras i god tid med skolchefen och godkännas av denne. Om resan inte kan genomföras som planerat skall chefen informeras och godkänna den ändrade resplanen.
Ramavtal mm
KTH har tecknat ett avtal med VIA Egencia. Alla resor med flyg och tåg skall beställas via VIA Egencia.
De ramavtal som KTH tecknat samt övriga statliga ramavtal som gäller för KTH vad avser resebyråer, transportföretag, hotell etc skall normalt alltid utnyttjas. Om andra leverantörer utnyttjas skall skäl för detta alltid anges på reseordern.
Färdsätt
Principen bör vara att resa med allmänna kommunikationsmedel. Dessa, i första hand tåg, är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl effektivitet som säkerhet och miljö.
Särskilda skäl för att välja dyrare alternativ är t ex att arbetsro krävs vid längre resa eller behov av att komma fram utvilad.
Tåg
Normalbiljett skall normalt alltid väljas. Dock kan affärsbiljett väljas om behov finns t ex för att arbeta. Vid resor mellan orter med täta och snabba tågförbindelser, t ex Stockholm – Göteborg, bör tåg väljas av miljöskäl.
Flyg
Vid flygresor skall normalt ekonomiklass väljas.
Bil
Att använda egen bil i tjänsten kräver överenskommelse med ansvarig chef. Vid bilåkning skall möjligheter till samåkning övervägas. Skall resan företas med bil kan det finnas skäl att välja hyrbil antingen av ekonomiska skäl eller av trafiksäkerhets- och miljöskäl. Hyrbil bör vara miljöklass 1.
Taxi
Taxi skall användas sparsamt.
Båt
Vid resa med båt som kräver övernattning gäller normalt hytt med dusch och toalett.
Hotell
Enkelrum med dusch och toalett är normalstandard.
Årskort
För den som reser ofta bör rabattformer som årskort och liknande övervägas. Skolchef avgör denna fråga. Beslutet får ej vidaredelegeras.
För information om hantering av årskort, se Hantering av årskort och månadskort vid KTH.
Hantering av årskort och månadskort vid KTH
Bonus och förmåner
Personlig bonus som erhålles vid tjänsteresa, resepoäng, fribiljetter, gratisnätter på hotell och liknande skall tillfalla skolan/motsv och får endast utnyttjas vid resor i tjänsten.
Utlandsresa
Vid en utlandsresa bör man tolka bestämmelserna i resepolicyn positivare, eftersom det ofta är fråga om en längre och/eller mer komplicerad resa.
