Hantering av forskningsmaterial
Inom ett forskningsprojekt genereras många handlingar som måste hanteras i enlighet med myndighetens krav. Flertalet handlingar behöver diarieföras alternativt arkiveras.
Följande handlingar behöver du lämna in till institutionens registrator
- Anslagsansökan (ansökan inklusive CV, publiceringsplan och publikationslista)
- Beslut om beviljade medel/bidrag
- Avslag på ansökan om medel
- Beskrivning av forskningsprojekt och forskningsmaterial
- Avtal/kontrakt om forskningsprojekt
- Godkännande av villkor (beskriver utbetalningsplanen samt finansiärens bidragsvillkor)
- I de fall PRISMA används registreras godkännandet i systemet.
- Bekräftelse på att ansökan och bidragsvillkoren har signerats (signering av projektledare och behörig företrädare för medelsförvaltaren)
- Förfrågan (begäran om ändring t. ex byte av projektledare, förvaltare, förlänga dispositionsdata, avsluta projektet i förtid)
- Beslut om ändring (finansiärens beslut angående förfrågan)
Kräver projektet tillstånd skall både ansökan och beslut diarieföras.
Under projektets gång
- Under projektets gång lämnas olika delrapporter in till finansiären, om dessa avser ekonomisk och/eller vetenskaplig rapport skall de diarieföras.
- Slutrapporten både ekonomisk och vetenskaplig skall diarieföras.
- Protokoll eller anteckningar från styrgrupps- och referensgruppsmöten kopplade till forskningsprojektet behöver arkiveras. Lämna gärna in dessa löpande till registraturen (kopior kan behållas).
Kom ihåg att även officiell korrespondens med finansiärer och uppdragsgivare behöver diarieföras.