Till innehåll på sidan

Massutskick till skolans anställda via e-post

Grundprincipen är att information som berör stora grupper av anställda i första hand ska distribueras via funktionsansvariga på skolorna. Massutskick kan lätt betraktas som ”spam” och innehåll som inte är relevant.

Skolchef, vice skolchefer, administrativ chef, HR-ansvarig, infrastrukturansvarig och kommunikationsansvarig har alltid rätt att göra denna typ av massutskick. Detsamma gäller krisledningsgruppen vid allvarligare händelser.

För att massutskick ska komma ifråga

  • ska det ha ett innehåll som är relevant för hela mottagargruppen, dvs alla på skolan behöver känna till det, förväntas reagera eller ha nytta av det. Detta innebär att innehållet behöver vara ABE-övergripande/ABE-gemensamt, dvs ej gällande enskild institution/projekt/kurs, om inte det ändå tydligt är relevant för samtliga anställda;
  • måste det göras av organisatorisk avsändare inom KTH;
  • får det bara avse KTH:s verksamhet;
  • får det bara avse händelser av sällankaraktär;

Ansökan

Om du har önskemål om ett massutskick ska ansökan göras hos skolkansliet. Förfrågan skickas till info@abe.kth.se . Senast tre arbetsdagar före önskat utskicksdatum. Kontaktperson vid frågor är skolans kommunikationsansvarig .

Under juli månad samt perioden mellan jul och trettonhelg hanteras inga ansökningar. Då görs heller inga utskick som inte överenskommits och godkänts god tid i förväg.

Massutskick är ingen expresskanal, varför sådana inte kan verkställas med kortare varsel (undantaget krissituationer).

Om du har information som du vill ska nå en specifik grupp på skolan eller KTH, kontakta info@abe.kth.se ​​​. Då får du även hjälp att avgöra vilken kanal som är bäst lämpad att sprida informationen i. Våra mest använda kanaler för informationsspridning är ABE-skolans interna sidor och nyhetsbrevet ABE-News som skickas ut till all personal på skolan varannan torsdag.

Utskickets innehåll

Det är viktigt att vara tydlig och kortfattad för att inte meddelandet ska betraktas som skräppost.

E-post som går ut som internt massutskick ska ha:

  • En tydlig ämnesrad som beskriver innehållet i mailet eller nyttan för mottagaren.
  • Ett (endast ett) tydligt budskap som är begripligt för hela mottagargruppen, så kort och rakt på sak som möjligt. Meddelandet ska helst rymmas inom ramen för en skärmbild. För mer omfattande information eller bibudskap läggs istället in länk till webbsida där mer information finns.
  • Uppgift om kontaktperson för frågor, med kontaktuppgifter (kan vara samma som ansvarig avsändare).
  • Uppgift om vem som är ansvarig avsändare.
  • Uppgift om vilka grupperingar mailet går till.

Länkar får endast gå till kth.se-adresser, annars riskerar mailet att klassas som skräppost och inte nå fram till mottagaren. Om informationen finns på en webbplats utanför KTH ska länken gå till en sida på KTH som i sin tur innehåller länk till den externa webbplatsen.

Om meddelandet går ut på både svenska och engelska till samma grupp ska ämnesraden vara på båda språken. Brödtexten ska inledas med att information på det andra språket återfinns längre ned i mailet.