Boka resa åt gäst
På den här sidan finns information om hur du kan boka resa, hotell och transfer för besökare.
Vid bokning av inkommande gäster samt övriga ej anställda som ska resa kontaktar du det lokala verksamhetsstödet vid din institution för hjälp med registrering av gästprofil och bokning av resa.
Det lokala verksamhetsstödet på institutionen kan hjälpa till med att boka resa, hotell och marktransport åt din gäst. Det finns också möjlighet att lägga upp en tillfällig behörighet så att du som arrangör och boka resa din gäst förutsatt att det finns en upplagd tillfällig gästprofil i bokningssystemet.
Kontakta verksamhetsstödet i god tid
OBS: Det är viktigt att vi följer Skatteverkets och KTH:s regler för resor och att det finns ett giltigt syfte med resan.
När en gäst från utlandet ska besöka KTH och den ska få ersättning för resa, boende och eventuellt arvode eller andra kostnader, behövs en SINK-ansökan göras hos skatteverket oavsett om ersättningen ska beskattas eller inte. Det är skatteverket som beslutar om eventuell beskattning och löneavdelningen på KTH kan endast göra en utbetalning om SINK-beslut finns.
En SINK-process, inklusive utbetalning kan ta upp till 6 månader. I vissa fall kan det ta längre tid på grund av handläggningstider hos KTH och skatteverket.
För att undvika att gästen får vänta med att få tillbaka sin ersättning för resor och dylikt, skall resor och hotell bokas av KTH, lokalt verksamhetsstöd och faktureras till KTH. Det kan också fungera om gästens arbetsgivare har möjlighet att fakturera KTH.
Boka resa åt din gäst
-
Kontakta verksamhetsstödet (i regel KTH-anställd/värd, ej resenär).
-
Verksamhetsstödet kontaktar resenären för att få den information som behövs för att utföra bokningen.
-
När resenären återkommit med de uppgifter som behövs kontaktar verksamhetsstödet KTH:s resebyrå som utför bokningen.
-
Om resenären har utlägg som ska ersättas eller arvode som ska betalas ut, säkerställer verksamhetsstödet att detta sker. Läs mer nedan.
Arvode och ersättning utlägg
Från värden
Vid ersättning av utlägg eller arvode är det viktigt att följa KTH:s regler. Observera att KTH inte ersätter privata levnadsomkostnader (inklusive mat).
För att kunna betala ut ersättning till en gäst behöver du som värd skicka in:
-
Information om ifall personen ska ha traktamente, reseersättning, arvode etc.
-
Projektnummer för kontering.
-
Information om vilket uppdrag gästen hade.
Från gästen
För att kunna betala ut ersättning till en gäst behöver vi på KTH få in följande från gästen:
-
Blankett med betalningsuppgifter.
-
Om ej bosatt i Sverige: passkopia.
-
I fall då reseersättning ska betalas ut: samtliga kvitton i original.
Betala boende för gästforskare
Grundprincipen är att arbete ersätts med lön. I de fall man vill betala hyran åt någon som inte är anställd så ska detta alltid föregås av en SINK-ansökan hos Skatteverket. Sinkansökan ska göras i samtliga fall där skolan betalar för boendet, även för den som enbart stannar en natt eller två. Det är Skatteverket som avgör om någon är skattskyldig eller inte. Det är enbart firmatecknare som, enligt delegationsordningen, har rätt att underteckna hyresavtal för gästforskare. I regel är skolchef firmatecknare. Dessa avtal får ej överstiga 6 månader. Om en individ önskar en bostadslösning som överstiger 6 månader så behöver individen lösa detta på egen hand.
SINK – särskild inkomstskatt för utomlands bosatta
För personer bosatta utomlands som vistas i Sverige under kortare tid än sex månader ansöker KTH om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta, så kallade SINK. KTH lämnar SINK-ansökan till Skatteverket, tillsammans med kopia av giltigt pass. Beviljas ansökan slipper gästen att lämna in en självdeklaration i Sverige. Verksamhetsstödet hjälper utländska gäster med SINK-ansökan.