Vägledning i att skriva beslut

Beslutets rubrik: Beslut om [ärendemening]

Rubriken inleds med ”Beslut om” följt av ärendemeningen. Rubriken ska återspegla det huvudsakliga innehållet i beslutsdokumentet och vara kortfattad.

Beslutet

Beslutsformuleringen ska vara enkel och begriplig. Den ska kunna stå för sig själv, utan hjälp av bakgrundstexten. Läs igenom webbsidan Checklista vid skrivande av beslut .

Beslutet inleds med beslutsfattarens titel, men inte namn, följt av ”beslutar att” och sedan följer beslutsformuleringen. Beslutsformuleringen kan vid behov ställas upp i punktform.

Om en ställföreträdare ska fatta beslut i ordinarie beslutsfattare ställe ska ordinarie beslutsfattares titel anges. Exempelvis: Om rektor är ordinarie beslutsfattare inleds beslutsmeningen med "Rektor beslutar ...". Om prorektor, som är rektors ställföreträdare, ska fatta beslutet i rektors ställe ska det fortfarande stå: "Rektor beslutar ...". Det ska sedan framgå i stycket som börjar med "Detta beslut ..." att prorektor beslutat i rektors ställe, hur detta skrivs framgår av exempel 12.

Exempel 1

Skolchefen beslutar att utse NN till programansvarig för masterprogrammet XYZ från och med den DAG MÅNAD ÅR och längst till och med den DAG MÅNAD ÅR.

Exempel 2

Rektor beslutar att följande personer utses till ledamöter i arbetsgruppen Y från dagen för detta beslut och till utgången av december:

• Sammankallande Förnamn Efternamn, titel, organisatorisk tillhörighet

• Förnamn Efternamn, titel, organisatorisk tillhörighet.

Exempel 3

Rektor beslutar att

• skolchefen vid skolan Y tilldelas X miljoner kronor från anslaget Z

• skolchefen ska redovisa för rektor hur anslaget har använts senast den DAG MÅNAD ÅR

• ekonomichefen ska ta fram ekonomiadministrativa rutiner för transaktion och redovisning av nämnda medel.

Exempel 4

Rektor beslutar att kompetenscentrum för X ska inrättas vid skolan Z från och med den DAG MÅNAD ÅR. Rektor beslutar vidare att uppdra åt NN att ingå avtal om forskningssamarbete inom ramen för planerad verksamhet vid centrumbildningen.

Ärendet

Avsnittet inleds med en bakgrundstext som förklarar varför beslutet har kommit till, relevanta skäl och överväganden. Texten ska ge en tillräcklig beskrivning av ärendet så att även personer som inte är insatta i ärendet kan förstå det.

Beskrivning av beredningen med andra roller och funktioner

Det bör framgå vilka roller och funktioner som förslaget har stämts av med eller som har haft möjlighet att lämna synpunkter innan beslutet fattas. Ange ett urval av vilka roller och funktioner (ej personnamn).

Exempel 5

Arbetet med att ta fram förslaget påbörjades under hösten 20YY. [Arbetgruppen] har hållit X möten med XY och YX. På mötena har deltagarna fått möjlighet att lämna såväl allmänna synpunkter som synpunkter på specifika frågeställningar. Beslutsförslaget remitterades sedan till skolchefer och verksamhetstödets chefer i [månad]. 

Exempel. 5.1

Arbetsgruppen har under oktobermånad presenterat förslaget för fakultetsrådet, grundutbildningsutskottet och forskarutbildningsutskottet. På mötena har deltagarna haft möjlighet att lämna synpunkter. Inga synpunkter som har påverkat arbetet har lämnats.

Exempel. 5.2

Inför beslut har fakultetsrådet och KTH:s ledningsgrupp getts möjlighet att lämna synpunkter.

Personalsamverkan

Om beslutet har samverkats enligt avtal om samverkan för utveckling vid KTH (personalsamverkan) bör det framgå.

Exempel 6

Inför beslut har fakultetsrådet och KTH:s ledningsgrupp getts möjlighet att lämna synpunkter. Förslaget har samverkats i centrala samverkansgruppen ([datum eller protokollnummer]).

Beredning med studenterna

Om beslutet berör studenterna (se 2 kap. 7 § högskolelagen) ska beredning har gjorts med studenterna. Om studenterna ingår i en nämnd eller liknande bör studentrepresentationen skrivas ut för tydlighetens skull, se exempel 8 och 8.1.

Om en studentrepresentant närvarar när beslutet fattas ska denna anges som närvarande vid beslutet på det sätt som framgår i exempel 10.

Exempel 7

Inför beslut har grundutbildningsutskottet inklusive studentrepresentanter getts möjlighet att lämna synpunkter.

Exempel 8

Inför beslut har en studentrepresentant getts möjlighet att lämna synpunkter.

Exempel 8.1

Beredning med studenterna har gjorts bland annat genom studentrepresentation vid X-rådet och Y-utskottet.

Om beslutet ska motiveras enligt 32 § förvaltningslagen

I 32 § förvaltningslagen  finns en bestämmelse om att ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt ska innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt.

Om beslutet ska motiveras med stöd av förvaltningslagen bör underrubriken ”Motivering av beslut” (i kursivt, samma typsnitt och teckenstorlek som brödtexten) användas. Som en följd av detta kan det vara lämpligt att sätta andra underrubriker för att tydliggöra när den motiverande texten slutar och andra stycken som också tillhör avsnittet "Ärendet" börjar, se nedan vilka andra stycken som bör finnas med.

Information om att beslutet fattas på delegation

Om beslutet fattas på delegation bör det anges innan stycket som börjar med ”Detta beslut har”.

Exempel 9

”Beslutet fattas med stöd av avsnitt 4.6. i delegationsordning för KTH (V-2022-0779).”

Stycket som inleds med ”Detta beslut har”

Detta stycke ska innehålla titel och namn på beslutsfattaren och namnet på föredragande. Om andra personer närvarar när beslutet fattas ska titel och namn framgå.

I 17 § förvaltningslagen föreskrivs bland annat att den som är jävig får inte ta del i handläggningen av ärendet och inte heller närvara när ärendet avgörs. I 32 § förvaltningslagen föreskrivs bland annat att det i beslutet ska anges vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Uttrycket den slutliga handläggningen syftar på den handläggning som sker i omedelbar anslutning till beslutsfattandet, t.ex. under beslutsmötet. Handläggningsåtgärder i form av exempelvis registrerings- och expedieringsåtgärder som föregår eller vidtas efter beslutet omfattas inte (s. 315-315, prop. 2016/17:180).

När rektor fattar beslut vid ett beslutsmöte är i normalfallet universitetsdirektör, biträdande universitetsdirektör, en studentrepresentant och en mötessekreterare närvarande. Dessa deltar i den slutliga handläggningen utifrån att de har sådan ställning att de kan påverka beslutet. Andra närvarande ska också omnämnas så att närvaron är dokumenterad om det till exempel uppstår en jävsfråga. 

Exempel 10

”Detta beslut har fattats av rektor NN efter föredragning av NN. Närvarande vid beslutet var universitetsdirektör NN, biträdande universitetsdirektör NN, ordförande för Tekniska högskolans studentkår NN och mötets sekreterare NN.”

Exempel 11

”Detta beslut har fattats av universitetsdirektör NN efter föredragning av NN.”

Exempel 12

"Detta beslut har fattats i rektors ställe av prorektor NN efter föredragning av NN." 

"Detta beslut har fattats i skolchefs ställe av vice skolchef NN efter föredragning av NN."

"Detta beslut har fattats i universitetsdirektörens ställe av biträdande universitetsdirektör NN efter föredragning av NN."

Bilaga till beslutet

Överväg om en bilaga behövs och hur bilagan ska förhålla sig till beslutsformuleringen. Om beslutsformuleringen hänvisar till bilagan måste bilagan vara utformad så att det tydligt framgår vad som faktiskt beslutas. Undvik exempelvis att skriva att beslutsfattaren "beslutar enligt förslag i bilaga 1", om det inte tydligt framgår vad förslaget är. Denna teknik förutsätter att bilagan är genomarbetad och tydlig i vad som beslutas. Om det t.ex. handlar om en utredning som innehåller ett antal rekommendationer eller förslag bör de förslag som beslutet avser formuleras direkt i beslutet, så att det inte uppstår oklarheter kring vad som faktiskt beslutas.

Om det ska finnas en bilaga till beslutet bör det finnas en märkning som gör att det är lätt att härleda bilagan till beslutet. I bilagan bör därför beslutets diarienummer, datum för beslut och vem som fattat beslutet framgå, se exempel 13 och 14.

Exempel 13

Bilaga till rektors beslut av den DAG MÅNAD ÅR (diarienummer X-ÅÅÅÅ-NNNN).

Exempel 14

Beslutad av rektor den DAG MÅNAD ÅR (diarienummer X-ÅÅÅÅ-NNNN).

Sändlista

I sändslistan anges den eller de som omnämns i beslutsdelen och de som omnämns i stycket "Detta beslut".

I sändlistan anges också de som berörs av, eller behöver känna till, beslutet. Som huvudregeln skickas informationen till den organisatoriska enhetens högsta nivå (chef) som ansvarar för att kommunicera informationen inom den egna organisationen.

Expediering

Den som expedierar beslutet ska bekräfta detta datum för när beslutet skickas enligt sändlistan.

Överklagandehänvisning

Om beslutet kan överklagas ska det till beslutsdokumentet finnas en överklagandehänvisning. Mall hittar du i blankettarkrivet .