Till innehåll på sidan

Så arrangerar du evenemang steg-för-steg

Att arrangera ett event är ett spännande och utmanande projekt med många olika delar att ta hänsyn till. Denna steg för steg guide ger övergripande information om hur man skapar ett framgångsrikt event som ger resultat. För djupare vägledning och stöd finns KTH:s mötesprocess som hjälper dig som arrangör att hantera dina möten professionellt. På Evenemangswebben hittar du information kring lokaler, logistik och leverantörer på KTH.

Före eventet

Uppstart

Uppstarten av ett event innehåller många olika moment som sammanfattas i en projektplan, ett viktigt styrdokument för planering, genomförande och utvärdering. I KTH:s mötesprocess finns en mall för en projektplan.

  • Mål, syfte och utvärdering
    Varför genomförs detta event? Sätt mätbara mål och planera för uppföljning. Kontakta gärna det interna eventstödet för hjälp med att identifiera och formulera mål som ger ett mätbart resultat till ditt evenemang.
     
  • Budget, resurser och organisation
    Vilken budget har eventet? Vilka resurser finns i arbetskraft? Vem är ansvarig för vad?
     
  • Format
    Utveckla ett övergripande format för eventet. Vilken typ av aktiviteter kommer att stötta målen?
     
  • Datum för genomförande
    Titta i KTH-kalendern för att kontrollera att inga andra evenemang krockar med det aktuella datumet. Vid event som sker på KTH kan det vara bra att tidigt undersöka tillgängligheten av lokaler när man tittar på olika datum.
     
  • Tidsplanering
    Identifiera milstolpar i planeringsfasen.

Planering

När eventet går in i planeringsfasen finns det ofta två tydliga spår. Utveckling av program och innehåll samt planering av logistik.

  • Boka lokaler
     
  • Upprätta en tidsplan för planering av eventet. I KTH:s mötesprocess finns en mall för en tids- och aktivitetsplan där många av de vanliga aktiviteterna i ett planeringsarbete har identifierats.
     
  • Upprätta en budget. I KTH:s mötesprocess finns en mall för budget med de vanligaste posterna för ett event.
     
  • Utveckla och förankra programmet
    Målen som formuleras i uppstarten av ett event är ramverket för allt innehåll.
     
  • Identifiera medverkande i programmet
    Identifiera och boka talare.
    Se till att alla medverkande är välinformerade kring evenemangets syfte och mål och förstår vad som förväntas av just deras del.
     
  • Identifiera eventtjänster och diarieföring


    För en del varor och tjänster  har KTH tecknat ramavtal som reglerar kvalitet och priser för alla enskilda köp som genomförs under en given avtalsperiod. Hit hör bland annat catering, blommor, anmälningssystem, filmproduktion och eventproduktion om ni behöver hjälp från en byrå att arrangera ert evenemang.

    Notera också att avrop över 50 000 ska diarieföras. På KTH:s intranät finns mer information kring arkivering och diarieföring intra.kth.se/administration/dokument
     

  • Se över kommunikation och dokumentation
    Ska eventet ha en websida?
    Behövs det tryckt material? Inbjudningar, posters, informationsmaterial, namnskyltar, vägvisare m.m.?
    Ska KTH:s pressavdelning närvara?
    Ska eventet fotograferas?
     
  • Deltagarhantering
    Hur ska gästerna bjudas in?
    Hur ska anmälningar hanteras?
     
  • Sätt ihop ett körschema
    Identifiera alla aktiviteter som sker under eventet.
    Samla alla medverkande inklusive leverantörers kontaktuppgifter.

Under eventet

  • Gå igenom lokaler
    Se till att vara på plats tidigt för att kunna gå igenom alla lokaler och ha tid att åtgärda eventuella fel.
     
  • Träffa leverantörer och gå igenom dagen.
     
  • Ha tydliga ansvarsområden i eventteamet för att enklare kunna hantera kommunikation med leverantörer, oförutsedda händelser och kunna ta hand om talare och andra medvekande på ett professionellt sätt.

Efter eventet

  • Intern utvärdering
    Utvärdera i arbetsgruppen och med medverkande och leverantörer.
     
  • Utvärdering av mål
    Det är viktigt att utvärdera alla event som genomförs. Utvärdering kan ske på många olika sätt. Kontakta gärna det interna eventstödet för mer hjälp kring utvärdering.
     
  • Ekonomisk redovisning
    Betala fakturor, sammanställ kostnader och fastställ resultatet.
     
  • Arkivering

    KTH som statlig myndighet lyder under offentlighetsprincipen och är därför skyldig att arkivera allmänna handlingar som ska bevaras för framtiden vilket regleras i Arkivlagen. På KTH ansvarar varje arkivbildande enhet (GVS, skola) för sitt eget arkiv. Information om vad som ska arkiveras framgår av KTH:s klassificeringsstruktur. Mer information återfinns på Avdelningen för dokumenthanterings sida på webben och i KTH:s regelverk. intra.kth.se/administration/dokument

Innehållsansvarig:evenemang@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-03-24