Checklista för digitala evenemang

Planering av format för evenemanget

Välj mellan ett live streamat evenemang, förinspelade videor eller ett hybridevenemang enligt era behov. Sätt för- och nackdelar mot varandra och välj de format som passar era mål med mötet bäst.

Tänk på att ett fysiskt evenemang inte bör lyftas in i hela sitt format till ett digitalt format. En planerad flerdagars konferens passar bättre med färre dagar eller halvdagar. Presentationerna bör kortas ned, se över hur man kan nätverka och på vilket sätt sponsorer och utställare kan medverka. Interaktion är en viktig del för att öka engagemanget och delaktigheten.

Frågeställningar kring interaktion:

• Hur kommer deltagarna att interagera?
• Vad kommer göra att mötesdeltagarna känner en samhörighet?
• På vilken nivå ligger den digitala mognaden hos mötesdeltagarna?

Om deltagarna är spridda över ett stort geografiskt område, överväg att spela in sessioner och tillåt inspelning på begäran, åtminstone så länge mötet pågår.

Tänk på att vissa tjänster kanske inte är tillgängliga i vissa delar av världen (exempelvis Google, YouTube och Facebook är inte tillgängliga i Kina).

Bestäm strategin för innehållsdistribution, ska innehållet offentliggöras eller endast begränsas till deltagarna.

Fundera över om intäkterna är det väsentliga eller är det att nå ut med budskapet till fler?

Välj program- och hårdvaruplattformar

Om ni känner er bekväma med att göra digitala möten och kan tänka er att hålla i alla delar själv, kan ni välja att använda Zoom. Behöver ni mer hjälp eller ett annat format än Zoom för det digitala evenemanget vänder ni er till våra upphandlade leverantörer nedan.

Zoom

Zoom
Notera att det inte är möjligt vara i flera Zoommöten samtidigt.

Information om Zoom

Rekommendationer och tips för webbmöten

Upphandlad leverantör för konferens- och kongresstjänster

Meetx

Upphandlad leverantör för teknikstöd

Blackbox

Profilering av KTH i digitala evenemang

KTH:s centrala varumärkesgrupp har tagit fram material som kan användas vid digitala möten, evenemang och konferenser där KTH är avsändare. 

Profilering av KTH i digitala evenemang

Digital tillgänglighet

Digital tillgänglighet betyder att alla människor, oavsett exempelvis funktionsnedsättning, ska kunna använda digitala tjänster eller webbplatser. Följ lagkravet om digital tillgänglighet.

Konkreta tips

• Ta reda på deltagarnas behov. Vad vill ni uppnå med evenemanget?
• Använd ett körschema för de som är med i arbetet med sändningen, det tydliggör vem som gör vad under vilken tidpunkt samt att risken för att gå över tiden minskas.
• Ljus framifrån för att inte få motljus och skuggor.
• Placera kameran så att fokus är på rätt ställe.
• Kvaliteten på ljudet förbättras med en extra mikrofon eller headset.
• Manus kan placeras nära kameran för att undvika att titta ned på skrivet manus.
• Att använda sig av en moderator underlättar, det blir ett bra flyt i dialoger mellan olika personer och någon som håller ihop det hela.
• En eller flera redaktörer som hanterar chatt och övriga funktioner kan behövas.
• En luftig agenda kan upplevas positivt med flera pauser.
• Det kan vara trevligt med ett personligt välkomnande innan mötets start istället för ett väntrum.
• Genrep innan genomförandet.
• Under genomförandet, använd interaktion i form av chatt, frågeställningar, spel, repetera det som behandlats, träna eller låt åhörarna göra något under mötet, mata inte bara ny information.
• Ett trevligt avslut kan vara att be deltagarna skriva eller säga vad det bästa med mötet var. 

Om ni har frågor angående checklistan får ni gärna vända er till evenemang@kth.se  för en vidare dialog.