Till innehåll på sidan

Checklista för fysiska evenemang i Coronatider

Inom ramen för KTH:s verksamhet pågår under hösten 2020 ett arbete för att återgå till arbetsplatsen med hänsyn till Corona. Det innebär att du i högre utsträckning kan komma att överväga möjligheten att genomföra fysiska evenemang. Konferenser, event och större möten ska fortsatt ersättas med digitala möten. I de fall där större möten planeras och som inte kan ersättas med digitala möten är det viktigt att begränsa antalet deltagare för att minska risken för smittspridning.

Förebygga smittspridning

För att förebygga smittspridning vid fysiska evenemang finns ett antal aspekter som du behöver ta hänsyn till, utifrån myndigheternas riktlinjer:

  • Max totalt 50 personer (inklusive personal, tekniker med flera) i samma lokal.
  • Uppmana deltagare att stanna hemma vid eventuella symptom.
  • Skapa utrymme så att deltagare kan hålla avstånd på minst 1,5 meter.
  • Skapa goda möjligheter till handhygien.

KTH har också fortsatt ståndpunkten att samling av en större grupp människor som vid konferenser, event med mera ska ersättas med digitala möten eller sammankomster i mindre grupper.

Följande checklista är förslag på hantering för att ta hänsyn till insatser för att minska smittspridning.

Lokal och möblering

På KTH finns många olika typer av lokaler tillgängliga för evenemang. Vissa med fast möblering och andra där möbleringen kan anpassas. Genom kammarkollegiet har vi som statlig myndighet också möjlighet att avropa lokaler utanför campus.

Kontakta KTH:s lokalbokning

Lokaler via Kammarkollegiet

  • Boka lokal som möjliggör tillräckligt avstånd mellan deltagare, både sittande och i rörelse.
  • Tänk också på att trängsel ska kunna undvikas vid passager, utanför toaletter med mera.

  • Boka flera lokaler och dela upp evenemanget i olika grupperingar.
  • Använd bordsplacering eller blockera sittplatser för att tydliggöra lämpliga avstånd, för hjälp med möblering kontakta Lokalserviceavdelningen .
  • Sätt upp informationslappar som påminner om att hålla avstånd.

PDF för utskrift, anslag lärandemiljöer (pdf 35 kB)

PDF för utskrift, anslag håll avstånd (pdf 33 kB)

  • Tillhandahåll extra handsprit vid lämpliga platser.
  • Addera extra städning av utrymmen, kontakta Lokalserviceavdelningen .

Förtäring

KTH:s upphandlade leverantörer ska anlitas vid beställning av förtäring, då de har säkrade arbetsprocesser för att minska smittspridning.

Ramavtal catering , skriv in ordet "catering" i sökrutan.

  • Använd portionsförpackad mat.
  • Upprätta fler matstationer eller låt leverantör servera för att undvika köbildning.
  • Markera avstånd på golv för att skapa påminnelser.

Upplägg på evenemang

Under våren har det för många blivit tydligt att digitala evenemang är ett gott alternativ till fysiska träffar, men också att det finns tillfällen då evenemanget förbättras av att ni kan ses på samma fysiska plats liksom att hybridvarianter kan vara ytterligare en lösning.

  • Se över möjligheten att erbjuda både fysisk och digital närvaro för att minska antal närvarande personer och öka möjlighet till närvaro från individer som undviker fysiska möten.

Digitala konferenser och events

KTH:s IT support

  • Se över längden av evenemanget, korta ned om möjligt.
  • Dela upp evenemangets deltagare i grupper och boka flera lokaler.
  • Dela upp evenemang på flera dagar för att minska antal närvarande personer.
  • Undvika att dela material så som pennor, papper och dylikt.
  • Genomför evenemang utomhus.
  • Se över möjlighet att stödja deltagare i transporter till lokal för evenemang.

Information till deltagare

För att dina deltagare ska vara medvetna om hur du har förberett ditt fysiska evenemang med hänsyn till risker för smittspridning bör du informera om åtgärder och uppmana till hänsyn i förväg liksom på plats under evenemanget.

Exempel på informationspunkter som kan användas innan evenemang:

  • Uppmana till att stanna hemma vid symptom.
  • Uppmana till att hålla avstånd.
  • Bekräfta att extra städinsatser kommer vidtas.
  • Bekräfta att möjlighet till handhygien kommer finnas.
  • Förtydliga att anmälan och avanmälan behövs.
  • Förtydliga hur förtäring kommer hanteras.
  • Förtydliga upplägg på evenemang.

Exempel på informationspunkter vid start och under evenemang:

  • Påminn om att hålla avstånd.
  • Peka ut toaletter och handsprit.
  • Förklara hur pauser som fika och lunch ska hanteras.

Övrigt

Lycka till!

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:evenemang@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2020-10-14