Digitala evenemang
Rådande pandemi har skapat stora förändringar och behov av omställning i mötesbranschen generellt och för den verksamhet som KTH bedriver. För närvarande ska fysiska möten ske i linje med rådande restriktioner och rekommendationer från regeringen och Folkhälsomyndigheten. Det här innebär en större digitalisering eller del-digitalisering av olika genomföranden.
Nuläge och nära framtid
Nuläget och den nära framtiden för evenemang behöver ständigt bevakas då förutsättningarna fortsatt förändras. Sammanfattningsvis så kan följande förutsättningar beskrivas kring mötesbranschen i stort och därmed behov för den verksamhet som KTH bedriver inom området:
- Digitala evenemang behöver precis som fysiska möten hålla hög kvalitet. Under den första delen i omställningen var kraven lägre kring exempelvis upplägg, genomförande och teknik. Då gick det i större utsträckning att bara digitalisera de redan planerade fysiska evenemangen. Nu förväntar sig deltagare att ett digitalt möte ska vara anpassat efter just ett digitalt genomförande.
- Hybridevenemang är en kombination av digitala och fysiska evenemang, där deltagare kan medverka både på plats och digitalt. Denna mötesform skapar behov av att hitta former där deltagare och talare kan medverka på samma villkor, oavsett vilken form de medverkar genom.
- I det fysiska mötet var nätverkandet ofta en viktig faktor och det är därför viktigt att kunna åstadkomma detta i ett digitalt genomförande. Inslag som utställningar, fikapauser, gemensamma tillfällen för rörelse, tävlingsmoment är exempel på aktivitetsinslag som förekommer.
- Ett digitalt evenemang skapar goda möjligheter för en bred internationell medverkan, till en lägre klimatpåverkan än ett fysiskt evenemang se Riktlinjer för hållbara evenemang och konferenser . Ett evenemang där deltagare medverkar digitalt från olika platser i världen innebär ett behov av att ta hänsyn till tidsskillnader men också potentiellt större skillnader i teknisk utrustning och teknisk kompetens.
- I genomförande av ett digitalt evenemang eller ett evenemang som inkluderar digitala inslag kommer behov av att ta höjd för lagkrav kring GDPR, Zoom och dataskyddsförordningen (GDPR) , tillgänglighetskrav, Digital tillgänglighet - lagkrav och möjligheter samt generell IT-säkerhet, .
Nu är det tid att inte längre ställa in eller flytta fram planerade evenemang utan anpassa oss efter hur situationen ser ut i dag. Det finns stora möjligheter med digitala evenemang. I vänstermenyn finns en checklista att ta avstamp i när du ska planera, genomföra och följa upp ditt digitala evenemang eller hybridevenemang.