Till innehåll på sidan

Inköp och upphandling på GVS

Om du ska köpa en vara eller tjänst, gör så här (i nummerordning)

1. Kontakta utsedd beställare på din avdelning som ska veta hur inköpet ska göras på korrekt sätt, genom ramavtal när sådana finns. Ansvarig chef/budgetansvarig ska alltid först godkänna köpet ekonomiskt.

OBS. För IT-produkter för GVS-anställda på Campus, ska IT-avdelningens beställningsformulär användas, https://intra.kth.se/it/portal/bestall/gvs

2. Om utsedd inköpare saknas på din avdelning, eller om ramavtal saknas, eller om du har andra frågor som rör upphandling, kontaktar du GVS inköpsansvarig Helena Liljeqvist, hlil@kth.se, ankn 8410

Var finns avtalsinformation?

Se avtalskatalogen eller Wisum.


WISUM är det e-handelssystem som KTH använder och även här samlar KTH produkter/tjänster från avtal.
Alla anställda kan logga in i WISUM med sitt KTH-id för att få en profil i systemet som läsare. Då kan man skapa varukorg och skicka till beställare som sedan slutför köpet.
Närmaste chef utser vilka personer som ska ha rollen som beställare och kontaktar GVS inköpsansvarig via mejl som i sin tur beställer behörighet. Inköpsansvarig besvarar också rena handhavarfrågor i Wisum.

Om varan/tjänsten inte finns på avtal?

Om under direktupphandlingsgränsen (ca 615 000 exkl moms), kontaktar du GVS inköpsansvarig Helena Liljeqvist, hlil@kth.se ankn 8410 för mer information. Direktupphandlingar från 100 000 ska alltid annonseras, kontakta inköpsansvarig.

Om över direktupphandlingsgränsen, måste detta anmälas till upphandlingsgruppen. Det sker 2 gånger per år. Information går till avdelningscheferna på GVS. Frågor om rutinen besvaras av GVS inköpsansvarig Helena Liljeqvist, hlil@kth.se, ankn 8410 för mer information.

IT-inköp - beställningsformulär (OBS. gäller enbart för GVS på Campus)

När GVS ska införskaffa datorer, telefoner, tillbehör eller licenser så ska ni kontakta IT-avdelningen för att få rätt produkter till rätt priser via rätt avtal.

Beställning eller produktförfrågan görs via IT-avdelningens webbaserade beställningsformulär.
Inom resp. avdelning på GVS finns utsedda personer med tillgång till beställningsformulären. Dessa personer har utsetts av respektive avdelningschef. Formuläret återfinns på https://intra.kth.se/it/portal/bestall/gvs

Beställningsrutinen ser (i kort drag) ut såhär:

  • Vid inköpsärende ska formuläret fyllas i och skickas. Därpå registreras ett ärende hos IT-avdelningen. IT-avdelningen kommer då att granska beställningen och återkoppla med ev. frågor samt därefter lägga en beställningsorder via e-handelssystemet Wisum till den aktuella leverantören.
  • När produkterna väl kommit till IT-avdelningen så kommer dessa lämnas över till andra funktioner inom IT-avdelningen för installation, leverans eller uthämtning beroende på produkt och önskat leveranssätt. Inköparna tar även hand om sak-attesten för fakturan och konterar på det ekonomiprojekt ni angivit vid beställningen
  • Om du inte intuitivt förstår hur formuläret ska fyllas i så kontaktar du IT-Supporten som mer än gärna hjälper dig med detta, detta görs enklast genom att göra ett e-post ärende och skicka till it-support@kth.se
  • IT-personalen​ hjälper även till med rådgivning inför inköp av IT-produkter för GVS