Ett effektivt digitalt samarbete i fokus för verksamhetsstödet

Kerstin Jacobsson , universitetsdirektör på KTH, har nyligen tagit beslut om att hela verksamhetsstödet (VS) ska införa Microsoft Teams som digitalt samarbetsverktyg. Implementeringen är i full gång och utgör en central del av ett mer effektivt digitalt arbetssätt på KTH.

– Lokaloptimeringen innebär att vi kommer röra oss mer mellan olika arbetsplatser. När vi är mindre stationära är en gemensam tjänst för digitalt samarbete en viktig förutsättning för ett effektivt samarbete. Vi inför inte bara ett nytt verktyg, utan även ett bättre digitalt arbetssätt, där vi mejlar mindre, delar länkar till dokument och lagrar data i gemensamma molnytor, istället för i personliga mappar, säger Kerstin Jacobsson.

Behov av ett mer effektivt arbetssätt

Inom projektet ”Effektivt digitalt samarbete”, som leds av Hans Gillior , gjordes en nulägesanalys av den digitala arbetsmiljön i verksamhetsstödet. Kartläggningen visade att femton olika system är i bruk och att man lägger många timmar på att flytta data och filer från ett system till ett annat. Enligt en medarbetarenkät lägger varje person på VS i snitt 1,5 timmar i veckan på att leta efter dokument.  

– Den digitala arbetsmiljön idag är splittrad och ineffektiv och vi har haft ett myller av digitala verktyg. Dokument sparas på olika ställen, det byggs upp parallella strukturer och e-posten belastas onödigt mycket. Det blir dels ineffektivt för medarbetarna, dels kostsamt med tanke på att det behövs flera licenser, säger Kerstin.  

Efter den inledande kartläggningen samlade projektet experter inom bland annat informationssäkerhet, juridik, mjukvara och digitalt lärande, och strukturerade upp behoven i ett antal principer som skulle styra val av plattform och arbetssätt. Därefter gjordes en utvärdering av olika digitala plattformar på marknaden och valet föll tillslut på Teams, som bedömdes vara det verktyg som bäst lever upp till behoven.

En organiserad implementering

Införandet startade i mars och sker systematiskt i en takt som anpassas efter de olika avdelningarnas situation. Teams användes redan innan dess av omkring 1 600 medarbetare på KTH, bland annat inom ledningskansliet, kommunikationsavdelningen (som agerade pilot) och vissa projekt. Universitetsdirektörens ledningsråd (UDLR) arbetar nu i plattformen och Kerstin har genomgått den grundläggande utbildningen och använt Teams i ett par månader.

– När beslutet om Teams var fattat bestämde jag mig för att införa det nya arbetssättet direkt. Jag kan konstatera att det är ett system med en tydlig logik där man kan sätta upp gemsamma samarbetsytor, kommunicera snabbt och enkelt och skapa en bra dokumentstruktur. Jag har även tagit del av erfarenheter från kommunikationsavdelningen och fått ett mycket positivt intryck. Det är tydligt att Teams gör det enklare att förmedla nyheter och annan information mer effektivt.

Införandet av en ny plattform innebär inte att alla andra samarbetsverktyg behöver stängas ner direkt, eller att vi ska sluta mejla med varandra. Genom att utnyttja verktygen i Teams finns det dock möjlighet att minska mejlinflödet avsevärt och på sikt kunna lämna andra verktyg.

– Vi ska inte sluta använda Zoom till exempel, det är en plattform som behövs när man kommunicerar med kollegorna inom fakulteten på KTH, eller med andra lärosäten eller organisationer, så vi behöver anpassa oss efter det. Vi ska inte sluta mejla med varandra heller, men jag hoppas personligen att jag på sikt kommer ha färre mejl i min inbox och att vi slipper växla mellan flera olika samarbetsverktyg.

Internt stödmaterial och support 

Målet med det nya digitala arbetssättet är att förenkla medarbetarnas vardag. Det kan dock upplevas som en utmaning att använda verktyg som man inte är van vid, och Kerstin är medveten om att det inte är första gången som ett nytt system införs på KTH.

– Att börja använda nya system och arbetssätt kan upplevas krångligt och jag har respekt för det. Som med all förändring upplever man såklart att det finns en del hinder, särskilt i början. Jag har full förståelse för att det finns en förändringströtthet, men på lång sikt tror jag att effekten kommer vara mycket positiv.

Riktlinjer, utbildningar och en förberedd IT-support har tidigare saknats, men är något som projektet har lagt mycket kraft på att lösa.

– Det finns såklart en del trösklar att ta sig över också, det upplever även jag, som nyligen har börjat ändra mitt arbetssätt. Ett nytt system innebär en annan vy och utmaningar att hitta olika verktyg, såsom chatt och samarbetsytor. Av den anledningen sker införandet på ett organiserat sätt och det finns tillgång till utbildningar, workshops, manualer och lokala införandestödjare på varje avdelning. Jag tror också att det är viktigt att vi stöttar varandra och utbyter erfarenheter och råd kollegor emellan.

Säkerhet och informationsklassning 

 En annan grundläggande aspekt med det nya arbetssättet är en säkrare digital hantering, och att uppnå de myndighetskrav som finns. Den struktur som har tagits fram skapar mycket goda förutsättningar för en förstärkt IT-säkerhet.

– Det är viktigt att KTH klassar informationstillgångar så att man inte exponerar information på fel sätt. Detta är något som utvecklas i ett separat projekt som kommer startas upp. Lyckas vi med den biten kan vi också bli en bättre kravställare mot Microsoft.

Ett gemensamt arbetssätt på hela KTH

Planen är att alla avdelningar inom verksamhetsstödet ska ha implementerat Teams i september i år.  

Målet på längre sikt är att göra ett kontrollerat införande av det nya digitala arbetssättet och Teams på hela KTH med utgångspunkt i de olika verksamheternas behov. Nästa steg är att göra en bedömning av status och vad som behövs ute på skolorna.

– När arbetssättet är etablerat på VS kommer projektet initiera en dialog med fakulteten för att förstå behoven i detalj, och i samarbete med skolledningarna göra upplägg för de respektive skolorna. Fördelen då är att vi har vi med oss alla erfarenheter från införandet på verksamhetsstödet, avslutar Kerstin.

Verktyget KTH-Social används i stor utsträckning vid skolorna. KTH-Social kommer inte att stängas ner förrän det finns beslut om lämpliga ersättningsverktyg.

Tema i senaste ”Aktuellt inom verksamhetsstödet”

Den digitala arbetsplatsen var temat i Kerstin Jacobssons medarbetarträff för VS, Aktuellt inom verksamhetsstödet, som ägde rum den 22 april. Utöver Kerstin så medverkade Fredrik Oldsjö , biträdande universitetsdirektör och avdelningschef för ledningskansliet, Hans Wohlfarth , chef för IT-avdelningen, och Hans Gillior, ovan nämnd projektledare. Ta gärna del av inspelningen i efterhand, Aktuellt inom verksamhetsstödet, tema: den digitala arbetsplatsen .  

Text: Tora Zeijlon och Ulrika Georgsson