Lättare att anmäla tillbud, risker och arbetsskador digitalt
Nu förenklas anmälningsprocessen när det gäller risker, tillbud och arbetsskador på KTH.
I det nya IA-systemet (informationssystem om arbetsmiljö) ersätts det tidigare manuella blankettsystemet med en digital hantering av ärenden.
– Det blir enklare för alla inblandade och vi får en översikt av läget. Målet är att stärka KTH:s systematiska arbete med arbetsmiljön, förklarar Mikael Visén, projektledare och HR-specialist på KTH.
Från och med 1 november kan den som arbetar, studerar eller har annan koppling till KTH rapportera händelser kring arbetsmiljö i ett digitalt formulär.
Den ansvariga chefen tar direkt emot anmälan i det gemensamma systemet, och får även ett automatiskt mejl om händelsen.
– För chefer, skyddsombud och andra som arbetar med utredning, åtgärder och uppföljning av ärenden blir det här en effektivisering, eftersom allt som rör de rapporterade händelserna samlas i ett och samma system, säger Mikael Visén.
– Jag är säker på att vi på KTH är bra på att åtgärda när någonting inträffar i vår arbetsmiljö, men rapporteringsgraden av tillbud och risker behöver öka. Med fler rapporterade händelser får vi möjlighet att se mönster i vilken typ av händelser som inträffar, och komma fram till insatser på ett mer strategiskt plan än att bara åtgärda varje händelse var för sig, tillägger han.
På CBH-skolan har det digitala systemet testats under en period och enligt skolchef
Mikael Lindström har pilotprojektet gett goda resultat.
– När systemet infördes utbildade vi både chefer och skyddsombud, och intresset var relativt stort. Utbildningen gav bra diskussioner, och vi har nu fått en utsedd kontaktperson på HR som ger stöd till användare, bland annat till chefer som ska fylla i åtgärder i systemet.
Vilka förbättringar har digitaliseringen av tillbud, risker och skaderapporter lett till?
– Vi får in fler rapporter, framförallt gällande riskobservationer och tillbud, vilket är en bra hjälp i vårt arbetsmiljöarbete. Rapporterna vi får in nu är enklare att följa upp än tidigare, även på skolnivå, och genom det nya systemet får vi en bättre överblick.
Hur har digitaliseringen av rapporteringsprocessen tagits emot av medarbetare på skolan?
– Min bild är att det har varit positivt. Man kan lätt hitta till rapporteringssidan på flera sätt, exempelvis genom en QR-kod på affischer i lokalerna och genom en länk på intranät. Fler anställda och studenter verkar hitta fram till systemet nu än innan det blev digitaliserat.
Katarina Ahlfort
Foto: Mikael Visén