Lyckad övergång till Slack på EECS
Sedan vårterminen 2021 kommunicerar hela EECS, Skolan för elektronik och datavetenskap, internt via verktyget Slack.
– Omställningen till Slack-kanalen har lyckats över förväntan. Vi vet att det tar tid att hitta rätt i ett nytt medium och vi är på god väg, säger skolchef och initiativtagare Sonja Berlijn.
Redan på dag fyra som skolchef på EECS hade Sonja Berlijn fått hantera två akuta tillbud på skolan – ett inbrott och en brand.
– Jag kände att jag inte kunde informera medarbetarna så effektivt som jag skulle önska, och min e-postlåda hade dessutom uppnått sin maxgräns. Så jag vände mig till IT-avdelningen, som tipsade om Slack, ett av KTH:s standardverktyg, berättar hon.
Ett
samarbete mellan EECS och IT-avdelningen
inleddes genast kring skolans övergripande övergång till Slack, och implementeringen tog bara drygt tre veckor.
– En succéfaktor var att vi ställde om alla avdelningar och medarbetare till Slack samtidigt. I den nya kommunikationskanalen befann sig snabbt över 1 000 medarbetare, säger Sonja Berlijn.
Vilka ser du som de största fördelarna med Slack?
– Att folk vågar skicka direktmeddelanden till varandra och till grupper utan att riskera ”spam-effekt”. Stora mängder e-post som lagras eller arkiveras har varit lite av ett arbetsmiljöproblem på KTH, men i verktyget ”KTH Slack Workplace” raderas alla meddelanden automatiskt efter 90 dagar.
– Det förekommer även väldigt långa Slack-meddelanden, och Slack ska inte ersätta e-post, utan fungera som ett komplement.
Genom chattfunktionen i Slack kan medarbetare kommunicera snabbt och tydligt med emojis och snabba skrivna dialoger ”i realtid”.
– Vi är tydliga med att tonen ska följa KTH:s etiska policy. Och jag har hittills inte hört att några problem har uppstått med Slack-kommunikationen medarbetare emellan, säger Sonja Berlijn.
Skräddarsydda kanaler
– Ett stort värde med Slack för mig som skolchef är att kunna nå ut snabbt med enhetlig information. Om jag exempelvis haft möte med rektor kan jag enkelt dela anteckningar från mötet med alla som berörs. Och om Covid-reglerna ändras kan jag dela länk till senaste informationen på webben genom Slack. Informationsflödet går jättesnabbt.
Olika kanaler inom Slack har olika målgrupper och syften, och både chefer och medarbetare kan gå in och skapa sina egna, skräddarsydda kanaler.
– Man följer de ingångar man vill och har behov av. Vi har också skapat enkla regler för hur man ”dödar” kanaler, så vi inte får en massa oanvända ingångar som ligger kvar i systemet.
Sonja Berlijn framhåller att Slack-användningen har avlastat medarbetare inom KTH:s service, infrastruktur och IT.
– Det är ett resultat av att medarbetare enkelt kan dra nytta av varandra för att hitta lösningar i olika frågor genom Slack-kommunikationen. Man får möjlighet att ”överhöra” en diskussion och lära mer av kollegor utan att själv aktivt delta i diskussionen.
Katarina Ahlfort
Foto: Johanna Järnfeldt