Ny modell ska sätta fart på IT-utvecklingen

– Genom att få en helhetsbild av vilka olika projekt och behov som finns i organisationen kan vi lättare se vad vi ska utveckla, avveckla, samordna och se vilka hinder som eventuellt stoppar upp utvecklingen, säger Hans Wohlfarth, IT-chef på KTH och ansvarig för att samordna portföljstyrningen.

När helhetsbilden saknas, i en stor och mångfacetterad organisation som KTH så utvecklas olika system för användarna utan att de synkas med varandra. Det kan försvåra användningen och i sämsta fall också vara slöseri med resurser.

– Stödet ska byggas utifrån behov och kompetenser. Digitalisering är ingen låda vid sidan om utan ren verksamhetsutveckling av våra arbetssätt och stödfunktioner, säger Hans Wohlfarth.

Nytt arbetssätt

På sikt påverkar detta hur KTH:s anställda kommer att arbeta i framtiden.

– Man kan säga att vi ska lägga grunden för och gemensamt bygga ett nytt flödesorienterat arbetssätt där de som är berörda av ett system eller projekt jobbar tillsammans. Färre stuprör med mer tvärfunktionellt arbete är tanken, säger Hans Wohlfarth.

Nästa steg i utvecklingsarbetet är att ta fram en övergripande digitaliseringsstrategi, snäppa upp resurs- och kompetensplanering och samarbeta systematiskt med användare. Det behövs även en övergripande hantering av hinder till exempel att viktiga frågor hamnar mellan stolarna eftersom projekten inte alltid klarar att hantera dessa inom sin organisation. Arbetet ska bedrivas på bred front och på alla nivåer genom olika styrgrupper som kontinuerligt synkar med varandra. 

Strategi och styrning

Jan Gulliksen, vicerektor för digitalisering, konstaterar att också KTH:s digitaliseringsstrategi är starkt länkad till portföljstyrningen.

– I grunden handlar det om hur vi ska dra nytta av tekniken på bästa sätt på hela KTH och inom alla verksamheter. Att arbeta systematisk med portföljstyrning utgör en naturlig och viktig del av detta.

KTH:s digitaliseringsstrategi tas fram av Jan Gulliksen i samråd med universitetsdirektören till sommaren.

Mål för nya modellen

I enlighet med ett rektorsbeslut som fattades den 17 januari (finns i W3D3  med diarienummer V-2021-0842 2.11) leds arbetet med portföljstyrningen av universitetsdirektören, som en del i utvecklingen av verksamhetsstödet som helhet. Vad som behövs inom utbildning, forskning och administration avgör också vilken typ av utveckling på it-området som det ska satsas på.
Målen med den gemensamma modellen för styrning kan sammanfattas i fem punkter:
- Driva rätt projekt på kort och lång sikt med mest nytta för KTH
- Göra användningen av resurser mer effektiv
- Utveckla KTH:s organisatoriska förmåga
- Innebära en parallell arbetsfördelning mellan strategisk, taktisk och operativ nivå samt gemensamma begrepp och definitioner
- Ge KTH konkurrensfördelar

Portföljstyrning som metod

Begreppet portföljstyrning dök upp första gången på 1950-talet och rörde då aktieinvesteringar där man samlade och grupperade sina aktier i portföljer. Detta utvecklades sedan på 1970-talet till en teori kring hur man kan styra och sköta företag och omsätta strategier till verklighet genom att samla, balansera och effektivisera hanteringen av projekt. På 80-talet utvecklades metoden även för IT-projekt och användningen ökade vid millennieskiftet.
Källa: Wikipedia

Text: Jill Klackenberg