Till innehåll på sidan

Startskott för genomlysning av verksamhetsstöd

Porträtt på Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör.
Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör, leder utvecklingsarbetet av KTH:s verksamhetsstöd. (Foto: Håkan Lindgren)
Publicerad 2021-04-13

Nu går startskottet för en genomlysning av KTH:s verksamhetsstöd, med målet att det ska bli mer effektivt och ändamålsenligt.
KTH är ett av de universitet i Sverige som vuxit mest de senaste åren och ett verksamhetsstöd som matchar förändringar både i omvärlden och våra interna behov stärker vår konkurrenskraft, säger Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör som leder arbetet.

Genomlysningen omfattar verksamhetsstödet på alla nivåer såväl inom det gemensamma verksamhetsstödet som på skolorna och görs i nära samarbete mellan de olika funktionerna och med en bred förankring i organisationen.

Genom att systematiskt och samordnat se över alla de flöden, processer och strukturer som ingår i verksamhetsstödet i dag är tanken att hitta alltifrån flaskhalsar till otydliga eller ineffektiva system, som kan utvecklas och förbättras. Detta för att få en samlad bild av behoven som kan lägga grunden för en gemensam arbetsmodell och som underlättar tydliga prioriteringar.

– Vi ska hitta ett långsiktigt hållbart sätt att organisera arbetet som skapar ordning och reda och då behövs enhetlighet över hela KTH, säger Kerstin Jacobsson.

Transparens, tydliga prioriteringar och ett stort mått av delaktighet är, enligt Kerstin Jacobsson, viktiga delar för att skapa bästa möjliga verksamhetsstöd och förutsättningar för en ändamålsenlig arbetsdelning. En kultur som präglas av samarbete och ömsesidig respekt för allas olika roller och bidrag till verksamheten är en annan betydelsefull ingrediens.

– Med ett effektivt och mera enhetligt stöd frigörs resurser till forskning och utbildning och alla kan då fokusera på sina uppgifter inom sina respektive roller, säger Kerstin Jacobsson.

Ett pricksäkert och mera koordinerat verksamhetsstöd som ringar in behov, resurser och möjligheter och etablerar arbetssätt därefter leder i sin tur till en ökad attraktivitet för KTH som arbetsgivare - vilket är ytterligare en tanke med genomlysningen.

– En god arbetsmiljö genererar en god service som genererar resurser och resultat - så allt hänger ihop.

Du leder ju detta genomgripande arbete och har satt samman de olika grupperna. Vad är din bild så här långt?

– Det finns en sådan enorm kapacitet i organisationen och idéer om vad som behöver utvecklas inom verksamhetsstödet och jag är övertygad om att det kommer ge resultat när vi arbetar på bred front på det här sättet. Sedan hör det ju till den här typen av utvecklingsarbete att det kommer en del överraskningar på vägen.

Hur kommer man som anställd på KTH märka att arbetet lyckats?

– Genom smidiga och bra samarbetsformer och flöden som kommer att vidareutvecklas löpande inom olika administrativa områden. Några förändringar kommer att genomföras redan under detta år.

Kommer det innebära några nedskärningar?

– Tanken är inte att montera ned utan att rusta vårt verksamhetsstöd för framtiden och snarare förebygga akuta behov av besparingar.

Text: Jill Klackenberg

Om genomlysningen

Att utveckla det samlade verksamhetsstödet mot ökad effektivitet och relevans finns både i KTH:s utvecklingsplan för perioden 2018-2023 och i årets verksamhetsplan. Hur arbetet med genomlysningen ska gå till finns att läsa i Programdirektiv för genomlysning av KTH:s verksamhetsstöd som beslutades av rektor den 12 april. Arbetet ska pågå under flera år och i juni nästa år sker en första resultatredovisning till rektor. Universitetsdirektören leder arbetet som ska bedrivas med en styrgrupp där samtliga skolchefer, vicerektor för digitalisering och en representant för THS ingår. I arbetet ingår också ett prioriteringsråd, som ger förslag till styrgruppen så att rätt områden prioriteras. I prioriteringsrådet ingår skolornas och det gemensamma verksamhetsstödets administrativa chefer, personalchef, IT-chef samt GVS avdelningschefer vid behov. Därtill hör ett programsekretariat. Samlad information om genomlysningen och programdirektivet finns på intranätet.

Innehållsansvarig:press@kth.se
Tillhör: Aktuellt
Senast ändrad: 2021-04-13