Frågor och svar, en guide till alla parter gällande distansarbete

Om riktlinjen om distansarbete och tillfälligt hemarbete för personal inom verksamhetsstödet

Gäller riktlinjen om distansarbete alla arbetstagare vid Verksamhetsstödet?

Ja. Men p.g.a. olika omständigheter kan inte alla arbetstagare teckna en överenskommelse om distansarbete. Vissa kan bl.a. av verksamhetsskäl inte distansarbeta alls eller i mycket liten omfattning. Andra arbetstagare har ett arbete där verksamheten kräver sådan rörlighet vad gäller t.ex. arbetstider och geografisk arbetsplats att det är svårt att tillämpa riktlinjens regleringar fullt ut. Chefen avgör om distansarbete är tillåtet (se även riktlinjen om distansarbete och tillfälligt hemarbete för personal inom verksamhetsstödet avsnitt 1.1).

Beslutet om arbete på arbetsplatsen och möjlighet till distansarbete för lärare, forskare och doktorander

Det står att beslutet om arbete på arbetsplatsen gäller anställda lärare, forskare och doktorander, men inte de som har förtroendearbetstid, väl?

Arbetstagare med förtroendearbetstid omfattas inte av kollektivavtalade arbetstidsbestämmelser. Dock omfattas den arbetstagare som har förtroendearbetstid av interna beslut, riktlinjer och styrdokument. Förtroendearbetstid ska alltså inte förväxlas med distansarbete. Det finns inte någon särskild rättighet för den som har förtroendearbetstid att arbeta på distans regelbundet eller i stor omfattning. På KTH gäller samma förutsättningar för möjlighet till distansarbete för alla arbetstagare utifrån verksamhetens krav och behov, oberoende av om arbetstagaren har reglerad arbetstid eller förtroendearbetstid (se även information om förtroendetid på webbsidorna  om arbetstid)

Det står att beslutet om arbete på arbetsplatsen och möjlighet till distansarbete” gäller lärare, forskare och doktorander, men inte de som är lärare och har årsarbetstid, väl?

Samtliga lokala kollektivavtal som reglerar arbetstider och förläggning av arbetstid handlar om när snarare än om var. Med det menas att det i sig inte spelar någon roll om en viss arbetstagare har sin arbetstid förlagd till 40 timmar per vecka, 1 700 timmar per år eller har arbetstiden förlagd på annat sätt. Utgångspunkten är alltid att arbetstagaren utför sitt arbete på huvudarbetsplatsen om inte annat överenskommits. När doktoranden bedriver forskarstudier gäller det som står inskrivet i den individuella studieplanen. När doktoranden bedriver så kallad institutionstjänstgöring så gäller arbetsledning. Om doktoranden önskar att distansarbeta under institutionstjänstgöringen så kan doktoranden ta upp det med sin chef. Om chef och anställd doktorand kommer överens, så kan distansarbetet formaliseras genom en skriftlig överenskommelse. Mall finns.

För alla chefer och arbetstagare att tänka på inför tecknande av överenskommelse om distansarbete

Vilka arbetsuppgifter lämpar sig för distansarbete och vilka lämpar sig inte?

Som ett stöd för både arbetstagare och chefer kan det vara bra att inom den organisatoriska enheten gå igenom vilken typ av arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete. Ofta brukar till exempel handläggning av icke känslig karaktär, eller planerings- och förberedelsearbete, fungera för distansarbete. Att en arbetsuppgift bedöms vara lämplig för distansarbete inom den organisatoriska enheten betyder det inte per automatik att den är lämplig för given arbetstagare att utföra på distans. Chefen ska göra en individuell bedömning. Det är också bra att ta fram exempel på arbetsuppgifter som inte lämpar sig för arbete på distans. Arbetsuppgifter och möten av mer utvecklingsorienterad karaktär och externa möten där den fysiska närvaron bedöms tillföra ytterligare dimension, brukar vara arbetsuppgifter som inte lämpar sig för distansarbete. Det finns arbetsuppgifter som behöver utföras på kontoret eller som inte får utföras på distans, till exempel handläggning av ärenden som inbegriper integritetskänslig eller sekretessbelagd information och arbetsuppgifter som kan äventyra medarbetarens säkerhet och som därför ska utföras innanför skalskydd. Distansarbetet får inte äventyra att verksamheten bedrivs effektivt och rättssäkert.

​​​​​​​Vilka möten bör man delta i vid distansarbete?

Det är bra om man inom den organisatoriska enheten har en dialog kring genomförande och medverkan i interna och externa digitala möten på distans, så att det blir klart och tydligt för alla.

​​​​​​​Vilka dagar, veckor eller perioder lämpar sig för distansarbete?

Det är bra att gå igenom vilka dagar, veckor eller perioder som är lämpliga för distansarbete och vilka dagar, veckor eller perioder som inte lämpar sig utifrån verksamhetens behov. Tänk på att även vid distansarbete tillgodose studenternas behov av information om hur och när de kan få kontakt med lärare, särskilt inför inlämningsuppgifter och tentamen.

​​​​​​​Hur ska vi hantera originalhandlingar, kopior av känsligt material (både på papper och elektroniska lagringsmedia, såsom tex USB-minnen) vid distansarbete?

Det är viktigt att inför distansarbete gå igenom hur man hanterar originalhandlingar så att det blir klar, tydlig och säker hantering för alla.  

​​​​​​​Vad gäller för informationshantering och IT-säkerhet när vi jobbar på distans?

Arbetstagaren får ta med sig KTH:s bärbara dator och mobiltelefon hem/till distansarbetsplatsen, och arbetet ska utföras med hjälp av dessa. Dator och mobil får endast användas av arbetstagaren, vilket innebär att inga andra personer ska nyttja KTH:s dator och mobiltelefon. Dator och mobil ska låsas med sina respektive knapplås (eller vara avstängda) när man inte jobbar med dem. Filer kopplade till arbetet får inte sparas på privata enheter eller t.ex. mejlas till privata mejladresser. Arbetstagaren behöver se till att personer vid distansarbetsplatsen inte tar del av det som står på skärmen och sägs i digitala möten, telefonmöten och vid telefonsamtal. Det kan vara lämpligt att vid distansarbetet använda hörlurar under videomöten och telefonsamtal, för att minska risken för överhörning, av andra i omgivningen, av det som sägs i mötet. 

​​​​​​​Att tänka på vid resor till och från jobbet och distansarbete, och vid tjänsteresor.

Vid resa till och från arbetet kan det hända att man som arbetstagare får ett telefonsamtal eller att man svarar på ett mejl. Då behöver arbetstagaren ombesörja så att medresenärer inte tar del av det som står på skärmen och det som sägs per telefon eller i digitala möten. Detta även gäller vid tjänsteresor. Arbetstagaren behöver ombesörja så att medresenärer eller andra konferensdeltagare inte tar del av samtal eller material. Tänk även på att hålla god uppsikt över datorn och mobilen när du reser till och från jobbet. Mer information finns på intranätet Introduktion till din IT-miljö på KTH ​​​​​​​.

​​​​​​​Hur kan vi förbereda oss tillsammans inom arbetsgruppen?

Rekommendationen är att gemensamt på den organisatoriska enheten/avdelningen/institutionen/gruppen, på tex arbetsplatsträffen (APT) eller annat möte, gå igenom de frågor och svar man bedömer vara relevanta för sin verksamhet. Vid ett sådant möte kommer era specifika och angelägna frågor om distansarbete sannolikt upp, och ni får möjlighet att hantera dem gemensamt.

​​​​​​​Vilket stöd kan vi i arbetsgruppen få när vi går igenom hur vi kan hantera distansarbete?

Det är bra att börja med att prata med varandra i arbetsgruppen och med chefen och ringa in vilka frågor ni har. Chef kan i sin tur kontakta sin HR-kontakt vid Personalavdelningen för dialog/vägledning om hur ni kan genomföra arbetsplatsträff eller möte om distansarbete, och för hur ni kan hantera frågorna som kommer upp. Chefer och medarbetare kan också vända sig till skyddsombud för stöd och vägledning.

Tillgänglighet

​​​​​​​Fasta tider eller dagar för distansarbete?

Rekommendationen är att arbetsgivare och arbetstagare inte kommer överens om fasta tider eller dagar, då sådana minskar flexibiliteten att hantera oförutsedda händelser och minskar möjligheten för övriga arbetstagare att vara flexibla gällande distansarbete. Arbetstagaren kan inte räkna med att regelmässigt få distansarbeta återkommande dagar eller tider. Distansarbete syftar till att öka flexibiliteten för alla arbetstagare som omfattas, inte endast för några arbetstagare. Omvänt innebär detta att chefen inte kan kräva att arbetstagaren distansarbetar på fasta tider.

​​​​​​​Hur tillgänglig ska man vara vid distansarbete?

I normalfallet innebär det att vara tillgänglig under arbetstid genom att svara i telefon, kommunicera via telefon och mejl, delta på digitala möten och i övrigt bidra till att främja kontakten med kollegor och intressenter. Arbetstagare och chef ska komma överens om hur tillgänglig arbetstagaren ska vara under distansarbetet. I överenskommelsen om distansarbete ska anges hur arbetstagaren ska vara tillgänglig. Man kan i överenskommelsen ange att man kommer överens om detta vid varje tillfälle beroende på arbetsuppgiftens karaktär. 

Om distansarbetsuppgiften är att arbeta i tex en support, så måste arbetstagaren vara tillgänglig för användarna, och kan förmodligen inte samtidigt vara tillgänglig för frågor från chef och eller kollegor. Om distansarbetsuppgiften är att arbeta fokuserat med en komplex uppgift kan arbetstagaren förmodligen inte samtidigt vara tillgänglig för kollegor.

Om arbetstagaren har behov av att fokusera och skärma av sig för att klara distansarbetsuppgiften, så bör man i förväg informera chef, kollegor m.fl. att man inte är tillgänglig viss tid, och ge uppgift om när man blir tillgänglig igen.

Se även i den inledande punkten om frågor att tänka på inför tecknande av överenskommelse om distansarbete under avsnitt 3 i dessa frågor och svar.

​​​​​​​Vad gör KTH för att säkerställa att lärare finns tillgängliga inför inlämningsuppgifter och tentamen när de arbetar på distans?

Lärare ska även vid distansarbete säkerställa att de är tillgängliga för studenterna, och informera studenterna hur och när läraren kan nås för vägledning. Chef och arbetstagare ska inför distansarbetet gå igenom hur arbetstagaren ska vara tillgänglig under distansarbetet.

​​​​​​​Vad är syftet med beslutet om arbete på arbetsplatsen för lärare, forskare och doktorander?

Genomgången av tidigare regelverk gav en bild att regelverket inte varit tillräckligt tydligt när det gäller arbete på arbetsplatsen och möjligheterna till distansarbete för lärare, forskare och doktorander. Därför fanns det ett behov av att tydliggöra det som gäller. Med tydliggörandet syftar beslutet om arbete på arbetsplatsen till att säkerställa att lärare, forskare och doktorander genom sin närvaro på arbetsplatsen bidrar till den akademiska miljön, till den goda arbetsmiljön och till verksamhetens utveckling. 

​​​​​​​Påverkas arbetstidsbestämmelser, till exempel flextiden, av arbete på distans?

Nej, arbetstagare som arbetar på distans omfattas av samma arbetstidsbestämmelser som övriga arbetstagare. Arbetstidsfrågor regleras i villkorsavtalen och i lokala kollektivavtal. Kollektivavtal, lagar och andra författningar samt interna styrdokument tillämpas vid distansarbete på samma sätt som vid arbete på huvudarbetsplatsen.

Hantera olikheter

​​​​​​​Vissa arbetstagare får möjligheten att distansarbeta och andra får inte det, trots att de har likvärdiga arbetsuppgifter. Att behandla olika kan bli en källa till irritation och skapa arbetsmiljöproblem. Hur kan vi hantera det?

Chefer behöver vara transparenta och förklara varför och motivera sin bedömning för berörd individ. Högre chef, och HR, ska stödja chefen i att göra bedömningar som är ändamålsenliga för verksamhetens bästa. Det är också bra att på arbetsplatsträff gå igenom vilka arbetsuppgifter som passar respektive inte passar för distansarbete, så att det står klart för alla arbetstagare vad man har att utgå ifrån innan den individuella bedömningen görs.

Det kommer inte alltid att vara lika för alla. Arbetsgivaren behöver anpassa utifrån individens förhållanden och arbetsförmåga på distans där det kan finnas störningar i distansarbetsmiljön eller annat.

​​​​​​​Den skriftliga överenskommelsen om distansarbete tillämpas olika på olika organisatoriska enheter på KTH. Hur hanterar arbetsgivaren det?

Arbetsgivaren arbetar vidare med att få en generellt mera enhetlig hantering av distansarbete. Samtidigt är det respektive chef som avgör vad som är lämpligt inom sin verksamhet. 

​​​​​​​Hur ska jag göra som chef om en överenskommelse om distansarbete behöver sägas upp?

Det är individuell överenskommelse som det står fritt att säga upp av endera part. Om chef vill säga upp det så bör chefen kunna motivera det. Chef kan kontakta sin HR-kontakt om hen vill gå igenom skälen inför uppsägning av överenskommelse om distansarbete.  

Distansarbetsplatsen och arbetsmiljö

​​​​​​​Kan jag ta med min individuellt anpassade kontorsstol hem så att jag sitter bättre hemma vid distansarbetet?

Arbetsgivaren ser till att arbetstagaren har en uppsättning arbetsverktyg och arbetshjälpmedel och att arbetsmiljön vid behov är anpassad på huvudarbetsplatsen på KTH. Arbetstagaren får ta med mobiltelefon och bärbar dator till hemmet vid distansarbetet. Arbetstagaren får inte ta med annan utrustning till distansarbetsplatsen.

​​​​​​​Jag har behov av bättre belysning och ett höj- och sänkbart skrivbord vid min distansarbetsplats i hemmet. Kan KTH ordna det? Kan KTH betala lampa och skrivbord?

Arbetsgivaren ordnar eller bekostar inte utrustning för att arbetstagaren ska kunna distansarbeta. Arbetstagaren får ta med den bärbara datorn och mobiltelefonen till distansarbetsplatsen. Det är arbetstagaren som ansvarar för att arbetsmiljön är tillräckligt god vid distansarbetet.

​​​​​​​Vad ska man tänka på när distansarbetsplatsen utformas?

Distansarbetsplatsen ska vara ergonomisk. Tänk på att distansarbetsplatsen ska följa samma regler om t.ex. ljus och ljud som arbetsplatsen vid KTH gör.

​​​​​​​Kan arbetsgivaren ställa krav på att arbetstagaren har kameran på vid digitala möten?

Ja!

​​​​​​​Vad gör man om arbetstagaren inte är nöjd eller ser problem med arbetsmiljön hemma?

Chefen bör då föra en dialog om lösningar, eller föreslå att arbetstagaren, för att förebygga risker för ohälsa, bara arbetar på huvudarbetsplatsen på KTH.

​​​​​​​Fackliga organisationer och skyddsombud får signaler om att vissa organisatoriska enheter inte har en bra fysisk arbetsmiljö på KTH.

Risker och brister ska alltid uppmärksammas och hanteras inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skyddsronder ska genomföras med regelbundenhet och vid behov. Arbetsgivaren ska tillhandahålla en god arbetsmiljö.

​​​​​​​Varför krävs skriftlig dokumentation om arbetstagaren arbetar från en tillfällig distansarbetsplats (dvs inte i hemmet)?

En skriftlig dokumentation kan ha påverkan på vilka försäkringar arbetstagaren omfattas av om något skulle inträffa under arbetet vid den tillfälliga distansarbetsplatsen.

Distansarbetsplatsens lokalisering, inställelsetid och ställtid

Frågor om distansarbetsplatsens lokalisering, inställelsetid och ställtid regleras för verksamhetsstödets personal i Riktlinjen om distansarbete och tillfälligt hemarbete för personal inom verksamhetsstödet.

​​​​​​​Var ska distansarbetsplatsen ska vara lokaliserad?

Se riktlinjen om distansarbete och tillfälligt hemarbete för personal inom verksamhetsstödet avsnitt 1.4. Denna punkt av riktlinjen ska ses som en huvudregel med två undantagsmöjligheter. (För att underlätta förståelsen för vi här in begreppen särskilda och synnerliga skäl). Huvudregeln anger att distansarbetet utförs från arbetstagarens hem.

Vid särskilda behov kan dock arbetsgivare och arbetstagare komma överens om att distansarbete utförs från annan plats (t.ex. från särbons hem eller sommarstugan). Dock ska sådan distansarbetsplats ligga inom inställelsetiden om omkring 2 timmar.

Vid synnerliga skäl (t.ex. i samband med bemärkelsedagar eller andra högtider på annan ort) kan arbetsgivaren och arbetstagaren komma överens om att arbete utförs från denna plats även om den ligger bortom inställelsetiden enligt ovan.

​​​​​​​Kan man distansarbeta från en öppen miljö såsom ett workspace-café eller från sitt lokala bibliotek?

Nej, det kan man inte. Distansarbete kan efter överenskommelse utföras på i huvudsak den hemadressen där arbetstagaren har hemförsäkring. Distansarbetets geografiska förläggning regleras i Riktlinjen om distansarbete och tillfälligt arbete hemifrån för personal inom verksamhetsstödet, avsnitt 1.4. 

​​​​​​​Kan inställelsetiden vara ett hinder för att teckna överenskommelse om distansarbete?

Ja. Den som exempelvis bor på en ö där färjan bara går på morgontimmarna och på kvällstimmarna kan inte teckna överenskommelse, eftersom det kan uppstå ett behov för arbetsgivaren att kalla in arbetstagaren till huvudarbetsplatsen på en dag som skulle ägnas åt distansarbete.

​​​​​​​Varifrån kommer tidsmåttet om ungefär två timmars inställelsetid?

När arbetsgivaren funderar på möjligheter att arbetsleda arbetstagare, t.ex. mellan olika driftsenheter, är begreppet ”rimligt pendlingsavstånd” en viktig nyckel. Rimligt pendlingsavstånd (pendlingstid) brukar vara 90 minuter enkel väg med allmänna kommunikationsmedel. Eftersom det är ett etablerat begrepp baserat på Arbetsgivarverkets vägledning och vad som är en rimlig tid för att ta sig till arbetet så valdes samma tänk när det gäller var, geografiskt, det är rimligt att förlägga sitt distansarbete. Se även fråga 7.5 om ställtid. Inställelsetiden (alltså restiden och ställtiden) är inte arbetstid.

​​​​​​​Varifrån kommer tidsmåttet om 45 minuters ställtid?

Under arbetets gång diskuterade parterna sig fram till att detta kan vara en rimlig tid för att komma i ordning, för att ta sig till sin fysiska arbetsplats. Man kan tex behöva packa matlådan, byta kläder och kolla i tidtabellen för att åka med allmänna färdmedel till jobbet. Man kom fram till att man kan behöva upp till 45 minuters tid för att ställa om. Se även fråga 31 om inställelsetid. Ställtiden och restiden (alltså inställelsetiden) är inte arbetstid.

Campusflyttar, lokaloptimering, akademisk frihet

​​​​​​​Är regleringen av distansarbetet ett sätt att få tillbaka arbetstagaren till kontoret efter pandemin?

Nej, regleringen av distansarbete har också tidigare funnits på KTH. Arbetstagare och arbetsgivare fick en mängd erfarenheter under pandemin. I Arbetsgivarverkets nuvarande vägledning gällande distansarbete har erfarenheter från arbete i hemmet under pandemin tagits tillvara.

​​​​​​​Förtätning av KTH Campus pågår. Är distansarbete ett sätt att få arbetstagarna att jobba hemifrån så att alla ska få plats i trängre lokaler?

Nej. Arbetet med förtätningen av campus ger varken ökade eller minskade möjligheter till distansarbete för arbetstagaren.

Arbetet med förtätning av KTH Campus, både de genomförda ”campusflyttarna” och arbetet med lokaloptimering, är inte kopplade till distansarbete. Den nya riktlinjen för distansarbete för personal inom verksamhetsstödet, liksom beslutet om arbete på arbetsplatsen och möjlighet till distansarbete för lärare, forskare och doktorander, varken utökar eller begränsar möjligheten till distansarbete för arbetstagaren. (Se frågor och svar gällande arbetet med lokaloptimeringen Frågor om arbetsmiljö och förutsättningar | KTH Intranät ​​​​​​​)

​​​​​​​Kan man anse att regleringen av distansarbete utgör ett hot mot den akademiska friheten?

Arbetsgivarens uppfattning är att arbetstagarens arbete på huvudarbetsplatsen liksom arbetstagarens distansarbete inte har något med den akademiska friheten att göra.

Försäkring

​​​​​​​Att tänka på angående försäkring vid distansarbete.

Om en skada i arbetstagarens hem har orsakats av arbetsgivarens egendom regleras den via arbetstagarens hemförsäkring i den utsträckningen som hemförsäkringen täcker denna typ av skada. Arbetsskadeförsäkringen gäller som vanligt, vilket innebär att man vid prövning ska kunna påvisa sambandet mellan skadan och arbetet. När en skada inträffar i hemmet finns inte alltid samma självklara koppling till arbetet som när skada uppstår vid arbete från huvudarbetsplatsen. Det är därför svårt att förutsäga hur eventuella skador kommer att hanteras vid distansarbete. För att minska risken för skador är det viktigt att inte låta datorn eller mobiltelefonen ladda under natten eller utan uppsikt.

Vid distansarbete och vid tillfälligt arbete i hemmet är det av vikt att arbetstagaren har en hemförsäkring. Det är av vikt att arbetstagaren ser över sitt försäkringsskydd även vid arbete vid en tillfällig distansarbetsplats (en plats som alltså inte är hemmet där det förväntas att arbetstagaren har en hemförsäkring).

Tillfälligt arbete på distans

Om jag inte har en överenskommelse om distansarbete, kan jag ändå arbeta på distans vid något enstaka tillfälle?

Tillfälligt arbete hemifrån vid ett fåtal tillfällen per år kan ändå vara tillåtet efter skriftligt medgivande (t.ex. genom e-post) från arbetsgivaren.