Resor - "en resa = en faktura"

Minska antal fakturor från Diners

Publicerad 2019-02-04

Idag har KTH en uppsättning vid bokning av resa enligt följande:

Varje följesedel genererar en faktura från Diners. Exempelvis en resenär bokar en resa där ingår flygresa, hotell och marktransport. Då blir flygresan en följesedel=en faktura, hotell en följesedel=en faktura och för marktransporten ytterligare en följesedel=en faktura.

KTH har haft diskussion med Diners och Egencia kring att minska antal fakturor ”en resa = en faktura”. I huvudsak är det två förändringar (förbättringar):

  • Det ena delen är att minska faktura mängden från Diners, transaktioner som avser en och samma resa och resenär kommer att samlas under 45 dagar, för att sedan komma på en enda faktura. Det vill säga flyg, hotell, marktranskort etc. som rör en resa och en resenär samlas på en faktura.
  • Den andra förändringen är att de följesedlar som tidigare har skickats till en specifik mejladress på skolan, nu istället kommer att komma som bilagor i fakturaverifikationerna.

Ambitionen/målet med införandet med detta projekt är en klar minskning på fakturor per resenär/resa vilket medför en arbetseffektivisering på fakturaflödet. Dessutom en klar förbättring på översikt per faktura som visar nästan (om alla transaktioner som avser en resa kommer med inom angiven period) en total kostnad på en resa per resenär. Istället för idag levereras en faktura per följesedel.

Sedan en tid tillbaka har ett test utförts på ABE skolan. Utvärdering visat att bilagorna till Diners-fakturor fungerat och att inga indikation på någon komplikation har inträffat.

Då testet har slagit väl ut kommer vi nu att införa projektet ”en resa = en faktura” på resterande skolor CBH, EECS, ITM, SCI och GVS (alltså alla skolor på KTH) från och med nästa fakturering från Diners, 6 februari 2019.

Det lär dröja innan effekten av ”en resa = en faktura” märks, eftersom det måste komma in transaktioner först. Vi får nog räkna med att det tar någon månad innan det syns. Följesedelsbilagan vi ser dessa första tidigast fr o m nästa fakturering, se ovan datum.

Under införandet kommer skolorna inte påverkas direkt med något mer arbete. Det som behöver göras är återrapportering från skolans "SLIPS" (de som hanterar Dinersfakturor i flödet) till Annika Dilner, GVS ekonomi avdelningen om processen fungerar eller om det finns problem.

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:kth-res@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2019-02-04