Resebyrå - Egencia

Produkt

Egencia erbjuder resebyråtjänster till KTH enligt följande:

  • Personlig service
    • Individuella resor (inkl. reseservice för medföljande i samband med tjänsteresa t.ex. familjemedlem)
    • Gruppresor och Event (gruppbokningar, buss, osv.)
  • Självbokningbokning via KTH-RES för anställda (rekommenderas för enkla resor "point-to-point")
  • I AKUTFALL 24-timmarsservice (service utanför ordinarie kontorstid, högre arvode utgår)

Avtal

KTH har tecknat ett avtal avseende resebyråtjänster med Egencia. Detta avtal gäller för perioden 2020-05-01--2022-04-30 med möjlighet till förlängning 1 år + 1 år d.v.s längst tom 2024-04-30.

I avtalet med Egencia ingår fullservice för tjänsteresor för KTH:s enskilda resenärer och för grupper, i Sverige och utomlands. Bokningar kan göras online via självbokningssystem (inloggning via KTH-RES) eller via personlig service. Bokningar via Egencia Applikation kommer att lanseras inom kort. Det ingår 24 timmarsservice vid akuta fall, service utanför ordinarie kontorstid, högre arvode utgår.

Uppdraget till Egencia innebär att resebyrån tillhandahåller alla sorters reserelaterade tjänster som inkluderat bokning, rådgivning och kringliggande tjänster rörande resor både inrikes och utrikes med flyg, tåg, båt, buss, hyrbil, hotell, utfärdande av vouchers m.m.

Tillgänglighet av personlig service för ordinarie service

Inkommande e-post ska besvaras inom 2 timmar med information om beräknad behandlingstid och minst 80 % av telefonsamtalen ska vara besvarade inom 30 sekunder. Reseförslag ska lämnas senast näst kommande arbetsdag.

Reklamation och fel ska skriftligen anmälas till Egencia

Reklamation ska besvaras inom 24 timmar, Egencia meddelar att man tagit emot en reklamation samt meddelar vilken åtgärd det föranleder.

Reklamationsärenden ska hanteras skyndsamt och förutsätts vara åtgärdade senast inom 10 arbetsdagar efter mottagande inklusive återkoppling till resenär/resebeställare.

Krediteringar

Krediteringar avseende hel eller delvis återbetalning av tidigare betalda resor ska vara färdigbehandlade inom 4 arbetsdagar. Vid speciella fall, där det krävs svar från underleverantörer, ska svar lämnas inom 4 arbetsdagar med information om beräknad behandlingstid.

Garantier som ingår i avtalet:

Betalning

Betalning är redan förvalt enligt avtal. Betalning sker via Diners faktura till KTH (fakturareferens enligt profil). Det ingår ett avbeställningsförsäkring (utan avgift) för sjukdom/olycksfall via Diners.

Avbeställningsförsäkring  - När du bokar din resa hos Egencia det ingår ett avbeställningsskydd för sjukdom/olycksfall via Diners som ger ersättning med upp till 20.000 kr per försäkrad (resans värde måste uppgå till lägst 1000 kr exkl. skatter och avgifter). Avbeställningsskyddet gäller om du tvingas att avbeställa din resa p g a att du, anhörig eller reskamrat blir sjuk eller råkar ut för olycksfall. Undantag gäller vid gruppresa om medresenär drabbas. Med gruppresa menas att fler än tre personer bokat resa tillsammans till samma resmål.

Ersättning till Egencia

Ersättning till Egencia för att utföra reseservice och reseadministration enligt detta avtal inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader, förutom de kostnader som uppstår hos tredje part för den förmedlade tjänsten enligt uppdragsbeskrivningen vilken Egencia vidaredebiterar KTH.

Egencia öppettider för ordinarie service:

Öppettider vardagar (helgfri måndag-fredag) 08.00 – 17.00

Bokningskanaler och kontaktuppgifter

  • Självbokningssystem - Egencia självbokningssystem med inloggning via KTH-RES
  • Applikation - Egencia applikation (lanseras inom kort)
  • Personlig service - Resebokningar, online support och reklamation:

Telefon: 08-555 237 20

E-post: Customer_service@egencia.se

  • 24-timmarsservice:

24-timmarsservice via samma telefon som ovan (service utanför ordinarie kontorstid, högre arvode utgår) ej via mail

  • Fakturafrågor:

E-post: invoice_care_se@egencia.com

  • Meetings & Events (öppettider 08.30-16.30 vardagar):

Telefon: 08-14 61 95

E-post: meetings.events.se@egencia.com

Reklamation

Maila din reklamation och/eller dina synpunkter om Egencia till Egencia  alternativt Travel Manager

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:Magda Ousi
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2020-07-03