Tjänsteresa steg för steg

Ska du resa i tjänsten? Lär dig hur du gör steg för steg genom att först skapa en resenärsprofil i KTH-RES och en reseorder, skicka för godkännande. Läs också information om riktlinje för möten och resor, reseräkning, utlägg och försäkringar.

Riktlinje om möten och resor

Skapa resenärsprofil i KTH-RES

För att kunna boka en tjänsteresa måste du ha en resenärsprofil i KTH-RES. Följ manual-Skapa ny resenärsprofil i KTH-RES (pdf 71 kB)

UDs reseinformation/rekommendationer

Du som resenär ska alltid kontrollera och följa UDs rekommendationer  .

1. Skapa reseorder

Innan du planerar boka din resa ska du skapa en reseorder. När reseordern är klar skickas ett mail för godkännande till den attestant du valt i reseordern dvs. din chef eller motsvarande.

2. Boka resa

Du som är anställd, i första hand boka din resa via KTH-RES Egencia (KTH:s avtalade resebyrå) självbokning inloggning till KTH-RES  eller Egencia personlig service 08 555 237 20 alt. customer_service@egencia.se . För samtliga resor ingår ett avbeställningsskydd   och en tjänstereseförsäkring  som gäller för alla som reser på uppdrag av KTH.

Tjänstereseförsäkringskort ska beställas/hämtas hos reseansvarig på din skola. Ladda ner Kammarkollegiet APP  . Den som ska resa till ett land inom EU/EES eller till Schweiz bör ha med sig ett "Europeiskt sjukförsäkringskort "(EU-kort). Beställ ett EU-kort innan du ska resa. Beställ kortet i god tid, det kan ta upp till 10 dagar innan du får det. EU-kortet kan beställas via Försäkringskassan .

Pass och visum

Se till att du har giltiga resehandlingar med dig, pass och visum om så krävs. Det är du som resenär som har ansvar för att ta reda på vilka regler som gäller för ditt pass och om du behöver ett visum.

Please make sure you have a valid Visa/Transitvisa and passport to the country you plan to visit.

Här hittar du information om pass och visum Pass och visum

Roaming

För dig som reser utanför Sverige, här hittar du information om mobil/roaming. Vid frågor kontakta it-support@kth.se  

Boka online (via KTH-RES, för anställda):

Detta resebokningssätt passar bäst när du bokar en vanlig tur och returresa till dig själv.

  • Logga in i KTH-RES
  • Välj aktuell reseorder
  • Lägg till bokning (öppnas ett nytt fönster, Egencia)

KTH-RES Egencia online "Steg-för-steg" (pdf 548 kB)

Vid problem med online-bokning eller om- och avbokning, kontakta KTH:s avtalade resebyrå, Egencia personlig service  alt. 08 555 237 20.

Boka resa med flera stopp eller för flera personer eller för icke anställd (gäst):

Resor med flera stopp bokas genom direktkontakt med KTH:s avtalade resebyrå, Egencia personlig service  alt. 08 555 237 20. Även anställd som ska boka resa åt en icke anställd bör använda detta resebokningssätt.

Boka resa för grupp:

  • Grupp 9 personer eller fler
  • Konferens och event
  • Buss

Kontakta Egencia Meetings & Events  alt. 08 14 61 95.

3. Skapa reseräkning - utlägg kopplade till resan

För att du ska få ersättning för dina resekostnader måste du göra en reseräkning i KTH-RES. Reseräkningen ska göras snarast efter hemkomst. KTH ersätter bara resekostnader som är max ett år gamla. Spara alla originalkvitton för utlägg som du gör under resan och som du önskar ersättning för.

Automatisk inläsning av Eurocard korttransaktioner i KTH-RES (kortinpekningsfunktion) mer information Betalkort/Eurocard Företagsupphandlat privatkort (FUP)  vänster meny - Betalkort/Eurocard Företagsupphandlat privatkort (FUP).

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:Magda Ousi
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2019-02-19