Till innehåll på sidan

Frågor och svar - anställda

Frågor och svar för chefer och ledare

Frågorna/svaren är genomgångna eller publicerade 23 november 2020. Om de uppdaterats eller lagts till efter det anges det i anslutning till svaret.

Frågorna är uppdelade i fyra huvudområden:

Arbete i hemmet

Vem har ansvaret för arbetsmiljön vid tillfälligt arbete i hemmet?
Arbetsgivaren har som vanligt ansvaret att tillhandahålla en arbetsmiljö fri från risker och brister. Arbetsgivarens ansvar enligt arbetsmiljölagstiftningen gäller även vid tillfälligt arbete i hemmet och vid avtalat distansarbete.
Arbetsgivaren ska försäkra sig om att arbetsmiljön och arbetsplatsens utformning inte medför risk för ohälsa eller olycksfall. Vid behov ska arbetsgivaren och skyddsorganisationen få tillträde till distansarbetsplatsen för att till exempel tillse att utrustningsinstallation och säkerhet är betryggande.
Arbetstagaren ska meddela arbetsgivaren i det fall det finns eller uppkommer risker i arbetsmiljön vid arbete i hemmet. Arbetsutrymmet ska vara utformat och inrett så att det är lämpligt ur arbetsmiljösynpunkt, arbetstagaren ansvarar för att iordningställa arbetsutrymmet i bostaden med hänsyn tagen till detta.

Vilka risker i arbetsmiljön bör jag särskilt beakta vid tillfälligt arbete i hemmet?
Medarbetare har olika lätt att anpassa sig till tillfälligt arbete i hemmet. Att tillfälligt arbeta i hemmet ställer högre krav på medarbetarens självständighet, anpassningsförmåga och flexibilitet. Tillfälligt arbete i hemmet kan innebära fördelar, men kan även leda till att vissa medarbetare upplever ensamhet, isolering eller brist på motivation. Den som till exempel inte är trygg i att hantera de tekniska lösningar som krävs, eller som har en personlighetstyp där kontakten med andra människor är viktig, kan påverkas negativt.
Detta innebär att chef, som har ett arbetsgivaransvar och uppgifter inom arbetsmiljöarbetet, behöver tänka på vissa saker.
Med tillfälligt arbete i hemmet följer risker i arbetsmiljön som kanske inte finns på arbetsplatsen.
Vanliga sådana risker är:

  • Bristande arbetsställning på grund av att arbetsplatsen inte är utformad för datorarbete, vilket leder till ökad risk för belastningsskador. Därför behöver man ta pauser oftare, och stärka och sträcka på nacke, axlar, armar, rygg med mera genom fysiska övningar
  • Bristande belysning och synergonomi på grund av att arbetsplatsen inte är utformad för bildskärmsarbete, vilket leder till ökad risk för belastningsskador. Skärmen bör till exempel placeras så att man undviker reflexer på den och så att avstånd och vinkel mellan öga och skärm är tillräckligt bra.
  • Bristande sociala kontakter i arbetsmiljön på grund av isolering, vilket ökar risken för oro, nedstämdhet, psykisk ohälsa, missbruk och riskbruk.

Hur kan vi i arbetsgruppen hantera risken för bristande sociala kontakter i arbetsmiljön vid det tillfälliga arbetet i hemmet?
Då kan man i arbetsgruppen komma med förslag om hur ni kan organisera arbetet. Ta upp förslag med chefen, diskutera på arbetsplatsträffen eller motsvarande möte. Förslag att överväga:

  1. Ha en rutin där alla medarbetare checkar in och checkar ut varje arbetsdag på en digital närvarolista som är synlig för alla.
  2. Be alla medarbetare öppna lämpliga delar av sin kalender för chefen och den närmaste arbetsgruppen, så att man förstår varför man inte får tag på chefen eller kollegorna och kan se när någon är tillgänglig.
  3. Bestäm, i samråd med arbetsgruppen, vilken som är den huvudsakliga kommunikationskanalen för er.
  4. Håll en rutin för en gemensam digital fikastund dagligen eller med annan regelbundenhet. Kom överens om ifall det är ok att under fikastunden ta upp hur man mår och vilka strategier man har för att hantera sin situation. Kom också överens om att gemensamt utvärdera hur fikastunden fungerar.
  5. Om ni inte kan hålla en fast digital fikastund dagligen, undersök om ni i stället kan skapa en ”virtuell kaffeautomat”, det vill säga en virtuell mötesplats där de som behöver ta en paus i arbetet kan gå in och prata med varandra.
  6. Hänvisa medarbetare vid behov till skolans HR-ansvarig för psykologiskt och socialt stöd och vägledning. Meddela alla medarbetare att stödet finns. Följ upp om stödet fungerar.
  7. Håll en rutin i arbetsgruppen för ett gemensamt digitalt möte varje dag eller varje vecka. Sätt agendan i förväg.
  8. Låt alla medarbetare få öva på att hantera olika digitala möten. Kan någon som är mer kunnig instruera övriga?
  9. Påminn varandra om vikten av att hålla en daglig rutin där ni loggar in i vanlig tid varje arbetsdag, håller lunchtider och loggar ut efter arbetsdagens slut. Påminn också om vikten av att sova ordentligt, av daglig motion och att den avtalade friskvårdstimmen finns till förfogande.
  10. Det kanske kan vara möjligt att fördela om arbetsuppgifter. Vissa arbetsuppgifter lämpar sig bättre för hemarbete än andra, och därför kan alla kanske inte fylla sin arbetstid via tillfälligt arbete i hemmet. Det är chefens bedömning som gäller om arbetstagaren kan jobba hemifrån eller på campus. Chefen har möjlighet att omfördela så att den som tillfälligt har fått ”för lite” att göra, kan ta över några arbetsuppgifter från någon som har mycket att göra. Viktigt att poängtera är dock att omfördelning aldrig blir helt rättvis. Omfördelning av arbetsuppgifter kan vara positivt, eftersom den leder till kompetensöverföring, kompetensutveckling och ibland verksamhetsutveckling.
  11. Tipsa din arbetsgrupp om alternativa digitala arbetsmetoder.
  12. Kom överens i arbetsgruppen om gemensamma regler för digital vett och etikett för till exempel videokonferenser och chatt. Man kan ha olika åsikter om detta. Bör deltagarna till exempel sitta i ett enskilt rum, och säga till om de inte gör det?

Kan jag ta hem datorustning för tillfälligt arbete i hemmet?
Chef kan ge tillåtelse att arbetstagaren lånar hem viss utrustning från arbetsplatsen. Det gäller:

  • Dator (stationär eller bärbar)
  • Skärm
  • Headset
  • Webbkamera (i de fall man inte har en inbyggd, exempelvis i sin bärbara dator)
  • Tangentbord
  • Mus
  • Dockningsstation till bärbar dator
  • Ergonomiska hjälpmedel för datorarbetsplatsen, som till exempel underarmsstöd.

Man får även ta hem hjälpmedel som arbetsgivaren, efter ordination från företagshälsovården eller annan specialist inom arbetsanpassning, köpt in åt en given arbetstagare. Det kan handla om till exempel en särskild stol eller sittdyna för en arbetstagare som har ryggbesvär.
Det är viktigt att transportera hem utrustningen på lämpligt sätt. Det vanliga är att man transporterar hem dator, skärm, tangentbord och pekdon på det sätt som man vanligen reser från jobbet.
Arbetsgivaren ersätter inte eventuella kompletterande inköp av utrustning som arbetstagaren gör eller önskar göra. Den som kan arbeta hemifrån rekommenderas att arbeta hemifrån. Om arbetstagaren inte kan arbeta hemifrån så ska arbetstagaren jobba på arbetsplatsen.
[Uppdaterat 201130]

Kan KTH skicka hem varor till sina anställda?
Alla inköp, förutom blommor och digitala presentkort/motsv, som görs för KTH:s räkning ska levereras till en KTH-adress. Inköp som ska nyttjas av en anställd som arbetar på distans kan därefter skickas via post hem till den anställde. Det gäller framför allt mindre saker som till exempel en mus, ett nytt tangentbord, en bok eller ett par hörlurar och efter överenskommelse med närmaste chef samt under förutsättning att det finns någon på plats som kan ombesörja postgången. Inköp som datorer, mobiltelefoner och liknande utrustning som ska anläggnings- eller inventarieföras måste hämtas och kvitteras av den som ska nyttja dessa produkter. Det görs på KTH.
[Inlagd 201202]

Jag behöver nya bildskärmsglasögon anpassade till laptopens skärm/skärmen man har hemma. Vad ska jag göra?
Arbetsgivaren ersätter just nu inte nya bildskärmsglasögon anpassade till skärmen man arbetar vid hemma. KTH bekostar fortsatt arbetsglasögon anpassade till den ordinarie arbetsplatsen om synundersökning visar att det behövs. Den som kan arbeta hemifrån rekommenderas att arbeta hemifrån. Om arbetstagaren inte kan arbeta hemifrån så ska arbetstagaren jobba på arbetsplatsen. Läs mer om Bildskärmsglasögon/arbetsglasögon .
[Uppdaterat 201203]

Vi behöver röra på oss när vi tillfälligt arbetar hemifrån. Var kan vi få tips på hur vi ska göra? Vi vill förebygga nya arbetsskador.
Det är bra om chef uppmuntrar till både pauser i arbetet och till fysisk aktivitet.
Påminn gärna om den avtalade friskvårdstimmen och friskvårdbidraget.
Sträva efter att lägga in pauser mellan olika digitala möten. Sträva efter att hålla mötena korta, max 45-60 minuter. Om mötena är längre så rekommenderas att man tar paus för att gå från skärmen och för att röra på sig, om det finns möjlighet till det.
Du kan sätta dig in i och förmedla företagshälsovården Avonovas praktiska råd vid arbete i hemmet. Ergonomi vid hemarbete
Du kan också ta hjälp av Pausit. Pausit är ett pausprogram till datorn, ett hjälpmedel främst för stillasittande personal och studenter att röra på sig korta tillfällen under dagen för att förebygga problem med kroppen. Pausit erbjuder enkla rörelser, stretchning, andnings- och avslappningsövningar som visas på ett användarvänligt sätt. Du kan själv välja bland annat när, hur ofta, hur länge och vilka tider du vill köra. Vid de klockslag du valt får du en tydlig men diskret påminnelse nere i högra hörnet, du bestämmer själv om du vill starta passet då eller inte. En animerad tränare kommer fram på skärmen och visar enkla övningar som du följer.
Mer info och hur man installerar Pausit

Kan jag dela upp friskvårdstimmen i flera bitar så att jag får fler och kortare pauser vid hemarbetet?
Nej. Rekommendationen är att uppmuntra till en sammanhållen friskvårdstimme och att arbetstagaren tar de pauser man behöver, utöver frisvårdstimmen, för att kroppen och knoppen ska orka med arbetet.
Se även företagshälsovården Avonovas praktiska råd vid arbete i hemmet.
Ergonomi vid hemarbete .

Vad är skillnaden mellan ”tillfälligt arbete i hemmet” och vanligt distansarbete? En del anställda brukar jobba hemifrån ibland även under vanliga omständigheter.
Där verksamheten så tillåter bör medarbetare tillfälligt arbeta i hemmet efter samråd med närmsta chef. Det är chefens bedömning som gäller. Det tillfälliga arbetet i hemmet sker i hemmet och inte på annan plats. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan komma överens om inställelsetid för att komma till arbetsplatsen för att jobba.
Distansarbetet utgår från distansarbetsavtalet mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationerna. I huvudsak innebär avtalet att distansarbete får utgöra endast en del av arbetsveckan, högst 60 % av veckoarbetstiden. Distansarbete skall vara frivilligt och bygga på en skriftlig överenskommelse mellan medarbetaren och KTH. Distansarbete sker i hemmet. Det ska också vara klarlagt hur och när arbetstagaren nås till exempel vid externa kontakter eller av kollegor. För mer information, se distansarbetsavtal

Hur är vi anställda försäkrade vid tillfälligt arbete i hemmet?
Vid tillfälligt arbete i hemmet (liksom vid avtalat distansarbete i hemmet) gäller arbetsskadeförsäkringen. Till skillnad från vid arbete på arbetsplatsen krävs att olycksfall vid arbete i hemmet har ett direkt samband med det arbete du ska utföra eller utför. Med det menas att du har skadat dig i samband med att du utför dina arbetsuppgifter. Om du till exempel skadar dig när du kokar kaffe i köket hemma räknas det inte som ett arbetsolycksfall, även om det sker under fastställd arbetstid. Om olycka sker som inte bedöms ha skett i samband med utfört arbete är det arbetstagarens egen försäkring som ska täcka dessa händelser.
Vid olycksfall, arbetsskada och tillbud vid distansarbete eller tillfälligt arbete i hemmet ska man göra en tillbuds- eller arbetsskadeanmälan ske enligt KTHs rutin, se Anmälan av tillbud, risk och arbetsskada
Först har Försäkringskassan att göra bedömning om skadan ska klassas som arbetsskada och om arbetstagaren har rätt till ersättning från Försäkringskassan. Utöver Försäkringskassans bedömning så kan man anmäla och söka ersättning från Särskilt personskadeskydd (PSA) via AFA Försäkring, som i sin tur gör sin bedömning. En anställd som utför sitt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Detta förutsätter dock att olycksfallet står i påtagligt och direkt samband med det förvärvsarbete som utförs.
Vid dödsfall på grund av nya coronaviruset gäller livförsäkringen (Tjänstegrupplivförsäkringen, TGL) som vanligt.

Hur gör jag när jag har lånat hem datorutrustning men ska arbeta på plats på KTH?
Mindre utrustning så som pekdon och tangentbord bör kunna flyttas mellan hemmet och arbetsplatsen. Om det inte är möjligt att flytta utrustning är rekommendationen att man tillsammans med sin chef gör bedömningen vart utrustningen bäst är lämpad att vara placerad: i hemmet eller på arbetsplatsen på campus. Ytterligare så finns det möjlighet att arbetsgivaren ställer iordning några arbetsstationer på jobbet, där de anställda kan turas om att jobba vid. Möjligheterna ser olika ut vid olika enheter. Det är viktigt att arbetsstationen rengörs mellan användningar.

Kan man få ersättning för utlägg av internet i hemmet och toner till sin egen skrivare?
KTH ersätter inte kostnader för internet i hemmet. Målet är en flexibilitet för arbete på arbetsplatsen och i hemmet. Rekommendationen till den som inte har tillräckligt med kapacitet är att prata med sin chef om möjligheten att utrustas med en KTH smartphone och koppla upp sig via internetdelning. Man måste göra upp med sin chef om hur hantera eventuella andra kostnader som kan uppstå som utlägg. Kanske kan man annars organisera arbetet på annat sätt, till exempel att man skickar dokument till kollega som är inne på KTH som kan skriva ut.

Vad kan jag göra för att skapa arbetsro när jag arbetar hemma och utsätts för distraktioner jag inte är van vid i arbetssammanhang?
Strukturera dagen utifrån vad som fungerar för dig. Om det är svårt att fokusera eller om det finns störningsmoment, så är det viktigt att hålla disciplin och rutiner för att skapa arbetsro. Försök till exempel att planera in de mest viktiga arbetsmomenten till förmiddagen när barnen inte är hemma och när du kanske är som piggast. Arbetsvardagen fungerar inte som förr. Vissa moment fungerar bättre, andra sämre. Det är något som är viktigt att ha dialog om med kollegor och chef, till exempel på arbetsplatsträffen.

Vad kan vi göra för att minska stress och släppa tankar på jobbet på fritiden när hemmet har blivit ens arbetsplats? Det finns en känsla av att vi behöver vara ständigt tillgängliga.
Ta upp frågan med din chef eller på arbetsplatsträffen. Om förväntningarna om till exempel tillgänglighet sätts tillsammans med kollegor och chef blir de klargjorda och kan därmed minska stress och oro. Det är viktigt att även under pandemin ha balans mellan arbetsliv och fritid, för att kunna ha ett hållbart arbetsliv. Få tips om hur du kan gå till väga och läs mer på intranätet: Stress och stresshantering

Måste jag arbeta just från hemmet, kan jag distansarbeta från annan plats i Sverige eller från utlandet?
Med distansarbete avses, i normalfallet, arbete i hemmet. Som arbetstagare har man ett ansvar för att kunna ta sig till jobbet inom normal inställelsetid om arbetsgivaren kräver det. Vid distansarbete ska ett avtal upprättas mellan arbetstagare och chef. Under rådande samhällskris gäller dock tillfälligt arbete hemifrån, som skiljer sig från distansarbete och kräver inte ett avtal. Om detta ändras i framtiden så kommer arbetsgivaren att informera om det. Efter överenskommelse med sin närmaste chef kan man arbeta på andra platser än i hemmet, till exempel på ett sommarställe som ligger inom pendlingsavstånd från arbetsplatsen. Det är i det sammanhanget viktigt att tänka på att PSA-avtalet (försäkringen i anställningen) inte omfattar arbete på andra platser än hemmet.
Arbete som utförs utanför Sveriges gränser kan endast ske under ordnade former genom URA-avtal (läs mer om Utlandsstationering - URA ) eller på en kortare utrikes tjänsteresa. Arbete från utlandet kan inte ske på annat sätt.
[Uppdaterat 201130]

Växelvis arbete

Varför är det så viktigt att växla mellan att vara hemma och på kontoret mitt i pandemin för oss som kan utföra vårt arbete helt hemifrån?
Rektor har gjort bedömningen att grundprincipen om minst två dagars campusförlagt arbete och möjligheten till upp till tre dagars arbete hemifrån, är av vikt för att hålla god kvalitet i arbetet och i arbetsmiljön, och för att samtidigt minska riskerna för smittspridning. Grundprincipen om två dagars arbete på campus är dock pausad till och med 31 maj 2021.
Alla arbetstagare kan inte arbeta på detta sätt. Vissa behövs ständigt på campus. Arbetstagare samråder med chef. Det är chefens bedömning som gäller.

Hur ser man på växelvis arbete i framtiden och hur det påverkar arbetsmiljön?
Det växelvisa arbetet ger stor påverkan på individ, grupp och arbetsmiljö. Personalavdelningen/HR håller på att utveckla metoder i det systematiska arbetsmiljöarbetet för att söka hantera arbetsmiljön så bra som möjligt. Inom samverkansorganisationen har man ”arbetsmiljö” som en stående punkt på dagordningen för att hålla dialogen ständigt aktuell. Läs mer om KTH:s arbetsmiljö . Läs mer om Personalsamverkan .

En viktig del i växelvis arbete är att se till att inkludera alla: både de som är på plats och de som är hemma, hur kan det göras bäst?
Rekommendationen är gemensamma samordningsmöten för det dagliga arbetet, och att hålla regelbundna arbetsplatsträffar (APT) för att ta upp hur man har det gällande jobbet, för att finna lösningar på svårigheter som uppstår, för att utveckla verksamheten i samverkan mellan arbetstagare och chef. Frågor man tar upp vid en APT är "hur vi har det", det vill säga både arbetsmiljö, jämställdhet och likabehandling, arbetsförhållanden, påverkan på individ och grupp, med mera. Rekommendationen är att chef skapar möjlighet att följa upp sina medarbetare både i grupp och individuellt vid behov. Det är även bra om chefen kan vara tillgänglig för medarbetarnas behov. Läs mer om Personalsamverkan  och om Genomförande av arbetsplatsträffar .

Hur ska man förhålla sig till att några kan uppleva orättvisor, antingen kring att några får vara på plats och inte jag eller vice versa; att några kan jobba hemma och inte jag?
Det kan vara svårare för både chef och medarbetare att hantera missämja i arbetsgrupper när vi arbetar växelvist på campus och hemifrån. Det finns risk att konflikter är svårare att hantera. Det kan vara bra att använda arbetsplatsträffen för att ta upp hur vi har det, vilka svårigheter som finns och hur vi kan finna lösningar. På arbetsplatsträffen tar man i samverkan upp sådant som behöver utvecklas och förbättras i arbetet eller på arbetsplatsen, även den delen av arbetet som äger rum hemifrån. Läs mer om Personalsamverkan  och om Genomförande av arbetsplatsträffar .

Följer KTH Folkhälsomyndighetens rekommendationer när de säger att vi ska arbeta hemifrån?
Ja. Folkhälsomyndigheten rekommenderar att man arbetar hemifrån om det är möjligt, men säger samtidigt att det kan uppstå negativa konsekvenser av långvarigt hemarbete och att arbetsgivaren som har arbetsmiljöansvar ska beakta det. Det gäller alltså att hitta en balans mellan distansarbete och arbete på arbetsplatsen som gör att verksamheten kan fungera och att en god arbetsmiljö upprätthålls. Detta samtidigt som arbetet ska kunna genomföras på ett sätt som förhindrar smittspridning och utan att belastningen på kollektivtrafiken blir för stor. Bedömningen är att detta kan uppfyllas med två dagars arbete på arbetsplatsen kombinerat med god planering och eget ansvar. Grundprincipen om två dagar på arbetsplatsen är dock pausad till och med 31 maj 2021.
Folkhälsomyndigheten skriver i sin rekommendation om hemarbete :
”Liksom tidigare gäller att arbete hemifrån ska väljas i samförstånd med arbetsgivaren så att inte verksamheten drabbas av negativa effekter. För arbetsgivaren är det viktigt att arbete hemifrån genomförs med arbetsmiljöaspekter i åtanke.”
Rektor Sigbritt Karlsson berör även detta i artikeln ” Vi behöver varandra på jobbet

På campus

Vad gäller nu när de flesta jobbar hemifrån men jag arbetar på campus och är helt ensam på mitt våningsplan?
Om du arbetar helt själv är det viktigt att din enhet/arbetsgrupp har rutiner för in- och utcheckning med utsedd kollega/utsedda kollegor och/eller chef. Det kan till exempel ske via en gruppchatt på Slack eller Zoom, via telefon, digitalt möte eller e-post. Detta är viktigt till exempel i fall en olycka skulle ske eller om du blir plötsligt sjuk. Tänk också på att vissa arbetsuppgifter inte kan utföras utifrån säkerhetsaspekter.
Om ni är ett fåtal som arbetar på ditt våningsplan eller i din byggnad behöver du stämma av med den/de andra närvarande kollegor om när du kommer och går så att någon vet var du befinner dig under arbetstid. Alternativt, stäm av med chef eller utsedd kollega som jobbar hemifrån. Det är viktigt att ni har rutiner och att dessa kommuniceras till alla.
[Inlagd 201222]

Kommer arbetsgivaren fortsatt uppmana till att vi håller distans om 1,5-2 meter samt övriga förhållningsregler från Folkhälsomyndigheten?
Ja, både arbetsgivaren KTH och utbildningsanordnaren KTH ska uppmana medarbetare, studenter, gäster och besökare att hålla 1,5-2 meter från varandra, att ofta och noga tvätta händerna med tvål och varmt vatten, att hosta och nysa i armvecket, att hålla sig hemma om man känner symtom eller är sjuk, samt att hålla sig hemma två dagar efter symtomfrihet.

Kan vi ta emot besökare från utlandet? Vad gäller i så fall? Ska man sitta i karantän om man kommer från vissa länder?
Vi kan ta emot besökare från utlandet, förutsatt att vi följer regeringens och och Folkhälsomyndighetens direktiv. Läs mer på Krisinformation.se  där det finns information om bland annat inreseförbud och rekommendation om självisolering och hemkarantän.
[Uppdaterat 210108]

Hur ser arbetsgivaren på användandet av munskydd bland anställda? Är det ok för anställda att på eget initiativ arbeta med munskydd för munnen?
Det är ok att medarbetare använder munskydd. Det är upp till var och en så länge munskyddet inte utgör en arbetsmiljörisk på annat sätt. Arbetstagare och studenter har som vanligt ansvar att följa skyddsföreskrifter i arbetsmiljön och studiemiljön. Tänk på att användandet av munskydd tar bort möjligheten att läsa på läppar för personer med hörselnedsättning vilket leder till att de kan få svårt att tillgodogöra sig undervisning och information. KTH följer myndigheters direktiv om munskydd och KTH har för närvarande inte fattat beslut om att på ett centralt sätt köpa in munskydd till anställda.

En del medarbetare sitter i öppna kontorslandskap/delar tjänsterum och vi behöver säkerställa att det är tillräckliga avstånd. Får man sitta lika många som tidigare i samma rum?
Om arbetstagarna inte kan få utrymme för att hålla distansen om 1,5-2 meter för att förhindra smittspridning av covid-19 så behöver arbetsgivaren vidta åtgärder. Arbetsgivaren ska riskinventera och åtgärda risker och brister arbetsmiljön.

Är det ok att vi märker upp avstånd i lunchrummet så man håller sig på behörigt avstånd från varandra?
Om medarbetarna inte kan få utrymme för att hålla distansen om 1,5-2 meter från varandra så behöver arbetsgivaren vidta åtgärder. Arbetsgivaren ska riskinventera och åtgärda risker och brister i arbetsmiljön och det gäller även köken, pentryn, lunchrum, fikarum. Vid behov ska det finnas förebyggande rutiner för att förhindrar smittspridning av covid-19 i kök och lunchrum/motsvarande. Det är den lokala arbetsgivaren som ser över de egna lokalerna. Om flera organisatoriska enheter delar lokaler så ska arbetsgivarrepresentanterna samordna de förebyggande insatserna. Att märka upp avstånd i lunchrummet kan vara en bra åtgärd för att skapa trygghet och säkerhet. Information om förhållningssätt och lokala arbetsmiljörutiner i lunchrummet är andra åtgärder.

Vi har uppfattningen att större möten bör fortsatt hållas digitalt. Man bör begränsa antal som ska träffas fysiskt. Stämmer det?
För större möten, ska man använda digitala mötesformer för att förhindra smittspridning av covid-19. Övriga möten bedöms av arbetsgivaren som gör riskbedömningar i arbetsmiljön och åtgärdar eventuella risker och brister.

Vad gäller för resor mellan hemmet och KTH?
Medarbetaren ansvarar själv för sitt sätt att ta sig till och från jobbet/utbildningsanordnaren. Tänk på att det finns möjlighet för arbetsgivaren och arbetstagarna att se över arbetstiderna. Chefen bedömer om det är möjligt att förskjuta arbetstiden så att arbetstagaren undviker rusningstrafik.
KTH följer rekommendationer från Folkhälsomyndigheten som i dagsläget säger:
Om det är möjligt bör man färdas på ett annat sätt än med allmänna färdmedel eller kollektivtrafiken, t.ex. gå eller cykla. Den som behöver resa kollektivt eller med allmänna färdmedel bör i första hand välja ett alternativ där det går att boka en sittplats, t.ex. tåg.
Vi råder så många som möjligt att undvika resor med allmänna färdmedel eller kollektivtrafik där det inte går att boka sittplats, t.ex. spårvagnar, tunnelbanor och stadsbussar. Går inte det, är det viktigt att hålla ett avstånd till andra människor och följa de anvisningar som gäller i kollektivtrafiken.”
 ( Information till resenärer 2020-06-16 )

Hur gör min chef för att säkerställa min arbetsmiljö?
Arbetsmiljön är allas ansvar. Detta blir särskilt tydligt när var och en har ansvaret att på KTH förhindra smittspridning av covid-19.
Chefer har uppgiften att tillhandahålla en god arbetsmiljö. Arbetstagare har uppgiften att signalera risker och brister och att följa åtgärdsplaner för att förbättra arbetsmiljön, liksom att följa skyddsföreskrifter. Skyddsombuden har lagstadgad rätt att delta och samverka vid planering och förändringar inom arbetsmiljön.
På KTHs arbetsmiljöwebb  hittar du i din roll som chef, skyddsombud eller arbetstagare information om arbetsmiljöarbetet på KTH.
Mer info om de olika rollerna

Hur anpassar lokalvården städningen av vår arbetsplats?
Lokalvården utökar basstädning så att utsatta ytor som toaletter, handtag till entrédörrar, ledstänger städas med ökad frekvens.

Jag är på arbetsplatsen och känner mig inte sjuk, men inte heller helt bra. Vad ska jag göra?
Prata med din chef och gå hem direkt. Det handlar om att skydda såväl kollegor som verksamhet.

Övriga frågor


Måste jag som arbetstagare komma till arbetsplatsen nu? Hur ser möjligheterna ut att arbeta hemifrån?
Medarbetare kan efter överenskommelse med sin närmaste chef arbeta tillfälligt hemifrån om och när arbetsuppgifterna så tillåter. Det är chefens bedömning som gäller. En medarbetare kan inte själv besluta att utebli från arbetet. Att utebli från arbetet utan att detta på förhand har godkänts av chef utgör olovlig frånvaro.

Vilka arbetstider gäller under nuvarande pandemisituation?
Respektive arbetstagares arbetstidsavtal eller enskilda överenskommelse gäller som vanligt.
Flextid gäller som vanligt för de arbetstagare som omfattas av flextidsavtalet (teknisk och administrativ personal). Flexramen kan nyttjas om verksamheten så medger.
Chef kan ge de arbetstagare som har flextidsavtal, möjlighet till förskjuten arbetstid inom flexramen, för att öka smittskyddet, till exempel så att anställd inte behöver resa kollektivt under rusningstrafik. Arbetstiden ska inte förskjutas utanför flexramen.

Vad kan vi göra för att stötta doktorander och postdoktorer under rådande pandemi?
Vid behov bör ökad handledning erbjudas, liksom ökad uppföljning i forskarstudierna för doktorander. Alla doktorander och postdoktorer kan ta kontakt med handledare och/eller HR om de mår dåligt eller har frågor med anledning av pandemin, skärpta allmänna råd eller liknande.
Då en del av KTH:s doktorander och postdoktorer har ett begränsat socialt nätverk i Sverige, förutom det sociala samspelet som i vanliga fall äger rum på arbetet, kan det finnas behov av att regelbundet höra hur det är med doktoranden/postdoktorn. Kanske behöver man rekommendera doktoranden/postdoktorn till ett hälsosamtal hos företagssköterskan på företagshälsovården. Företagssköterskan inventerar hur balansen är mellan anspänning och avspänning, mat, sömn, sinnesstämning, och om man kan behöva stödsamtal, eller remitteras vidare till företagsläkaren. Detta gäller anställda doktorander med lön. Doktorander med stipendium kan hänvisas till studenthälsan för hälsosamtal. Industridoktorander kan hänvisas till det företaget där de har sin anställning.
Nu när sociala samlingsställen (aktiviteter på KTH, inom föreningsverksamhet, gym, med mera) inte har lika mycket verksamhet finns det ökad risk för att känna sig ensam. Förslag på åtgärder kan då till exempel vara om doktoranderna och postdoktorerna som bor nära varandra kan få hjälp att anordna träffar utomhus. Särskild arbetsplatsträff riktad till doktorander och postdoktorer om hur de har det, vad som behöver utvecklas och förbättras just nu. Involvera doktoranderna och postdoktorerna i lösningen. HR kan hjälpa till.
Om du behöver prata med någon utanför KTH
[Länk tillagd 201209]

Vad händer med de disputationer som är inplanerade?
Disputationer genomförs som planerat. Om opponenten, en ledamot i betygsnämnden med flera inte kan delta finns möjlighet att delta på distans. För mer information, se Avhandling, disputation och examen . Vid frågor, kontakta forskarutbildningsansvarig vid respektive skola.

Vilka säkerhets- och ordningsregler finns kring de digitala verktygen Zoom och Slack? Var hittar jag information om användarstöd?
När det gäller Slack så finns det inga särskilda beslutade ordningsregler i nuläget, utan användarna förväntas agera utifrån den ansvarsförbindelse de godkänt i samband med sitt KTH-konto.
Slack är ett internt kommunikationsverktyg som används av oss anställda. Vi har ett eget ansvar både som myndighetsanställda och som medarbetare, och ska följa KTH:s uppförandekod. Läs mer om Regler och rekommendationer vid användande av Slack .
Angående säkerhets- och störningsaspekten i Zoom så finns utförlig information publicerad på IT-supports webbplats: Säkerhet i Zoom
Även i Zoom gäller KTH:s ansvarsförbindelse där man som anställd eller student har godkänt förhållningsreglerna. Därtill ska också KTH:s uppförandekod som finns både för anställda och studenter, följas. Läs mer om Regler och rekommendationer vid användande av Zoom .
Information om funktionalitet i Zoom och Slack, samt hur dessa funktioner ska användas på bästa sätt i olika situationer, finns publicerat på följande sidor: Funktionalitet i Zoom  och Funktionalitet i KTH Slack – den digitala arbetsplatsen
Informationen som lagts upp på dessa sidor är inte uttömmande utan tar upp det mest väsentliga och relevanta för oss på KTH. Det finns det mer utförlig information på respektive systemleverantörs webbplats.
Om det finns behov i verksamheten att ytterligare förtydliga viss funktionalitet kan man höra av sig till it-support@kth.se .

Zoom är ju en amerikansk molnbaserad tjänst, är det verkligen OK för KTH att använda den?
Den tillämpning av Zoom som nordiska universitet använder är inte den publika tjänst som vem som helst kan använda utan en helt separat installation inom NORDUnet. NORDUnet är en sammanslutning mellan universitetsdatanätverken i de fem nordiska länderna, däribland svenska SUNET. Den fysiska installationen ligger helt och hållet i de nordiska länderna och det gäller även den molntjänst som upphandlats som förstärkning. Installationen är GDPR-säkrad och personuppgifter lagras inom EU. NORDUnet ansvarar för avtalet med Zoom och bevakar att regler och riktlinjer följs.

Hur ställer sig KTH till att ordna och betala provtagning av covid-19 tester för sina medarbetare?
KTH varken ombesörjer eller bekostar provtagning till sina medarbetare utan hänvisar till allmänna vården och de provtagningar som finns att tillgå därigenom.

Innehållsansvarig:coronainfo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-04-09