Så hanterar du dina tjänsteresor

Publicerad 2019-09-23

För att tydliggöra hur möten och resor ska hanteras på arbetsplatsen har KTH tagit fram riktlinjer. Nedan följer en steg-för-steg-beskrivning av hur du går tillväga inför och efter en tjänsteresa.

Riktlinjerna har reviderats och beslutats av rektor  och syftar till att uppnå en effektivare styrning och hantering, vilket är viktigt ur flera aspekter såsom säkerhet, arbetsmiljö, tid, ekonomi och miljö.

Steg 1- Reseorder

Tjänsteresor ska alltid vara godkända av närmaste chef innan resan sker, detta genom attesterad reseorder i KTH-RES.

Varför?

Reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan.

Om något händer på din resa så ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan har skett i tjänsten.

Snabb lathund för reseorder i KTH-RES

Resa → skapa ny resa→skapa ny reseorder→fyll i uppgifter→slå upp attestant→spara→ skicka för attest

Allt bokas sedan via KTH:s researrangör.

Använd upphandlad resebyrå:

Boka flyg, tåg, hotell och transfer (ex. flygbuss eller Arlanda Express) genom resebyrån Egencia som fakturerar KTH. Bokning av resor på annat sätt bryter mot det ramavtal som KTH har tecknat med Egencia.

Steg 2 – Reseräkning

Reseräkningen skriver du i KTH-RES snarast efter genomförd resa för att få ev. reseersättning och traktamente. Du kan koppla den till redan inlagda uppgifter i reseordern så att de får samma reseräkningsnummer.

Hämta upp reseorden i KTH:s resehanteringssystem fyll i info/kommentarer/attachment.

Kom ihåg att skriva ut, bifoga alla underlag sammansatta. Lämnas på din site till HR- Reseräkningar.

*Utlägg – alla kvitton på separat ark

* Syfte med resan (underlag t ex konferensprogram/inbjudan/intyg/mail)

  * Reseunderlag/handling från Egencia/Itinerary

  *Avbrott - gör enligt KTH:s policy

*Avsteg måste dokumenteras av resenär, förklara skriftligt varför man ej använd upphandlad resebyrå.

Tjänsteresa steg för steg

Innehållsansvarig:Sabina Fabrizi
Tillhör: CBH
Senast ändrad: 2019-09-23