Vett och etikett för e-post
E-post är ett viktigt sätt att kommunicera men det är också något som skapar mycket stress och irritation. Med ursprung i 2020:s arbetsmiljöplan har CBH-skolan nu tagit fram en e-postanvisning som kan ge vägledning i hur du smartast och effektivast använder e-post i ditt arbete.
Initiativet till e-postanvisningen kommer från Marie Larsson, administrativ chef på CBH-skolan, men arbetet med att ta fram den har varit ett samarbete mellan kommunikationsavdelningen, HR och IT på skolan.
Lena Niemi Birgersdotter, arbetsmiljöspecialist på HR-avdelningen, berättar om vad du ska tänka på innan du klickar på ”skicka”.
”Mejlen har ersatt telefonen i dag men när vi inte ses ansikte mot ansikte är det lätt att det vi skriver framstår som hårt. Det finns också kvar och kan läsas om och om igen. Att skriva kort kan fungera ibland men lägg lite extra krut på att vara vänlig i början och slutet av ditt mejl, det ger en bättre arbetsmiljö.”
”En annan viktig sak att tänka på är vem eller vilka du mejlar. Vi ska inte belasta varandra när vi inte behöver. Om 4 av 15 på en mejllista behöver mejlet är det bättre att bara mejla just dem. Det tar lite extra tid för dig som ska skicka men det är många personer som slipper gå igenom mejlet för att förstå om det är relevant eller inte. Det kommer att leda till mindre belastning för alla.”
Vad är extra viktigt att tänka på när vi jobbar hemifrån?
”Använd Slack för att ta de där korta frågorna du hade tagit direkt om du hade passerat någons arbetsrum. Och glöm inte bort den där frågan ”hur mår du” ibland, den kanske blir extra viktig när vi inte ses mer än på skärmen. Ibland kan också ett telefonsamtal vara både bättre och trevligare, glöm inte det.”
Här hittar du CBH-skolans e-postanvisning
Läs mer om KTH Slack - den digitala arbetsplatsen