Till innehåll på sidan

Efter din resa

När du kommit tillbaka från din resa är det dags att skapa en utläggsrapport för att få ersättning för eventuella utlägg och traktamente. Du behöver registrera detta i KTH-RES samt skicka ev dokument till resegruppen.

1. Söka ersättning för utlägg och traktamente

För att få ersättning för ev utlägg och traktamente behöver du skapa en reseräkning i KTH-RES.

Den kallas för utläggsrapport i systemet och den skapar du här: KTH-RES  snarast efter genomförd resa. Underlag äldre än 1 år nekas av KTH. Har du laddat upp underlag i din reseorder behöver du inte bifoga samma underlag igen men du behöver däremot koppla ihop reseordern med en utläggsrapport.

Här finner du stöd kring hur du skapar en utläggsrapport:

Dokumentation som ska bifogas till din utläggsrapport:

  1. Syfte med resa eller utlägg, (t ex konferensprogram, inbjudan, intyg, mail.)
  2. Resplan/Itinerary (flygtider)/handling från Egencia. Din itinerary (flygtider) finns den i Egencias portal när du bokat din resa.
  3. Samtliga ev originalkvitton, gärna numrerade. Kom ihåg att posta dina kvitton!
  4. Bifoga alltid boardingkort, är den digital spara en kopia.
  5. Kopia på banktransaktioner vid större summor, gäller dock ej om du betalt med FUP-kort.
  6. Om du stannat längre än konferensen/kursen pågick i samband med din resa behöver du komplettera ett förtydligande med detaljer om din avstickare. Traktamente utgår ej under semester.
  7. Vid eventuella avsteg från upphandlade tjänster behöver en skriftlig förklaring även finnas bifogad i ditt utlägg. T.ex. vid bokning av taxi inom Sverige, om taxiföretaget Cabonline  inte kan skicka en bil vid önskad tid och du tvingats ringa ett annat bolag.

Använd gärna vår checklista för hjälp med vilken dokumentation som behöver bifogas med utläggsrapporten vid resa: checklista flygresa (pdf 64 kB)

2. Skicka din utläggsrapport och bilagor

Beroende på vilken typ av underlag du redovisar behöver du posta eller mejla din utläggsrapport.
Har du bara digitala kvitton räcker det att du mailar in utläggsrapportens framsida efter att du laddat upp det i KTH-RES till travelexpenses@cbh.kth.se

Innehåller underlaget papperskvitton som du fått fysiskt vid betalningstillfället måste du sända dessa kvitton i original till resegruppen. Lämna eventuella pappersunderlag i originalformat tillsammans med försättsbladet på din utläggsrapport till din reseadministratör för att få ersättning.

Pappersunderlag lämnas eller postas till:

Albanova

Reseadministratör
Eeva Lagerström
Besöksadress
AlbaNova, plan 5
Postadress
Roslagstullsbacken 21,
114 21 Stockholm

Flemingsberg

Reseadministratör
Lena Isabar
Besöksadress
Hälsovägen 11C, plan 7
Postadress
Hälsovägen 11C,
141 57 Huddinge

Solna

Reseadministratör:
Eeva Lagerström
Besöksadress:
Gamma 7, SciLifeLab (ons och tors)
Post:
Lämna i receptionen till
Eeva Lagerström
 

Valhallavägen

Reseadministratör
Susanne Basely
Postfack
Travelexpenses
Teknikringen 42, vid HR och ekonomi.
Postadress
Teknikringen 42,
114 28 Stockholm

Behöver du hjälp?

Kontakta oss på travelexpenses@cbh.kth.se
Se manualen: Hur du skapar en utläggsrapport
Se frågor och svar: Frågor och svar