Frågor och svar

1. Egencia säger att jag inte har en profil när jag försöker boka resa?

Svar: Detta problem uppstår vanligen för nya användare som inte uppdaterat sin resenärsprofil. Du måste godkänna GDPR för att det ska fungera. Gör såhär:

1. Logga in i nya KTH- RES - KTH RES
2. Klicka på "Min profil".
3. Välj fliken "Resenärsprofil"
4. Bocka i kryssrutan i det gula fältet för att godkänna GDPR.
   Glöm inte att spara!

OBS! Vänta minst 30 min innan du försöker boka.
Se även: Skapa/uppdatera din resenärsprofil

2. Systemet hittar inte någon attestant när jag försöker skapa reseordern/utläggsrapporten, hur gör jag nu?

Svar: KTH-RES är uppbyggt utifrån projektnummer och tillhörande orgkoder.

Org. enheten / avdelningsnamnet är ett av fälten som du tyvärr alltid måste ändra, även när det ser rätt ut i den förifyllda texten.

Gör såhär:
1. Ta bort texten i orgenhet genom att klicka på krysset.
2. Klicka på förstoringsglaset och sök på orgenheten från det mittersta fältet. <- viktigt att du gör exakt så.
3. Välj attestantens namn i listan om inget avdelningsnamn dyker upp.
4. Sök i fältet som heter "projektnamn" och ange projektummret där.
5. Nu bör du kunna söka fram attestant och klicka på det namnet.

Se även: manual på hur du skapar en reseorder

3. Varför behöver jag skapa reseorder?

Svar: En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa så ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan har skett i tjänsten.

4. Varför har jag inte fått min ersättning än?

Svar: Den vanligaste orsaken är att du inte sänt in din utläggsrapport. Du kan se status på dina utlägg om du loggar in i KTH-RES och tittar på startsidan. Det är den sida du hamnar på direkt. Där finns fyra fält. Om du tittar under rubriken "3. Status på dina utläggsrapporter" kan du se om den är insänd och var den finns i flödet. Om det är tomt under den rubriken behöver du skapa en utläggsrapport.

Se även: Hur du skapar en utläggsrapport

5. Jag har tappat bort originalkvitton från min resa, vad gör jag nu?

Svar: Om din chef kan styrka att du gjort utlägget i tjänsten kan det ersätta kvittot, ett mail är tillräckligt alt ett signerat brev.

6. Jag har gjort utlägget i KTHRES, vad gör jag nu?

Svar: Nästa steg är att göra en utläggsrapport. Därefter behöver du skriva ut rapporten och posta alla originalkvitton + syfte till resegruppen som granskar underlaget.

Se även: Hur du skapar en utläggsrapport

7. Varför går fakturan på mitt FUP-kort till mig?

Svar: För att FUP-kort ett betalkort som är kopplat till dig som person. Det innebär alltså att du har ett personligt betalningsansvar men med 30 dagars fördröjd betalning.
Se även: Utlägg utanför tjänsteresa

Finns inte din fråga med här? Om du inte finner den information du söker på KTHs sidor om tjänsteresor  kan du alltid kontakta oss på travelexpenses@cbh.kth.se  för hjälp.
​