Skapa en reseorder i KTH-RES
För resor över 100km behöver du skapa en reseorder. En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beviljad av närmaste chef samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan skett i tjänsten, detta kan ses genom attesterad reseorder i KTH-RES.
Är det första gången? Se till att du har aktiverat din reseprofil först innan du kan boka: Skapa/uppdatera din resenärsprofil.
1. Logga in i KTH-RES
Gå till KTHs intranät, logga in och välj därefter Resor & Utlägg (KTH-RES) i toppmenyn Tjänster. Du kan även logga in från hemsidan Tjänsteresor (KTHs intranät/Om din anställning/Tjänsteresa).
2. Skapa ny reseorder
När du loggat in i KTH-RES visas din startsida med fyra rutor som visar dina skapade transaktioner och utläggsrapporter. I den övre menyn längst till vänster kan du se fliken "Reseorder", klicka på den. Om din resa är under 100 km kan du klicka på den länkade texten "Egencia Online bokningsportal" direkt och boka din resa. Om din resa är över 100 km så ska du däremot först skapa en reseorder.
Egencia onlinebokning
Längst upp på sidan finns en länk in i Egencias bokningsportal. Se "Resebyrå Egencia Online bokningsportal". Klicka på länken för att få fram förslag på resor och boende som du sedan använder till att uppskatta den totala kostnaden i nästa steg. Tänk på att desto tidigare du bokar, desto billigare kommer också priset att vara. Bokar du via denna digitala bokningsportal tilkommer dessutom inga extra serviceavgifter som det annars gör.
Skapa reseorder
Skapa en ny reseorder genom att skriva en beskrivande benämning, ange datum för avresa klicka sedan på den blå knappen Skapa+.
3. Registrera din reseorder
Tilläggsinformation (innehåller CBH specifika instruktioner)
Fyll i uppskattad kostnad för din resa. Om kostnaden är 0 kr, fyll i 1 kr och skriv i beskrivningsfältet att resan inte kommer att kosta något för KTH.
Org. enhet är ett av fälten som du tyvärr alltid måste ändra, även när det ser rätt ut i den förifyllda texten pga vår skolas struktur. Gör såhär i angiven ordning:
1. Ta bort texten i orgenhet genom att klicka på krysset som du ser i höger på det blåa fältet.
2. Klicka på förstoringsglaset och sök på orgenheten från det mittersta fältet. <- viktigt att du gör exakt så! se bild.
3. Välj namnet på den som är attestant på orgenheten.
4. Sök fram projektnummer via fältet som heter "projektnamn".
5. Välj attestant via förstoringsglaset.
Ytterligare resinformation
Fyll i Syfte/Ändamål för resan.
Resa
Ange från och tom, plats och land. Tryck sedan på den blå bockmarkeringen längst ut till höger så sparas resan.
Övrigt
Innan du kan slutföra reseordern behöver du fylla i Beskrivning. Här är det viktigt att du anger om du avser att ta semester i samband med tjänsteresan eller om du har medföljande på resan.
Bifoga gärna bilagor såsom konferensinbjudan, program etc så behöver du inte göra det när du sedan skapar utläggsrapporten efter hemkomst.
4. Skicka in
Om du är klar med regstreringen kan du nu trycka på Skicka in. Din reseorder skickas nu direkt till din chef för attest.
5. Boka resa
Du kommer att få ett mail från noreply@mobilexpense.com när din reseorder blir godkänd av din chef. Därefter kan du boka resan online genom din reseorder. Öppna reseordern och tryck på länken som finns under Allmän information och som heter Resebyrå Egencia Online bokningsportal.
En godkänd reseorder ser ut som exemplet nedan:
OBS! Se till att spara alla kvitton som sedan är kopplade till din resa. Du behöver bifoga dessa till din utläggsrapport sedan när du genomfört din resa.