Skapa en utläggsrapport
För att kunna få ersättning för dina utlägg behöver du först sammanställa dessa i en utläggsrapport som skickas till reseadministrationen.
Det finns även en film på hur det ser ut när man gör en utläggsrapport, men bortse då från kommentaren att "avdelningen dyker upp automatiskt" då det gäller inte för vår skola.
Gör såhär
Gå till KTHs intranät, logga in och välj därefter Resor & Utlägg (KTH-RES) i toppmenyn Tjänster. Du kan även logga in från hemsidan Tjänsteresor (KTHs intranät/Om din anställning/Tjänsteresa).
Du kommer nu att befinna dig på startsidan där du kan se fyra rutor som visar dina skapade transaktioner och utläggsrapporter. I ruta 1 skapar du nya transaktioner (utlägg, bilresor eller traktamenten).
I ruta 2 visas dina transaktioner. Här kan du även skapa utläggsrapporter samt se dina preliminärt sparade utläggsrapporter. I ruta 3 visas dina inskickade utläggsrapporter som ännu ej är utbetalda. I ruta 4 visas dina utbetalda utläggsrapporter. Här kan du se enskilda transaktioner eller hela utläggsrapporter.
I den högra övre delen på startsidan kan du se "2. skapa och hantera nya rapporter". I den listan bör du nu se dina registrerade utlägg under rubriken "transaktioner". Klicka på transaktionen, se gulmarkering. Om du bara gjort ett utlägg och nu behöver skapa en utläggsrapport kan du klicka på den blå pilen i högra hörnet på transaktionen direkt.
Kryssa i de rader som du vill skapa en utläggsrapport på och tryck sedan på den blå knappen +Skapa ny utläggsrapport. Se exempelbild:
Skapa ny utläggsrapport
Ny kommer ett nytt fönster att dyka upp som heter "skapa utläggsrapport". I detta steg väljer du kostnadställe, kopplar reseorder och vem som ska attestera. Följ stegen i ordning uppifrån och ner, annars fungerar inte kostnadsställe.
Namn på utläggsrapport: Skriv gärna en förklarande text, ex "konferens i USA" eller liknande.
Org. enhet: Nu ser du en förvald org.enhet. Den måste du radera då alla projekt ligger nivån under i strukturen. Klicka sedan på förstoringsglaset och skriv in orgkoden i andra fältet från vänster, se bilden nedan. Du kan även fylla i namnet på den som är ekonomisk attestant på orgkoden i första fältet från vänster. Du kommer då troligen få fram projektägarens namn men det är korrekt. Klicka på namnet i listan för att välja.
Projektnummer: När du valt orgenhet kan du söka du fram projektnumret med hjälp av förstoringsglaset och sedan skriva i fältet "projektnamn". Klicka sedan på förstoringsglaset igen för att söka, se exempel i nedan bild:
Reseorder: Här kopplar du din reseorder. Klicka på förstoringsglaset så bör du se den direkt i en lista.
Välj Attestant: Kontrollera att det är rätt namn, det förvalda namnet är inte nödvändigtvis korrekt. Klicka på förstoringsglaset så bör du se en lista där rätt namn finns.
Ativitetskod - lämna tom.
Ändamål - välj i rullisten
Välj befattningsnummer - Välj i listan, om du har flera anställningar kommer fler alternativ synas. Annars väljer du det som finns.
Klicka på spara.
Ladda upp bilagor i utläggsrapporten
I detta steg kan du göra de sista kompletteringarna i ärendet och ladda upp väsentliga dokument. Alla rubriker är kursiverade:
Resenärens kommentarer - Här kan du skriva kort om vad utläggsrapporten består av.
Transaktionslista: Här ser du alla utlägg som ingår i utläggsrapporten. Om någon saknas från utläggen du skapat behöver du radera den nuvarande och börja om från början.
Allmänt - Här ser du status och sammanfattning av all information som ärendet har än så länge.
Scannade kvitton - Här laddar du upp all nödvändig dokumentation. Ladda gärna upp all dokumentation du har i din utläggsrapport för snabbare hantering. Speciellt om kostnaden är kopplad till EU-projekt. Du kan dra och släppa dokument till detta fönster. Vilka dokument som du bör ladda upp i KTH-RES vid tjänsteresa finner du i denna checklista: checklista flygresa (pdf 64 kB)
Skicka in din reseräkning
Nu kan du välja att spara preliminärt om du har mer att komplettera vid ett senare tillfälle. Om du är klar så väljer du "skicka in". Följ instruktionerna och skriv ut rapportens försättsblad.
Om du bara har digitala underlag i din reseräkning, d v s inte har några dokument som är upprättade i pappersform, tex kvitton (obs! scannade eller fotograferade dokument klassas inte som digitala kvitton) kan du maila försättsbladet på rapporten till travelexpenses@cbh.kth.se.