Så här gör du inköp
– viktigt att vi som myndighet gör rätt
KTH är en statlig myndighet och alla anställda behöver känna till vilka regler som gäller. Vi har pratat med skolans nya inköpsansvariga, Maria Berthelius. Hon berättar bland annat hur du ska köpa en vara eller tjänst men även varför det är så viktigt att vi gör rätt.
Hej Maria! Berätta lite om dig och vad du gör och har gjort på KTH.
– Jag började jobba på Servicecenter i Kista och sen dess jag har jobbat med olika områden inom Infrastruktur och Service, från projekt till evenemang och nu senast inköp. Jag tycker det är kul att lära mig nya saker. Är tillbaka från föräldraledighet och ser fram emot att få jobba som inköpsansvarig.
Nu tar du över efter Ann-Sofie Sjöberg som inköpsansvarig. Berätta om vad du gör i den rollen.
– Som inköpsansvarig är jag skolans kontaktperson mot upphandlingsgruppen och stödjer personal kring inköp. Jag hanterar allt från Wisumbeställningar till direktupphandlingar.
Berätta hur man som anställd ska gå till väga vid inköp.
– Beroende på typ av inköp så finns det olika processer men oavsett process är det viktigt att komma ihåg att vi är en statlig myndighet och är skyldiga att göra korrekta inköp, oavsett summa.
– När du ska göra ett inköp är det viktigt att gå via rätt kanaler. Det gäller allt från en liten penna till en stor apparat. Alla anställda på KTH har tillgång till Wisum som är KTH:s egna varusystem dit många av våra leverantörer är knutna. När varukorgen är färdigplockad så skickas den till oss på service och då slutför jag beställningen åt dig. Undantaget är beställningar på datorer och telefoner, dessa inköp måste gå via KTH IT-Support.
Vad innebär KTH:s ramavtal?
– Ibland kan en produkt eller tjänst till syntes vara billigare än våra ramavtal men då är det viktigt att komma ihåg att det inte går att jämföra priserna rakt av. I våra avtal finns även kommersiella krav som kan skilja sig från företagets allmänna krav. Vi säkerställer också att leverantören betalar skatt och avgifter enligt lag. En annan viktig aspekt är att våra ramavtalsleverantörer har rätt att begära ersättning för förlorad inkomst om det upptäcks att vi gör inköp på sidan av.
Finns det andra vägar att gå vid inköp?
– För inköp där vi saknar avtal hjälper jag till med att direktupphandla produkten eller tjänsten upp till 700 000 kronor, om summan är över det så hjälper jag till att kontakta upphandlingsruppen. Om värdet är större än 50 000 kronor ska inköpet ha ett beslut och diarieföras och även annonseras.
– En kan fundera på varför det behövs så många steg för ett inköp men det hela mynnar ut i att vi alltid, som statlig myndighet, ska kunna påvisa att vi har undersökt marknaden och konkurrensutsatt leverantörer.
Hur kan du stötta i den processen?
– Jag stöttar med information kring hur inköp ska göras korrekt, skickar med mallar och guidar i processen. Vid frågor maila gärna mig på service@eecs.kth.se , jag ser hellre att man ställer en fråga för mycket än för lite.
