Till innehåll på sidan

RSO:s team av projektledare frigör tid för forskningsledare av stora EU-projekt

Publicerad 2021-11-08

Att koordinera ett stort EU-projekt innebär mycket administration. För att bistå forskningsledarna erbjuder därför Research Support Office administrativt projektledningsstöd sedan 2019. Teamet består idag av tre personer - Suat Sevencan, Daniel Vare och George Papathanasiou samt teamledaren Jeanna Ayoubi, alla med många års erfarenhet av EU-finansiering och regelverk.

Colllage av fyra porträttbilder som visar teamet inom administrativt projektledningsstöd på RSO
Från vänster Jeanna Ayoubi, Daniel Vare, Suat Sevencan, George Papathanasiou

Idag stöder teamet 14 projekt, främst inom EU:s tidigare ramprogram, Horisont 2020. I takt med att fler får kännedom om att projektledarstödet finns så ökar också efterfrågan på deras insatser. Ju tidigare de blir involverade i ett projekt, desto lättare blir hela projektets livscykel. Genom att tänka rätt redan i ansökningsfasen kan projektet ha en proaktiv strategi istället för att agera reaktivt.

RSO-projektledarnas uppgifter är att ge stöd i tre faser; först innan projektet beviljats, dvs ansökan, avtal och förhandling, sedan själva driften av projektet, som är ett uppdrag på flera år, och den sista delen som är projektets avslut. Inom det nya ramprogrammet Horisont Europa, kräver Europeiska kommissionen uppföljning upp till fyra år efter att ett projekt har stängts, för att kunna utvärdera projektets genomslag och spridning.

Vi är ”caddies för forskarna och hittar den bästa lösningen för rätt problem vid rätt tillfälle

- Vi är uppskattade, säger Daniel Vare med ett leende, eftersom vi kan navigera i såväl EU-systemen som i KTH-processerna. Vi är huvudkontakten för kommissionens handläggare och vi vet vem vi ska kontakta på KTH för olika sakfrågor, t ex forskningsetik, ekonomi eller avtalshantering. Eftersom vi är en del av RSO har vi ett nära samarbete med juristerna och förstår vad de behöver för underlag och de känner till våra utmaningar.

- En forskningsledare (PI) kan inte hålla reda på alla detaljer i avtalen, säger Suat Sevencan. Vi har mer erfarenhet av detta och ser till att KTH följer EU:s Grant Agreement (58 artiklar) och de parternas konsortiumavtal. Utöver avtalsfrågorna förväntas forskare också vara insatt i frågor om GDPR, etik, hållbarhet, kommunikation mm och det är inte möjligt för bara en person.

- Så vi ser oss själva som forskarnas "caddies", som avlastar den administrativa bördan och ser till att använda rätt insats vid rätt tillfälle, tillägger George Papathanasious, med en golfreferens. Kort sagt hanterar vi ett brett spektrum av uppgifter såsom regelefterlevnad och rapportering, hanterar data i EU-portalen, planerar och leder projektmöten och sköter riskbedömning.

En personlig service till enskilda forskningsledare där kompetensen stannar på KTH

- En viktig del av min roll som teamledare är att matcha en sökande PI med rätt projektledare: Dessa personer kommer att arbeta nära tillsammans under lång tid så bra personkemi är avgörande. Det administrativa projektledarstödet är en väldigt personlig tjänst, vilket gör det annorlunda än andra tjänster som tillhandahålls av RSO, förklarar Jeanna Ayoubi.

- Vi ser att dessa centrala projektledare är viktiga för KTH då Europeiska kommissionen i sin strävan att förenkla de egna processerna skjuter mer av arbetet till projektkoordinatorerna. Vi säkerställer bättre resultat och bygger upp kompetens inom KTH genom att ha egna professionella administrativa projektledare. Alternativet har ofta varit att överlåta dessa sysslor på postdoktorer eller doktorander, som inte alltid stannar kvar på KTH och förvaltar dessa erfarenheter och de bör dessutom ägna sin tid åt forskning.

Vad är mest utmanande och givande i jobbet som administrativ projektledare?

- Kommunikation, kommunikation, kommunikation, utbrister Suat Sevencan och alla instämmer. Vi jagar ständigt partners - via e-post, samtal etc. Om du sätter upp ett bra system för kommunikation och informationsdelning från början blir det lättare att få in rapporter och resultat före deadlines.

- Vi är bra på det vi gör och tycker om det, svarar teamet unisont. På vårt sätt bidrar vi till vetenskapen eftersom vi frigör professorernas tid till forskning och handledning. Vi får saker att hända och gör människor glada! Om ett projekt i sin ansökan visar att det finns en namngiven projektledare får det ofta högre poäng eftersom detta visar på bra insikt i det administrativa arbetet. Detta är en viktig del av vårt arbete - att KTH betraktas som en pålitlig och professionell partner!

Ett nätverk för projektledningsstöd som en kompletterande tjänst

Projektledarstödet kommer troligen att bli permanent och utökas då KTH har antagit en strategi för att öka antalet projekt som KTH koordinerar under programperioden för Horisont Europa. För att ge stöd till de som har löst projektledarfunktionen på annat sätt erbjuder teamet ett nätverk som träffas en gång i månaden och delar erfarenheter och utmaningar.

Vill du veta mer? Länk till RSO:s stöd i projektgenomförandet

Kom och träffa projektledare på RSO Day – boka in en speed date över lunch!

Innehållsansvarig:Marianne Norén
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-11-08