Till innehåll på sidan

Regler och rekommendationer

Vid användning av KTH:s instans av Slack får man inte framföra eller publicera olämpligt eller kränkande innehåll. Användare av systemet förväntas agera respektfullt och följa KTH:s förhållningsregler stipulerade i KTH:s ansvarsförbindelse och uppförandekod. Dessa regler/föreskrifter hittar du här:

KTH:s uppförandekod

Läs mer här om KTH:s Uppförandekod för medarbetare

KTH:s ansvarsförbindelse

Här finns KTH:s Ansvarsförbindelse

Gällande gallring av data i Slack

För information/meddelanden som skickas via Slack gäller samma hantering av allmän handling som i övrig verksamhet på KTH.

Relevanta styrdokument för hantering av allmän handling på KTH finns på Dokumenthantering och handlingsoffentlighet  och Arkivering och diarieföring

Det är den enskilda tjänsteman/användaren som behöver göra bedömning om informationen är allmän eller inte. Det är alltid innehållet som avgör om en handling är allmän eller inte och som anställd på KTH har du ett eget ansvar för att hantera och skilja ut allmänna handlingar korrekt

I Informationshanteringsplanen finns detaljerade hanteringsanvisningar samt information om bevarandekrav resp. gallringsfrister för allmänna handlingar på KTH

Som allmän handling räknas all inkommande och upprättade (utgående) information (=allmän handling). Allmän handling får gallras enbart om det finns stöd i lagen.

Gallringsbara allmänna handlingar är bl. a. handlingar av ringa och tillfällig betydelse som får förstöras under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms saknar värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Exempel på såna handlingar som får gallras är

  • loggar,
  • handlingar – inkomna och upprättade - av allmän karaktär såsom framställningar, förfrågningar, och meddelande av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär
  • inkomna handlingar för kännedom och som inte har föranlett ngn åtgärd

Exempel på handlingar som är ej allmän handling och får rensas är

  • handlingens vars innehåll är av privat karaktär
  • handlingar som skickas intern (t.ex. intern kommunikation mellan KTH-anställda via Slack) och INTE tillhör eller tillför ett ärende sakkunskap

Rensning och gallring i Slack föreslås sker automatiskt:

- för loggar efter tidigast 90 dagar

- för meddelanden interna och externa (inkomna, utgående) gallras tidigast efter 90 dagar

Om allmän handling inte kan gallras inom 30 dagar ska den föras över till annat medium för förvaring tills gallringsfristen har gått ut eller bevaras.

OBS Vid begäran av allmän handling är vi skyldiga att lämna ut dessa så länge handlingen förvaras hos myndigheten.

Vid möjliga framtida integrationer med andra verksamhetssystem ska gallring/bevarande av allmän handling utredas i källsystemet.

Namngivningsregler för kanaler i Slack

Om du anvönder Slack för att kommunicera med personer, företag eller projekt utanför KTH måste du följa regerlna för namngivning av kanelerna i Slack:

För Slack-kanaler med externa medlemmar gäller följande:

<skola>-<avdelning>-<external or ext>-<grupp, namn eller syfte>

Några tänkbara exempel på namngivning av kanaler i Slack

GVS-IT-External-ProjectX
GVS-IT-Ext-ProjectX

Använd förkortningar för skola och avdelning när du namnger kanalen.
Du kan inte använda mellanslag i kanalnamnen.

Vi reserverar oss rätten att byta namn eller stänga kanaler som bryter mot namngivningsreglerna.

Innehållsansvarig:it-support@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-02-17