Till innehåll på sidan

Ändringar i KTH Box hösten 2017

Under hösten 2017 kommer KTH Box att gå in i en mer aktiv förvaltning än tidigare i syfte att förbättra tjänsten, integrera den mer med övriga IT-system på KTH och öka användbarheten, samtidigt som vi vill hålla kostnader under kontroll och bara betala för de konton som faktiskt har tillgång till Box.

Stegvisa förändringar i KTH Box under hösten 2017

Under hösten kommer tjänsten att integreras djupare med andra IT-system på KTH i ett antal steg.

Steg 1 - Integration av profilinformation

Profilinformation i Box kommer kontinuerligt att uppdateras med information ifrån källsystem på KTH, framför allt HR och identitetsdatabasen UG. Det betyder att namn, e-postadresser och titel kommer att hållas uppdaterade och återspegla informationen du hittar i din KTH-profil i den mån det är möjligt. Behöver denna information ändras, ska den ändras i källsystemet, i allmänhet HR. Kontakta din HR-ansvarige.

Syften med detta är:

  • Dina uppgifter i Box-profilen hålls uppdaterade. Det syftar både till användbarhet, samma information hittas där som i andra system på KTH, och det är i viss mån ett lagkrav.
  • Byter du användarnamn ska detta fungera även i KTH Box utan annan åtgärd.
  • Extra e-postadresser som slutar på @kth.se utöver Box-login kommer att läggas till och hållas uppdaterade. Dvs, om du har en annan föredragen e-postadress angiven i HR, eller en s.k. primär e-postadress satt i UG, kommer dessa att läggas till din profil och underhållas automatiskt. För närvarande kan vi inte automatiskt hantera andra adresser än @kth.se-adresser (t.ex subdomäner som @indek.kth.se) pga begräsningar satta i Box.com.
  • Som anställd på KTH kommer du att, i viss mån, kunna söka fram andra KTH-användare i KTH Box vid delning av data mm.

Steg 2 - Aktiv förvaltning av konton

I nästa steg kommer vi att införa en aktiv förvaltning av konton i Box. Det betyder att vi kommer att aktivt skapa upp profiler i Box för dig som har tillgång till Box enligt de regler som är uppsatta utan att du behöver logga in först, samtidigt som vi kommer att ta bort konton för dig som inte längre har det.

Tillgång till KTH Box har:

  • Alla som är anställda på KTH eller arbetar på KTH under "anställningslika former" enligt personalavdelningen och därför får affilation employee i UG.
  • Alla som har någon av IT-avdelningens datorarbetsplatser, KTH Windows (WIKS), Mac eller Ubuntu.
  • Vissa särskilda undantag efter överenskommelse.

Syften med detta är:

  • Du ska lättare kunna dela information med andra i Box även om de inte ännu har loggat in, och vice versa.
  • Stödja migrering till Box för att mer eller mindre ersätta hemkatalogen i den nya Windows 10-plattformen.
  • Förbereda för grupper och gemensamma areor (se nedan).
  • Hålla nere kostnader för konton som inte längre har tillgång till Box (för närvarande ca 950 konton till en kostnad på 80000kr/år).

Borttagning av konton kommer att gå till så att kontot under en övergångsperiod på 60 dagar markeras som "inakivt" när du inte längre har tillgång till KTH Box. Det betyder att kontot finns kvar men är gömt, så att varken kontot eller informationen i det finns tillgängligt för andra användare. Skulle du under övergångsperioden återetablera din relation till KTH så att du åter får tillgång till Box kommer kontot automatiskt att aktiveras igen.

Om du som chef har en anställd som har slutat och har haft information på sitt konto som du behöver kan kontot avslutas och informationen överföras till annan plats av en Box-administratör. Kontakta IT-support.

Efter övergångsperioden kommer kontot att tas bort. När kontot tas bort kommer data i det att sparas undan en längre tid. För närvarande helt enkelt tills vidare, men det kan komma att ändras beroende på hur kostnadsbilden förändras.

Skulle du återetablera relationen till KTH och återfå tillgång till KTH Box kommer du att få ett nytt konto Box. Vi kommer i så fall att kunna återställa information ifrån ditt gamla konto enligt ovan så länge informationen finns kvar. Kontakta IT-support.

Steg 3 - Gemensamma areor och grupper

I ytterligare ett senare steg har vi för avsikt att skapa möjligheter till areor i Box som inte är direkt associerade till en person.

Syften med detta:

  • Du ska kunna använda areor i Box tillsammans med andra som inte riskerar att försvinna när någon slutar.
  • Du ska kunna dela information med grupper av användare i Box som underhålls automatiskt från källsystem på samma sätt som i t.ex KTH Windows (WIKS).
  • Kunna ersätta använding av projekt- och gemensamt i KTH Windows (WIKS) (P: och G:) med areor i Box. Det finns flera anledningar till att man vill göra detta. T.ex för att lättare dela information med användare som använder Mac eller Ubuntu, eller externa användare utanför KTH.

Exakt hur proceduren för hur detta ska gå till är i dagsläget inte helt klart, men det kommer att fungera på ett liknande sätt som när man äskar areor under Projekt och Gemensamt i KTH Windows (WIKS) idag.

Innehållsansvarig:it-support@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2020-11-05