FAQ om Box tjänsten

Frågor och svar om KTH Box

Fråga: Vad är KTH BOX?
Svar: Box är en filsynkroniseringstjänst i molnet som är gemensamt upphandlad av högskolor/universitet i Sverige via SUNET. BOX ger dig möjlighet att synkronisera dina personliga filer mellan datorer, telefon och plattor samt dela ut filer till kollegor och externa medarbetare på ett säkert sätt.

Fråga: Vilka kan använda sig av KTH BOX?
Svar: Box kommer att erbjudas till alla anställda på KTH samt alla som använder sig av den centrala klientplattformen, KTH Windows (WIKS) och KTH Mac, som levereras av IT-Avdelningen.

Fråga: Kan jag beställa en gemensam eller projekt folder på KTH Box?
Svar: Från och med den 2019-05-24 så kan du beställa en opersonlig gemensam eller projektfolder på KTH Box. Kontakta it-support för beställning av gemensam/projektfolder.

Fråga: Hur mycket utrymme får jag på KTH Box?
Svar: Du kommer att få tillgång till obegränsad utrymme på KTH BOX.

Fråga: Kan jag använda mig av KTH BOX som en gemensam/projekt area för skolan/avdelning?
Svar: Du kan använda dig av KTH BOX för att dela filer mellan kollegor men vi rekommenderar inte i dagsläget att du ersätter gemensam/projekt areor med KTH BOX. Se nästa punkt för vad du behöver tänka på delade foldrar/filer.

Fråga: Vad händer med de delade foldrarna/filerna när en användare slutar och KTH BOX kontot stängs av?
Svar: Tillgång till delade foldrarna/filerna stängs av när KTH BOX kontot stängs, detta pga att informationen är kopplad till den användaren som delat ut foldern/filen.

Fråga: Hur stor kan en fil vara?
Svar: En fil får max vara 15 gigabyte? När man använder sig av den webbaserade tjänsten för att överföra filer som är större än 1GB så skall man följa denna guide
intra.kth.se/it/support/guider/kth-box/ladda-upp-filer-1.362738

Fråga: Vad händer om jag lägger upp en fil över 15 gigabyte?
Svar: Filen kommer inte att synkroniseras till KTH BOX. Du måste själv se om filen lagts upp på KTH BOX då klienten inte varnar för detta. Använder man Box via webbläsaren får man en varning att det inte går.

Fråga: Hur många filer jag ha i mitt KTH BOX konto?
Svar: 90 000 filer är maxgränsen för antal filer på KTH BOX. Då vi märkt att när man kommer upp till volymer på 10000 filer så hanteringen av dessa filer opraktisk och vi rekommenderar att du har max 20 000 filer på KTH BOX.

Fråga: Varför kan jag inte dela ut rättigheter på en box katalog till studenter/icke kth anställda med @kth.se eller @*.kth.se epostadress utan måste skicka en länk till dessa?
Svar: Box tillåter endast användare med KTH Box konton att dela ut rättigheter till varandra. Användare som inte är anställda kan inte skapa ett KTH Box konto med sin @kth.se eller @*.kth.se epostadress och därför kan man inte dela ut rättigheter till dessa. Man får då dela ut material via en länk i stället.

Fråga: Hur delar jag filer till studenter?
Svar: Det gör du genom att skicka en länk till filen/katalogen via epost till studenterna. Följ denna guide Hur man delar mappar eller filer med studenter

Fråga: Varför kan jag inte skapa ett gratiskonto på box med min @kth.se eller @*.kth.se adress?
Svar: Du får inte skapa ett gratis konto med @kth.se eller @*.kth.se adress då företagsversionen endast tillåter anställda att skapa konton.

Fråga: Varför får jag access denied när jag försöker skapa/logga in på KTH box?
Svar: Du får detta meddelande då Box endast tillåter användare som är anställda att skapa konton på deras företagsversion av Box?

Fråga: Vem kontaktar jag för support av BOX för KTH Anställda?
Svar: Vid behov av support så går man igenom BOX supportguider på support.box.com , om inte dessa hjälper dig så kontaktar du KTH IT-Support för hjälp.

Fråga: Vilken epostadress skall användas för inloggning i KTH BOX?
Svar: För KTH BOX så kommer användarnamn@kth.se vara inloggningsuppgifterna. Inga andra epostadresser kommer att tillåtas för inloggning.

Fråga: Vilken epostadress skall jag använda för att bjuda in anställda till KTH box?
Svar: Då vi endast kommer att använda @kth.se adresser för BOX , så man man skicka inbjudan till användarnamn@kth.se.

Fråga: Vilka filer får jag lägga upp på KTH BOX?
Svar: Du kan spara information som innehåller PUL relaterad information på BOX, information som tex innehåller namn, efternamn, hemmaadresser, personnummer, se PUL för mer information. www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/   BOX är ett personuppgiftsbiträde då de skrivit ett personuppgiftsbiträdesavtal med SUNET och uppfyller kraven för PUL.

Fråga: Kan jag lägga sekretessbelagd på BOX?
Svar: KTH har inte gjort en egen bedömning angående sekretessbelagd information utan vi använder oss av Chalmers, Linköpings och Umeå universitets risk och sårbarhetsanalyser angående BOX.

Till skillnad från PUL relaterad information som får lagras på BOX så får inte sekretessbelagd/skyddsvärd information sparas på BOX då avtalen innehåller inget skydd mot att annat lands lagstiftning tillämpas och Box inte kan avtala bort den amerikanska lagstiftningen i detta avseende.

  Skyddsvärd information är:
  • information som är sekretessbelagt enligt OSL (2009:400)
  • information som KTH genom avtal lovat hålla hemligt
  • information som kan leda till patent
  • information som i orätta händer kan orsaka KTH stor ekonomisk eller verksamhetsmässig skada
 

Om du har ett separat avtal som reglerar hur du skall hantera din information, så måste du se till att parten du har avtal med godkänner att du får lagra information på Box.

Mer information om säkerheten på BOX, Box Security Whitepaper.

Riskanalyser för nedladdning

UmU-riskanalys_boxtjänst-243-2537-12

LIU-2012-01193  Risk och sårbarhetsanalys av Box

Chalmers Risk och sårbarhetsanalys av Box 20120831
 

Fråga: Vem kan komma åt mina filer?
Svar: Filerna som finns på BOX kan komma åt av de du delat ut de till samt KTH's administratörer av tjänsten.

Frågav: Varför box och inte andra lösningar som dropbox, Onedrive, google drive?
Svar: BOX är den enda leverantören som har klarat av alla krav som ställdes vid upphandlingen av tjänsten, krav centraliserad användarhantering, SSO, krypterad lagring, PUL, EU model contracts mm.

Fråga: Kommer Box klienten att installeras på KTH Windows (WIKS) plattformen?
A: Ja, Box klienten kan installeras på KTH Windows (WIKS) datorer. Du kan beställa installationen av applikationen via KTH IT-Support.

Fråga: Kommer Box klienten att installeras på KTH Mac plattformen?
A: Ja, Box klienten kan installeras på KTH Mac datorer. Du kan beställa installationen av applikationen via KTH IT-Support.

Fråga: På vilka plattformar finns box?
Svar: BOX klienten finns på windows, mac, ios och android.

Fråga: Varför finns det ingen linux klient
Svar: Tyvärr så finns det ingen klient för BOX. Linux användare är hänvisade till webklienten.

Fråga: Varför kan jag inte editera filer på box via tjänster som google apps, mm?
Svar: Detta då KTH inte har avtal med dessa leverantörer angående PUL och då kan vi inte erbjuda integration med dessa tjänster.

Fråga: Vem ansvarar för filerna på BOX?
Svar: Du som användare av BOX ansvarar för informationen som finns i BOX.

Fråga: Tar KTH backup på box?
Svar: KTH tar inte backup på filerna på box, du som användare är ansvarig för filerna som finns på box.

Fråga: Vad händer när jag tar bort en/flera fil/er?
Svar:När du tar bort en fil så flyttas filen till papperskorgen (Trash). Filerna finns kvar i papperskorgen så länge kontot finns aktivt. Mer information om hur du använder papperskorgen (Trash) finns på följande plats " Managing files and folders "


Fråga: Kan stipendiater, postdoktorala studenter få tillgång till BOX?
Svar: Stipendiater och postdoktorala studenter räknar vi som studenter och får inte tillgång till KTH Box.

Fråga: Hur ser finansieringen av BOX på KTH?
Svar: Denna tjänst kommer att finansieras av IT-Avdelningen för KTH anställda.

Fråga: Kommer studenter att få tillgång till box?
Svar: Inte i dagsläget.

Fråga: Hur säker är BOX?
Svar: Allt som kommunikationen till BOX är krypterat med SSL samt all information som är lagrad hos BOX är krypterad.

Fråga: Vad händer med BOX om jag byter användarnamn?
Svar: Användarnamnet i BOX kommer att uppdateras automatiskt. Du kan komma att behöva att logga in igen med det nya användarnamnet.

Fråga: Varför kan jag inte tömma papperskorgen i Box?
Svar: Som standard på Box så rensas papperskorgen automatiskt efter en tidpunkt och för att undvika att man tappar information så har vi stängt av funktionen för alla användare. Du som användare kommer också enklare att återskapa filer då de inte tas bort. Om du vill tömma papperskorgen så kan du kontakta it-support@kth.se via epost och begära att din papperskorg skall tömmas. 

Fråga: Hur länge har jag tillgång till Box?
Svar: Så länge du är anställd på KTH så kommer du att ha tillgång till Box. När anställningen avslutas så stängs tillgången till Box av. Se när ditt KTH Box-konto avslutas

Fråga: Jag har inte längre tillgång till Box men behöver få tag på information som fanns på mitt Box konto.
Svar: Om konton inte blivit borttaget så kan du få tillgång till informationen om din dåvarande chef godkänner detta.

Fråga: Hur flyttar jag ägarskapet på en delad folder till annan person?
Svar: Du gör det genom att följa följande lathund på Box, How do i change the owner of a folder

Fråga: Kan opersonliga konton ha ett konto i KTH Box, tex avdelning@kth.se.
Svar:  Opersonliga konton som avdelningar/funktionsadresser mm kan inte ha ett KTH Box konto. Konton i Box är personliga.