Dokumenthantering

KTH är en statlig myndighet och därmed finns det krav på hur vi ska hantera information. Du som medarbetare behöver följa de lagar och interna rutiner som finns.

På den här sidan hittar du information om och rutiner för dokumenthantering. Har du frågor hör du av dig till ITM-skolans registrator, arkivarie och dokumentsamordnare på registrator@itm.kth.se

Allmänt om dokumenthantering

På ett universitet skapas dagligen en stor mängd information. En del är enbart för personligt bruk, men mycket är sådant som måste tas om hand på ett korrekt sätt för du själv och andra ska kunna hitta information igen. Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där dokument effektivt och systematiskt skapas, tas emot, används och bevaras eller gallras. Dokumenthanteringen syftar både till att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten genom att ta del av allmänna handlingar och skapa effektivitet i KTH:s arbete.

Rutinerna för dokumenthantering är till för att vi på ett så smidigt sätt som möjligt ska uppfylla både våra egna och externa behov av att återfinna information och för att vi ska uppfylla de krav som lagstiftningen ställer på oss.

Handlingar som ska diarieföras

Handlingar som ska diarieföras lämnas till registrator, antingen på papper eller digitalt. Om du har behörighet till W3D3 ansvarar du för det själv. Genom att lämna över pappershandlingar till registrator så slipper du ansvaret för dem. De kommer förvaras på ett korrekt sätt och risken att de förkommer minskar. Behöver du handlingen själv kan du lämna över originalet till registraturen och själv ta en arbetskopia (märk den gärna med ”kopia” så uppstår det inte någon förvirring i framtiden).

Leverera handlingar för arkivering

Handlingar som inte längre behövs i verksamheten bör lämnas över till skolans arkivarie som ser till att de kommer till ett slutarkiv. Genom att lämna över handlingen till dokumentsamordnaren slipper du ansvara för handlingen. Givetvis kan du få tillgång till handlingen igen om du behöver den, det är bara att kontakta skolans dokumentsamordnare. Majoriteten av alla nyare handlingar finns inskannade i diariet där du lätt kan komma åt dem.

Registrator på skolan finns hos Servicecenter och vi ser till att diarieföra de dokument som ska in i diariet och arkiveras enligt KTH:s regler.

Diarieföringens syfte är att skapa förutsättningar för allmänhetens rätt till insyn i myndighetens arbete samt att bidra till en effektiv verksamhet. Om du behöver diarieföra något skicka ett epostmeddelande till Servicecenter.

Dokumenthantering handlar om att skapa en god hantering av verksamhetsinformation där dokument effektivt och systematiskt: skapas, tas emot, bevaras eller gallras, används. Dokumenthanteringen syftar både till att säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten och skapa effektivitet i KTH:s arbete.

Skolans arkivarie anordnar tillfällen, ”Dokumentamnestier”, då du kan lämna in handlingar för arkivering. På intranätet publiceras datum och plats för kommande tillfällen.

Lokaler för arkivhandlingar

På ITM-skolan finns ett flertal lokaler där arkiverade handlingar förvaras tillfälligt innan de levereras till slutarkivet. Varje institution har minst en sådan lokal. Vill någon få tillgång till handlingar som finns i någon av lokalerna kan institutionens VhC eller personal från servicecenter hjälpa till. Vill någon arkivera handlingar och ställa in dem i en av lokalerna måste man gå genom skolans dokumentsamordnare.

Handlingar till skolchef (”Den blå mappen”)

Dokument som skolchef ska skriva under hanteras i en blå mapp. Skicka dokument till registraturen så blir handlingarna underskrivna. Bifoga e-post eller liknande om det behövs vidare upplysningar om dokumentens innebörd och var tydlig med vart handlingen ska ta vägen efter underskrift.

Postöppning

På KTH tillämpas central postöppning. På ITM-skolan innebär det att skolans servicecenter ansvarar för att öppna och dela ut posten. Behöver något av den inkommande posten diarieföras kommer registrator ordna det innan handlingen skickas till respektive mottagare. Det kan hända att registrator behåller originalhandlingen, men då kommer en kopia skickas ut istället. För att vi ska få öppna din post behöver du lämna in en blankett om medgivande till skolans registrator. Post som är märkt ”privat” eller ”personligt” kommer inte öppnas även om du lämnat in blanketten.

Hantering av utlämnande av allmänna handlingar

Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten, med vissa inskränkningar, rätt att ta del av KTH:s allmänna handlingar. Den som vill ta del av en handling behöver varken identifiera sig eller ange något syfte. Om någon begär att få ta del av en allmän handling måste ITM-skolan hantera denna begäran så skyndsamt som möjligt. Om du får en fråga om en allmän handling som du har tillgång till måste du hantera frågan så snart du kan.

W3D3 för handläggare

Har du behörighet som handläggare i W3D3 ansvarar du för de ärenden som du är markerad som handläggare på. Det innebär att du ansvarar för att alla handlingar som hör till ärendet blir registrerade och att du ser till att ärendet blir avslutat i W3D3 när det är slutfört. Diariet ska alltid vara uppdaterat. Du måste alltså regelbundet logga in i diariet och titta på dina ärenden och åtgärda det som behöver åtgärdas.