Sista dagen att inkomma med komplett underlag för utbetalning av arvode, utlägg och reseräkningar (inför löneutbetalning 23 december)

Tid: To 2019-12-05 kl 15.00

Sista dagen att inkomma med komplett underlag för utbetalning av arvode, utlägg och reseräkningar (inför löneutbetalning 23 december)

Arvode

  • Fyll i arvodesblankett (Blankett ”Utbetalning av timlön/ersättning”)
    • Rapportera arbetad tid – på varandra följande dagar kan rapporteras som en period (ej helg eller över månadsskifte!)
    • Notera kontering (projektnummer och org.enhet)
    • Ekonomisk attestant (för den aktuella org.enheten) ska signera
  • Ny arvodist?
    • Fyll i ”Anställningsbekräftelse för tillfällig anställning” (krävs för att läggas upp i HR+)
    • VhC och/eller Prefekt har delegation att signera å arbetsgivarens vägnar
    • Arvodisten fyller i och skickar Nordeablanketten till Nordea (ej till HR!).
      Annars betalas lön ut per AVI (skickas till adress som registreras i HR+)

Notera att:

  • Timlönebelopp är bestämda av KTH
  • Inkompletta underlag kan försena utbetalningen
  • Nya arvodister får utbetalning tidigast nästföljande månad

Läs mer om timlön och arvode . Här finner du också direktlänkar till aktuella blanketter m.m.

Utlägg

  • Om det inte går att fakturera ska du registrera dina inköp i KTH-res
  • Om du inte hittar lämplig rubrik för ditt inköp i KTH-res
    • Använd utläggsblanketten (”Redovisning av utlägg – avser anställda”)
  • Använd ej KTH-res vid
    • Representation OBS! Bifoga blankett för kostförmån!
    • Prenumerationer
    • Språkgranskning
  • Skicka in blanketten (antingen utskriven KTH-res-blankett eller utläggsblanketten) till HR
    • Bifoga alltid originalkvitton (max 1 år gamla!)
    • Bifoga deltagarlista och syfte vid representation

Notera att:

  • Inga privata inköp får finnas med på samma kvitto som utlägget avser, dvs. separera betalningarna!
  • I vissa fall krävs kontoutdrag
  • Inkompletta underlag kan försena utbetalningen

Läs mer om utlägg .

Vid frågor rörande arvoden eller utlägg, kontakta persadm@itm.kth.se .

Reseräkningar

  • Skapa en reseorder i KTH-res och få den godkänd av din chef
  • Boka alltid flyg, tåg, hotell och transfer via Egencia
  • Gå tillbaka till din reseräkning i KTH-res och registrera eventuella utlägg
  • Bifoga gärna alla bilagor (ej kvitton) digitalt i KTH-res
    • Bifoga alltid resplan (avgångs- och ankomsttid ska framgå för samtliga stopp)
    • Bifoga alltid alla boarding pass (även digitala)
    • Bifoga konferens-, workshop-, seminarie- och kursprogram
  • Slutför reseräkningen när du är klar (ändra status från preliminär till definitiv)
  • Skicka in reseräkningen till HR
    • Skriv ut din reseräkning från KTH-res
    • Bifoga alltid samtliga originalkvitton m.m. (skicka in tillsammans med reseräkning)
    • Samtliga övriga (ovanstående) bilagor om du ej bifogat dem i KTH-res

Notera att:

  • Spara alla kvitton (original), färdbiljetter, bokningsbekräftelser, resplaner, e-biljetter och digitala boardingkort samt program
  • Du behöver giltigt tjänstereseförsäkringskort innan resan (som du får från HR)
  • Reseräkning ska även göras vid reseförskott
    • Kvittering görs snarast efter att resan har avslutats, dock senast 3 månader efter att förskottet har betalats ut
  • Inkompletta underlag kan försena utbetalningen

Läs mer om tjänsteresor .

Vid frågor rörande tjänsteresor, kontakta resor@itm.kth.se .