Schemaunderlag – smartare arbetssätt ger bättre kontroll
På KTH hanteras schemaunderlag på olika sätt. På ITM skolan finns behov av att minska antalet mellanhänder och ge lärarna bättre kontroll. Claes Tisell, Universitetslektor på Institutionen för maskinkonstruktion, berättar om sina erfarenheter av att lägga schemaunderlag direkt i TimeEdit Preferences.
Den traditionella processen för schemaunderlag, som fortfarande används på många håll, innebär att lärare fyller i ett Excelunderlag som skickas till utbildningskansliet. Därifrån förs uppgifterna vidare till schemaläggarna som lägger in dem i systemet.
– Det kan lätt bli som viskleken, säger Claes Tisell . Man lämnar ifrån sig ett material som omarbetas i flera steg, och det är svårt att veta exakt vad som till slut registreras.
I dag lägger Claes själv in schemaunderlaget direkt i Preferences – något han gjort både inför höst- och vårterminen.
– Jag gillade aldrig Excel-filerna. Nu jobbar jag direkt i det system där underlaget faktiskt används.
Full överblick och större trygghet
När lärarna arbetar direkt i Preferences ser de exakt det som schemaläggarna ser. En stor fördel är möjligheten att kopiera förra årets schemaunderlag och justera det inför ny kursomgång.
– Det ger en helt annan trygghet. Tidigare visste jag inte exakt hur underlaget tolkades. Nu har jag full kontroll och bättre överblick.
Systemet innehåller mallar för olika undervisningsmoment och gör det enkelt att ändra ordning på aktiviteter, lägga kommentarer om till exempel rumsbehov och se hur allt hänger ihop.
– Kommentarerna följer med hela vägen, både till schemaläggarna och vidare till studenterna. Då slipper flera led tolka samma information.
Fördelar för både lärare och administration
ITM‑skolan uppmuntrar fler att prova arbetssättet. En viktig vinst är att läraren arbetar direkt mot schemaläggarnas deadline och därmed får mer tid.
– Tidsmässigt är det ungefär samma arbete som tidigare, särskilt när man kan utgå från fjolårets underlag, säger Claes. Samtidigt frigörs tid hos administrationen.
Annika Lilja, chef för utbildningsadministratörerna på ITM, betonar att det inte finns ett arbetssätt som passar alla.
– Det här är inget nytt, men vi vill visa att det finns valmöjligheter. Vid större eller mer komplexa scheman kan administrativt stöd vara värdefullt, men många lärare får bättre kontroll genom att lägga in underlaget själva.
Att Preferences kan upplevas som svårt för sällananvändare är känt, men stöd finns. Inför varje schemaläggning håller schemaläggarna digitala hjälpstugor och besöker varje skola så att lärare kan få hjälp direkt på plats.
– Både centrala schemaläggarna och kansliet har varit väldigt professionella och hjälpsamma, till exempel när kurser har gått över flera perioder, säger Claes. Man kan justera underlaget flera gånger innan det skickas in.
Till den som är osäker är hans råd enkelt:
– Testa! Med en kopia av förra årets schemaunderlag är det lätt att komma i gång. Du har hela sommaren på dig att laborera med ditt schema och det finns gott om hjälp att få om du kör fast. Jag kan verkligen rekommendera lärare att lägga schemaunderlaget själv.
Text och foto: Ulrika Georgsson