Fakturahantering i EFH

Uppdaterad: 2022-03-18
Processägare: Ekonomistaben på ITM-skolan, Nakisa Nouri
Aktörer i processen: VhC (Verksamhetscontroller), SLIPS (ekonomistab), Ekonom (Ekonomistaben vid ITM skolan), Fakturaservice (Fakturaservice vid GVS/KTH), Sakattestant (Den som ska attestera fakturan), Ekonomisk attestant (Den som har det ekonomiska ansvaret)
Tidsperiod:  Löpande

Processkarta

Processkarta Fakturahantering i EFH/Agresso för utskrift (pdf 111 kB)

Processbeskrivning

1. Fakturaservice på GVS tar emot inkommen faktura elektroniskt, via mail eller brev. Skannar in i EFH/Agresso.
2. Fakturaservice på GVS kollar om sakattestanten finns i EFH/Agresso? Om JA- se punkt 3. Om NEJ- se punkt 18.
3. Sakattestanten granskar fakturan och sakattesterar. Se vidare punkt 4.
4. Ekonomen kontrollerar: Stämmer allt och finns nödvändiga bilagor? Om JA- se punkt 5. Om NEJ- se punkt 14.
5. Ekonomen konterar fakturan och sänder den vidare för Ekonomisk attestant. Se vidare punkt 6.
6. Ekonomisk attestant kontrollerar att allt stämmer. Om JA- se punkt 7, om NEJ- se punkt 15.
7. Är det egen sakattest? Om JA- se punkt 8, om NEJ- se punkt 16.
8. Välj ”Eskalera” i EFH/Agresso. Se vidare punkt 9.
9. Går till arbetsledare enligt delegationen för attest. Se vidare punkt 10.
10. Är fakturan >250 000 kr? Om JA- se punkt 11, om NEJ- se punkt 13.
11. Är fakturan >1 000 000 kr? Om Ja- se punkt 12, om NEJ- se punkt 17.
12. Fakturan går vidare till skolchefen för attest. Se vidare punkt 13.
13. Fakturan är på väg mot betalning.
14. Ekonom anger orsak i kommentarsfältet och väljer ”åter sakattestant”. Se vidare punkt 3 igen.
15. Ekonomisk attestant väljer ”Åter ekonom” och anger vad som är fel/saknas. Se vidare punkt 4.
16. Ekonomisk attestant attesterar. Se vidare punkt 10.
17. Fakturan går till attestant enligt delegationen för attest. Se vidare punkt 13.
18. Fakturaservice på GVS lägger fakturan i ”Sakattestant okänd” i EFH/Agresso. Se vidare punkt 19.
19. SLIPS kontrollerar om sakattestanten finns på ITM-skolan. Om JA- se punkt 20, om NEJ- se punkt 24.
20.  Är beställaren sakattestant? Om JA- se punkt 21, om NEJ- se punkt 22.
21. SLIPS fyller i sakattestantens KTH ID och väljer ”Hanterad”. Se vidare punkt 3.
22. SLIPS fyller i enhetschefens eller VhCs KTH ID för den institutionen fakturan avser och väljer ”Hanterad”. Se vidare punkt 23.
23. VhC hanterar antingen fakturan själv eller väljer ”Vidarebefordrar” den till rätt enhet för hantering. Se vidare punkt 3.
24. Fakturaservice på GVS lägger fakturan till rätt skola på KTH.

Frågor?

Har du frågor rörande fakturahantering, kontakta ekonomistaben: ekonomistab@itm.kth.se .