Kundfakturering

Uppdaterad: 2021-06-01
Processägare: Ekonomistaben på ITM-skolan, Linda Gafvelin
Aktörer i processen: VhC (Verksamhetscontroller, administratör eller administrativt verksamhetsansvarig), Ekonomistab (Ekonomistaben vid ITM-skolan), GVS (Gemensamt Verksamhets Stöd)
Tidsperiod: Löpande

Processkarta

Processkarta Kundfakturering för utskrift (pdf 119 kB)

Processbeskrivning

Den numrerade listan nedan är inte i kronologisk ordning utan är beskrivningar till processkartans
rutor.

1. VhC/admin fyller i Faktureringsunderlag så att alla uppgifter är ifyllda. Kundnummer fylles i om kunden redan är upplagd. Har kunden fakturerats tidigare? Om JA- se punkt 2. Om NEJ- se punkt 10.
2. Finns kontrakt? Om JA- se punkt 3. Om NEJ- se punkt 7.
3. Avser faktureringen ett verksamhetsbidrag? Om JA- se punkt 6. Om NEJ- se punkt 4.
4. VhC/admin skickar faktureringsunderlag och kopia på avtal till ekonomistab@itm.kth.se .
5. Är fakturaunderlaget komplett? Om JA- se punkt 19. Om NEJ- se punkt 8.
6. Det är en rekvisition, ska EJ faktureras. Kontakta projekt ekonom.
7. VhC/admin skickar det ifyllda underlaget med mail/internpost till ekonomistab@itm.kth.se  / skolkansli - ekonomistaben. Bifoga även övriga faktureringsunderlag t.ex. kopior av kvitton, skriftlig beställning etc.
8. Ekonomistaben mailar tillbaka faktureringsunderlaget till VhC/admin med information om vad som ska kompletteras/rättas i fakturaunderlaget.
9. VhC/admin rättar fakturaunderlaget och mailar tillbaka till ekonomistab@itm.kth.se , se punkt 5.
10. Är den nya kunden svensk eller utländsk? Om svensk- se punkt 11. Om utländsk, se punkt 15.
11. VhC/admin fyller i organisationsnummer på faktureringsunderlaget och skickar till ekonomistaben.
12. Ekonomistaben kontrollerar organisationsnumret mot www.allabolag.se .
13. Stämmer organisationsnumret? Om JA- se punkt 14. Om NEJ- se punkt 11.
14. Ekonomistaben lägger upp kund i Agresso (se kap5 i Agressomanualen), se punkt 5.
15. VhC/admin fyller i blanketten "kund och finansiär ny/ändring". Viktigt att VAT-nummer (gäller inom Europa) är angivet.
16. Ekonomistaben mailar underlaget till GVS fakturaservice@kth.se  för upplägg av ny utländsk kund.
17. GVS - fakturaservice kontrollerar uppgifterna på blanketten mot VIES (länk finns på blanketten). Lägger sedan upp ny utländsk kund och mailar besked med kundnummer att kund är upplagd i Agresso till ekonomistab@itm.kth.se .
18. Ekonomistaben mottar information att kund är upplagd i Agresso. Se punkt 5.
19. Ekonomistaben kontrollerar om det avser intern- eller externfakturering. Kontrollerar hur projektet är upplagt (vilken verksamhet), kontrollerar kunduppgifter i Agresso mot faktureringsunderlaget, ska fakturan ställas ut med eller utan moms (se kap 9 i Ekonomihandboken).
20. Ställer ut fakturan i Agresso (se kap 5 Agressomanualen). Kör en testfakturering för att kontrollera att fakturan har blivit korrekt.
21. Är fakturan korrekt? Om JA- se punkt 23. Om NEJ- se punkt 22.
22. Ekonomistaben korrigerar det som blivit fel och test fakturerar igen. Se punkt 20.
23. Börjar kundfakturans kundnummer på 99, välj JA- se punkt 24. Om inte välj NEJ- se punkt 27.
24. Ekonomistaben skickar fakturan som e-faktura. Samt skriver ut 1 exemplar av fakturan, se punkt 25.
25. Ekonomistaben skriver ut 1 exemplar av fakturan. Se punkt 26.
26. Ekonomistaben sparar en kopia samt faktureringsunderlag och bokföringsunderlag från Agresso i Kundfaktura-pärmen.
27. Ska fakturan mailas till kund? Om JA- se punkt 25. Om NEJ- se punkt 28.
28. Fakturan ska skickas med post till kund.
29. Ekonomistaben skriver ut 2 exemplar av fakturan. Varav den ena skickas till kunden. Se punkt 26.

Frågor?

Har du frågor rörande kundfakturering, kontakta ekonomistaben: ekonomistab@itm.kth.se .