Till innehåll på sidan

Kundfakturering

Det här är en processbeskrivning för hur kunder ska faktureras från ITM-skolan. Den vänder sig till dig som är administratör eller administrativt verksamhetsansvarig.

Uppdaterad: 2021-06-01
Processägare: Ekonomistaben på ITM-skolan, Linda Gafvelin
Aktörer i processen: VhC (Verksamhetscontroller, administratör eller administrativt verksamhetsansvarig), Ekonomistab (Ekonomistaben vid ITM-skolan), GVS (Gemensamt Verksamhets Stöd)
Tidsperiod: Löpande

Processkarta

Processkarta kundfakturering. Finns även i textform på den här sidan.

Processkarta Kundfakturering för utskrift (pdf 119 kB)

Processbeskrivning

Den numrerade listan nedan är inte i kronologisk ordning utan är beskrivningar till processkartans
rutor.

  1. VhC/admin fyller i Faktureringsunderlag så att alla uppgifter är ifyllda. Kundnummer fylles i om kunden redan är upplagd. Har kunden fakturerats tidigare? Om JA- se punkt 2. Om NEJ- se punkt 10.
  2. Finns kontrakt? Om JA- se punkt 3. Om NEJ- se punkt 7.
  3. Avser faktureringen ett verksamhetsbidrag? Om JA- se punkt 6. Om NEJ- se punkt 4.
  4. VhC/admin skickar faktureringsunderlag och kopia på avtal till ekonomistab@itm.kth.se .
  5. Är fakturaunderlaget komplett? Om JA- se punkt 19. Om NEJ- se punkt 8.
  6. Det är en rekvisition, ska EJ faktureras. Kontakta projekt ekonom.
  7. VhC/admin skickar det ifyllda underlaget med mail/internpost till ekonomistab@itm.kth.se  / skolkansli - ekonomistaben. Bifoga även övriga faktureringsunderlag t.ex. kopior av kvitton, skriftlig beställning etc.
  8. Ekonomistaben mailar tillbaka faktureringsunderlaget till VhC/admin med information om vad som ska kompletteras/rättas i fakturaunderlaget.
  9. VhC/admin rättar fakturaunderlaget och mailar tillbaka till ekonomistab@itm.kth.se , se punkt 5.
  10. Är den nya kunden svensk eller utländsk? Om svensk- se punkt 11. Om utländsk, se punkt 15.
  11. VhC/admin fyller i organisationsnummer på faktureringsunderlaget och skickar till ekonomistaben.
  12. Ekonomistaben kontrollerar organisationsnumret mot www.allabolag.se .
  13. Stämmer organisationsnumret? Om JA- se punkt 14. Om NEJ- se punkt 11.
  14. Ekonomistaben lägger upp kund i Agresso (se kap5 i Agressomanualen), se punkt 5.
  15. VhC/admin fyller i blanketten "kund och finansiär ny/ändring". Viktigt att VAT-nummer (gäller inom Europa) är angivet.
  16. Ekonomistaben mailar underlaget till GVS fakturaservice@kth.se  för upplägg av ny utländsk kund.
  17. GVS - fakturaservice kontrollerar uppgifterna på blanketten mot VIES (länk finns på blanketten). Lägger sedan upp ny utländsk kund och mailar besked med kundnummer att kund är upplagd i Agresso till ekonomistab@itm.kth.se .
  18. Ekonomistaben mottar information att kund är upplagd i Agresso. Se punkt 5.
  19. Ekonomistaben kontrollerar om det avser intern- eller externfakturering. Kontrollerar hur projektet är upplagt (vilken verksamhet), kontrollerar kunduppgifter i Agresso mot faktureringsunderlaget, ska fakturan ställas ut med eller utan moms (se kap 9 i Ekonomihandboken).
  20. Ställer ut fakturan i Agresso (se kap 5 Agressomanualen). Kör en testfakturering för att kontrollera att fakturan har blivit korrekt.
  21. Är fakturan korrekt? Om JA- se punkt 23. Om NEJ- se punkt 22.
  22. Ekonomistaben korrigerar det som blivit fel och test fakturerar igen. Se punkt 20.
  23. Börjar kundfakturans kundnummer på 99, välj JA- se punkt 24. Om inte välj NEJ- se punkt 27.
  24. Ekonomistaben skickar fakturan som e-faktura. Samt skriver ut 1 exemplar av fakturan, se punkt 25.
  25. Ekonomistaben skriver ut 1 exemplar av fakturan. Se punkt 26.
  26. Ekonomistaben sparar en kopia samt faktureringsunderlag och bokföringsunderlag från Agresso i Kundfaktura-pärmen.
  27. Ska fakturan mailas till kund? Om JA- se punkt 25. Om NEJ- se punkt 28.
  28. Fakturan ska skickas med post till kund.
  29. Ekonomistaben skriver ut 2 exemplar av fakturan. Varav den ena skickas till kunden. Se punkt 26.

Frågor?

Har du frågor rörande kundfakturering, kontakta ekonomistaben: ekonomistab@itm.kth.se .

Delegationsändring i EFH 2022‑03‑25
EU‐projekt 2022‑03‑18
Fakturahantering 2022‑03‑25
Kundfakturering 2022‑03‑18
Projektuppstart 2022‑09‑20
Sakattestering av faktura 2022‑03‑18
Arvoden 2020‑06‑10
Reseräkningar 2020‑06‑04
Utlägg 2020‑06‑04
Inrättande av kurs på forskarnivå 2022‑04‑22
Inrättande av doktorsprogram 2022‑04‑22
Disputation 2022‑10‑27
Byte eller tillägg av handledare 2022‑04‑22
KS-administration 2020‑06‑10
Tentamen – administration 2020‑06‑10
Direktupphandling mellan 0 – 50 000 kr 2022‑06‑09
Direktupphandling mellan 50 000 – 100 000 kr 2022‑06‑09
Direktupphandling mellan 100 000 – 700 000 kr 2022‑06‑09
Inköp av tillfälliga lärarinsatser genom tjänsteupphandling 2022‑06‑09
ITM-skolans rutiner för studentinflytande