Reseräkningar
Det här är en processbeskrivning för hur reseräkningar på ITM skolan ska hanteras i KTH-Res. Den vänder sig till dig som är medarbetare och reser i tjänsten.
Upprättad: 2020-05-06
Processägare: Personalstaben på ITM-skolan
Aktörer i processen: Resenär (Resenär på ITM), ATT (ekonomisk attestansvarig för org. enheten), Personalstab (Personalstab vid ITM skolan), Löner (Löneavdelningen på GVS).
Tidsperiod: Löpande.
Processkartor
Processkartor Reseräkning för utskrift (pdf 87 kB)
Processbeskrivning
- Resenären skapar en reseorder i KTH-RES.
- Attestansvarig attesterar Reseordern
- Resenären bokar resan via upphandlad resebyrå i KTH-RES.
- Resenären skapar reseräkning, senast ett år efter resan, och skickar underlag till personalstab.
- Resenären ansvarar för att KTH:s policy följs.
- Resenären bär ansvaret för att underlaget kommer till personalstaben tillhanda.
- Resenären skapar reseräkningen helst genast efter återkomst till arbetsplatsen.
- Reseräkning ska vara attesterad senast 1 år efter resan.
- Personalstaben granskar reseräkningen.
- Personalstaben ansvarar för att reseräkningen blir redovisningsmässigt korrekt och att alla underlag bifogade i original finns.
- Vid frågor kontaktas resenären för komplettering.
- Behövs komplettering? (Om NEJ-se punkt 8. Om JA-se punkt 12) Byte av utläggstyp/reseavtal kan göras.
- Reseadministratören godkänner reseräkningen och skickar den för attest till attestansvarig. På sista dagen för attest gör reseadministratören gör även en sökning på granskade reseräkningar och skickar en påminnelse till attestansvariga.
- Behövs komplettering? (Om NEJ se punkt 10, om JA se punkt 12).
- Attestansvarig attesterar reseräkningen. Attestanten ansvarar för att kostnaden för reseräkningen är motiverad av verksamhetens behov och att rätt projekt debiteras.
- Utbetalning sker till resenären om endast skattefritt den 11:e, annars den 25:e.
- Resenären får ersättningen utbetald.
- Vid frågor kontaktas resenären för komplettering, vid större fel underkänns reseräkningen (endast av attestanten).
- Reseräkningen arkiveras på Personalstab/Skolkansliet.
Mer frågor om reseräkningar?
Har du frågor rörande reseräkningar, kontakta personalstaben: persadm@itm.kth.se .