Till innehåll på sidan

Reseräkningar

Det här är en processbeskrivning för hur reseräkningar på ITM skolan ska hanteras i KTH-Res. Den vänder sig till dig som är medarbetare och reser i tjänsten.

Upprättad: 2020-05-06
Processägare: Personalstaben på ITM-skolan
Aktörer i processen:  Resenär (Resenär på ITM), ATT (ekonomisk attestansvarig för org. enheten), Personalstab (Personalstab vid ITM skolan), Löner (Löneavdelningen på GVS).
Tidsperiod:  Löpande.

Processkartor

Processkarta före resa.
Processkarta reseräkning efter resa

 Processkartor Reseräkning för utskrift (pdf 87 kB)

Processbeskrivning

  1. Resenären skapar en reseorder i KTH-RES.
  2. Attestansvarig attesterar Reseordern
  3. Resenären bokar resan via upphandlad resebyrå i KTH-RES.
  4. Resenären skapar reseräkning, senast ett år efter resan, och skickar underlag till personalstab.
    • Resenären ansvarar för att KTH:s policy följs.
    • Resenären bär ansvaret för att underlaget kommer till personalstaben tillhanda.
    • Resenären skapar reseräkningen helst genast efter återkomst till arbetsplatsen.
    • Reseräkning ska vara attesterad senast 1 år efter resan.
  5. Personalstaben granskar reseräkningen.
    • Personalstaben ansvarar för att reseräkningen blir redovisningsmässigt korrekt och att alla underlag bifogade i original finns.
    • Vid frågor kontaktas resenären för komplettering.
  6. Behövs komplettering? (Om NEJ-se punkt 8. Om JA-se punkt 12) Byte av utläggstyp/reseavtal kan göras.
  7. Reseadministratören godkänner reseräkningen och skickar den för attest till attestansvarig. På sista dagen för attest gör reseadministratören gör även en sökning på granskade reseräkningar och skickar en påminnelse till attestansvariga.
  8. Behövs komplettering? (Om NEJ se punkt 10, om JA se punkt 12).
  9. Attestansvarig attesterar reseräkningen. Attestanten ansvarar för att kostnaden för reseräkningen är motiverad av verksamhetens behov och att rätt projekt debiteras.
  10. Utbetalning sker till resenären om endast skattefritt den 11:e, annars den 25:e.
  11. Resenären får ersättningen utbetald.
  12. Vid frågor kontaktas resenären för komplettering, vid större fel underkänns reseräkningen (endast av attestanten).
  13. Reseräkningen arkiveras på Personalstab/Skolkansliet.

Mer frågor om reseräkningar?

Har du frågor rörande reseräkningar, kontakta personalstaben: persadm@itm.kth.se .

Delegationsändring i EFH 2022‑03‑25
Administration av EU‐projekt 2022‑03‑18
Fakturahantering i EFH 2022‑03‑25
Kundfakturering 2022‑03‑18
Projektuppstart 2022‑09‑20
Sakattestering av faktura 2022‑03‑18
Rekrytering av Teknisk-, administrativ- och servicepersonal 2020‑06‑10
Arvoden 2020‑06‑10
Reseräkningar 2020‑06‑04
Utlägg 2020‑06‑04
Inrättande av kurs på forskarnivå 2022‑04‑22
Inrättande av doktorsprogram 2022‑04‑22
Disputation 2022‑04‑25
Byte eller tillägg av handledare 2022‑04‑22
Kontrollskrivning (KS-administration) 2020‑06‑10
Tentamen – administration 2020‑06‑10
Direktupphandling mellan 0 – 50 000 kr 2022‑06‑09
Direktupphandling mellan 50 000 – 100 000 kr 2022‑06‑09
Direktupphandling mellan 100 000 – 700 000 kr 2022‑06‑09
Inköp av tillfälliga lärarinsatser genom tjänsteupphandling 2022‑06‑09
ITM-skolans rutiner för studentinflytande