Till innehåll på sidan

Projektuppstart

Det här är en processbeskrivning för hur ansökningar och kontrakt vid uppstart av projekt ska hanteras på ITM-skolan. Processen gäller ej för EU-projekt. Den vänder sig till dig som är projektledare, verksamhetscontroller eller projektekonom.

Uppdaterad: 2021-06-17
Processägare: Ekonomistaben på ITM-skolan (Patrick Borgerot)
Aktörer i processen: Projektledare, VHC (Verksamhetscontroller), Projektekonom (Ekonomistaben på ITM-skolan), Registrator på ITM-skolan, Skolchef eller Prefekt, Finansiär
Tidsperiod:  Löpande

Processkarta

Processkarta för uppstart av nya projekt. Finns även i textform på den här sidan.

Processkarta Uppstart av nytt projekt för utskrift (pdf 112 kB)

Processbeskrivning

  1. Forskaren och/eller projektledaren skriver ansökan och gör budget tillsammans med VHC.
  2. VHC gör budget tillsammans med projektledare.
  3. Påskrift enligt delegationsordning. Prefekt eller skolchef skriver under och skickar tillbaka ansökan till projektledaren.
  4. Projektledaren skickar in ansökan till finansiären med cc till VHC för diarieföring (se p.17).
  5. Finansiären utvärderar ansökan och meddelar svar till projektledaren.
  6. Projektledaren får svar. Avslag skickas till VHC för vidarebefordran till registrator. Kontrakt skickas till VHC för genomgång.
  7. Projektledaren går igenom kontraktet tillsammans med VHC.
  8. VHC går igenom kontraktet tillsammans med projektledaren.
  9. Kontraktet är utan tveksamheter:
    Om JA se punkt 10.
    Om NEJ går ärendet till projektledaren (se ruta 22-25 i processbeskrivningen) som ev. tar upp kontraktet med jurist för att klargöra tveksamheter och bollar med VHC. När utredning är klar skickas beslut, kontrakt och budget till VHC och projektledare. Se punkt 12.
  10. Projektledaren kommunicerar kontraktet med skolchef samt ber om underskrift.
  11. Skolchef skriver under avtalet, detta enligt KTH:s besluts och delegationsordning. För mer information, se KTH:s besluts och delegationsordning.
  12. För att ett projekt ska bli upplagt i Agresso krävs följande dokument:
    • Ett fullständigt originalkontrakt innehållande de uppgifter som är nödvändiga för bokslut: (länk till ekonomihandbok)
      • Uppgifter om motpart/finansiär
      • Kontraktets från- och slutdatum
      • Kontraktets totala belopp som avser KTH
      • Underskrift av alla parter.
    • En ifylld projektblankett innehållande uppgifter om lönekontering i % samt belopp för eventuell medfinansiering. Även uppgifter om, org-enhet, vilket projekt personen skall omkonteras från behövs. ITMs diarienummer och budget ska finnas med .

      Om något saknas avvaktar vi med att lägga upp projektet tills alla uppgifter inkommit. Kostnader kan, i väntan på detta, läggas på ett övergripande projekt
  13. Projektekonom lägger upp projektet i Agresso och ändrar den automatiska lönekonteringen i HR+ enligt instruktion från VHC eller bemanningsfliken. Sedan läggs kontraktet upp i kontraktsreskontran och kontraktet skickas vidare till Registrator. Ekonomistaben fyller i information om projektet i flik 9 och 10 i Agresso där man bland annat kan ange när projektet ska redovisas.

  14. Registrator diarieför kontraktet med projektnummer.
  15. Registrator skickar diarienummer till projektekonom och VHC (om inte det redan finns).
  16. Projektekonom skriver in diarienummer i Agressos projektregister. Projektekonom sparar det gulmarkerade kontraktet på P:// ITM-Ekonomistab – Digitala pärmar. Kontraktet döps Kontrakt ORG-Projektnummer (ex Kontrakt MAA-A1000). Kontraktet sparas också i Agresso.
  17. Projektledare skickar kopia av ansökan till VHC
  18. VHC skickar ansökan till registrator för diarieföring
  19. Registrator diarieför ansökan och meddelar diarienummer.
  20. Om ansökan ej blev godkänd skickas den vidare till registrator för diarieföring
  21. Registrator diarieför avslagen ansökan och avslutar ärendet i diariet.
  22. Projektledaren eller VHC går igenom kontrakt och tar eventuellt kontakt med jurist för att klargöra tveksamheter.
  23. Projektledaren diskuterar eventuella frågor med VHC.
  24. VHC hjälper till med frågor.
  25. Projektledaren skickar beslut, kontrakt och budget till VHC med kopia till projektledaren.

Frågor?

Har du frågor rörande uppstart av nytt projekt, kontakta ekonomistaben: ekonomistab@itm.kth.se .