Tjänsteresa – så här gör du
Här kan du som jobbar på ITM-skolan lära dig vad du ska göra innan resan, under och efter.
Innan du reser
Tänk på att planera och genomföra dina möten och resor så att miljöpåverkan minimeras och att miljöaspekten vägs in i alla beslut gällande transportmedel och boende.
Gör en riskbedömning utifrån inreseregler
Vad händer om du blir sjuk? Kontrollera landets inreseregler vid ec krav på karantän etc.
Kontrollera UD:s rådande reserekommendationer
Du som reser är skyldig att kontrollera och följa UD:s rekommendationer. Se
UD avråder
eller ladda hem appen UD Resklar.
Steg 1 – Boka resa och förbered dokumentation
För resor över 100km behöver du skapa en reseorder. En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beviljad av närmaste chef samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan skett i tjänsten, detta kan ses genom attesterad reseorder i KTH-RES.
Boka alltid flyg, tåg, taxi inom Sverige, hotell och transfer (ex. flygbuss eller Arlanda Express) via den upphandlade resebyrån Egencia som fakturerar KTH.
Skapa en reseorder
Är det första gången du är inne i KTH-RES? Se till att du har aktiverat din reseprofil först innan du kan boka:
Skapa/uppdatera din resenärsprofil
Har du uppdaterat din resenärsprofil går du vidare via guiden:
Tjänstereseförsäkringskort
Innan du åker på tjänsteresa bör du ha med dig ett personligt försäkringsbevis "Swedish State Business Travel Insurance Certificate". Kontakta oss så ser vi till att du får ditt försäkringsintyg före avresa.
Om du ska resa till ett land inom EU/EES eller till Schweiz bör du även ha med dig ett "Europeiskt sjukförsäkringskort "(EU-kort). Läs mer om hur du är försäkrad och hur du skaffare EU-kort:
Steg 2 – Skapa utläggsrapport
Utläggsrapporten skapar du i KTH-RES snarast efter genomförd resa för att få ev. reseersättning och traktamente. Underlag äldre än 1 år nekas av KTH. Har du skapat en reseorder behöver du inte bifoga samma underlag igen men du behöver däremot koppla ihop reseordern med en utläggsrapport.
Stöd kring hur du skapar en utläggsrapport
Dokumentation som ska bifogas till din utläggsrapport
- Syfte med resan, (t ex konferensprogram, inbjudan, intyg, mail.)
- Reseplan/Itinerary (flygtider)/handling från Egencia. Din itinerary (flygtider) finns den i Egencias portal när du bokat din resa.
- Samtliga originalkvitton, gärna numrerade och tejpade på separata ark - OBS, tänk på 1-års regeln!
- Kopia på banktransaktioner vid större summor förutom om du betalt med FUP-kort.
- Om du stannat längre än konferensen/kursen pågick i samband med din resa behöver du komplettera ett förtydligande med detaljer om din avstickare. Traktamente utgår ej under semester.
- Vid eventuella avsteg från upphandlade tjänster behöver en skriftlig förklaring även finnas bifogad i ditt utlägg. T.ex. vid bokning av taxi inom Sverige, om taxiföretaget Cabonline inte kan skicka en bil vid önskad tid och du tvingats ringa ett annat bolag.
- Utläggsrapportens första sida där ditt ärendenummer och namn framgår.
Ladda upp all dokumentation i KTH-RES så behöver du inte skriva ut och posta den förutsatt att allt underlag är digitalt. Då räcker det att du mailar in utläggsrapportens framsida. Men om du har papperskvitton som du fått fysiskt vid betalningstillfället måste du sända dessa kvitton i original. Sänd alla papperskvitton i original tillsammans med en utskrift av utläggsrapportens framsida så vi vet vems kvitton det är.
Behöver du hjälp?
Se manualen:
Se frågor och svar:
Frågor och svar
Steg 3 – Lämna din utläggsrapport
Undvik gärna att häfta ihop underlagen om du inte har tillgång till tejp. Lämna eventuella pappersunderlag i originalformat tillsammans med försättsbladet på din utläggsrapport till din reseadministratör för att få ersättning.
Vid endast digitala underlag räcker det med att du mejlar din utläggsrapport till resor@itm.kth.se .
Pappersunderlag lämnas till:
Södertälje
Expeditionen
Kvarnbergagatan 12
KTH Campus
Reseadministratör
Lindstedtsvägen 30