Till innehåll på sidan

Formalia som är bra att känna till

Rätt att teckna firman på KTH har endast rektor eller den hon har delegerat denna rätt till.

För skolan har skolchefen fått denna delegation.

För institutionerna har prefekten fått denna delegation. Detta innebär således att prefekt är den som skriver under bl.a. förfrågningsunderlag och beställningar på institutionerna. Prefekten kan i sin tur delegera denna rätt till personal på institutionerna antingen för vissa funktioner eller för ett enskilt upphandlingsärende.

Kreditkontroll på leverantören

Det är ett absolut krav, om inte leverantören är väl känd, att man kontrollerar att leverantören har F-skattesedel, betalat sina skatter och inte har några betalningsanmärkningar innan beställningen görs.

Kontrollen görs med hjälp av att ta en kreditmall på leverantören, maila leverantörens organisationsnummer till inköpsansvarig på SCI.

Du får tillbaka en pdf fil över leverantören ekonomiska översikt med trafikljusbedömning.

Grönt ljus - uppfyller KTH:s krav
Gult ljus - gör en extra granskning av leverantören, ta hjälp av ekonomiansvarig
Rött ljus - lägg inte beställningen hos leverantören

Beställning

Beställningar/avrop skall alltid vara skriftliga och får endast göras av ansvarig person.

Beställningarna skall minst innehålla:
vem som beställer,
vem man beställer av,
vad som beställs,
till vilket pris det beställs,
var, när och hur det ska levereras.

För avropsbeställning gäller att man även ska ange vilket ramavtal som avropas.

Sekretess

Anbud är ovillkorligen hemliga fram till tilldelningsbeslut.

Diarieföring och arkivering

Upphandlingsakten/samtliga beställningar skall diarieföras och arkiveras. På Skolan för teknikvetenskap görs detta hos  för din avdelning.