Så jobbar vi smart i Teams

Här hittar du 10 regler för hur Verksamhetsstödet ska arbeta smartare digitalt – med Teams som centralt verktyg. De hjälper dig att göra rätt och arbeta effektivt, där vi mejlar mindre, delar länkar till dokument och lagrar data i gemensamma molnytor istället för i personliga mappar.

10 regler för KTH:s verksamhetsstöd

1. Teams samlar laget

Använd Teams för information, samarbeten och filer som hör till en avdelning, grupp eller projekt. Här ska allt gemensamt material finnas.

Alla nya Teams-ytor och kanaler ska följa en gemensam struktur. Skapa hellre nya kanaler i befintliga Team än skapa nya Team i onödan. Avdelnings- eller gruppchef beslutar om du får öppna ny Teams-yta.

2. OneDrive är din egen verktygslåda

Förvara personliga filer i OneDrive eller dela tillfälligt med enstaka personer när du jobbar tidigt i en process.

Kombinationen OneDrive och Teams gör att du kan arbeta sömlöst med egna och delade dokument.

3. Rätt sak på rätt ställe – vårt tjänstemannaansvar

Publicera innehåll i relevanta kanaler. Tänk igenom sekretess och regler för allmänna handlingar, för även en chatt kan bli en allmän handling som begärs ut. Avdelnings- eller gruppchef kan stänga yta som inte följer KTH:s regler.

4. Jobba i samma dokument – inte i trådnystan av mejl

Ett dokument, en plats. Dela länkar i stället för att skicka filer, så minskar vi dubbletter och håller versioner i ordning.

5. Välj rätt väg för ditt budskap

Chatt = snabba frågor och korta avstämningar
Kanal = synligt för fler och bestående senare
Mejl = formellt eller externt.

Ställ in status och notiser, och bestäm gemensamma spelregler i teamet, för Teams ska underlätta effektivt arbete – inte störa det.

6. Namn som gör att vi hittar

Följ KTH:s namngivningsregler för Team, projekt och externa samarbeten, exempelvis:

Avdelning: VS-EDO (allmän och öppen information)
Grupp: VS-IT-DAP (specifik information för grupp)
Projekt: VS-PROJ-XXX (specifik information för projektet)

7. Två ägare – alltid

Varje Team och varje privat kanal ska ha minst två ägare för att säkerställa kontinuitet och att behörigheter hanteras korrekt.

8. Ordning och reda är allas ansvar

Rensa inaktuellt material, följ gemensamma regler och bidra till en organiserad digital arbetsmiljö. Det är allas ansvar att utöva tjänstemannaansvar och ansvara för att all delad dokumentation följer myndighetskrav.

Ägare av Teams-yta ansvarar för att regler och struktur följs i Teams-yta, och för städning och stängning.

9. Säkert från start

Alla medlemmar ska förstå och utöva riktlinjer för informationssäkerhet. Gör en riskanalys innan du publicerar information. Data med Säkerhetsklass 3 ska hanteras i särskilda system.

KTH:s data lagras i Norden och Microsofts molnlagring är lika säkert som våra lokala servrar.