Till innehåll på sidan

Genomlysning av KTH:s verksamhetsstöd

En genomlysning av KTH:s verksamhetsstöd kommer att göras med start i april 2021. Genomlysningen syftar till att identifiera behov av utveckling inom stödet och genomföra utvecklingsarbete som bedöms som prioriterat. Arbetet genomförs gemensamt mellan det gemensamma verksamhetsstödet och KTH:s skolor. Målsättningen är att vidareutveckla stödprocesserna och därmed frigöra resurser till utbildning och forskning. Ett annat viktigt syfte är att skapa en struktur för fortsatt förvaltning och vidareutveckling av verksamhetsstödet som möjliggör snabba omställningar utifrån KTH:s interna behov eller förändringar i omvärlden.

Genomlysningen finns med som ett uppdrag i verksamhetsplanen för 2021 där det även står att läsa: ”Det övergripande syftet med att utveckla verksamhetsstödet som helhet vid KTH är att säkerställa ett enhetligt och effektivt stöd som med hög kvalitet och stor följsamhet balanserar stödet till lärare och forskare med de krav som följer av KTH:s roll som högskolemyndighet.”

En förutsättning för att framgångsrikt utveckla stödverksamheten och därigenom skapa värde för KTH är en kultur präglad av samarbete och ömsesidig respekt för våra olika bidrag till KTH:s utbildning och forskning. Sammantaget förväntas arbetet bidra till en god arbetsmiljö, universitetets konkurrenskraft och att KTH uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. 

Arbetet ska utöver det rena projekt- och processarbetet skapa engagemang och bidra till lärande, kompetensutveckling och ett utvecklat ledarskap och medarbetarskap inom verksamhetsstödet vid KTH.

Arbetets inriktning

Genomlysningen kommer att genomföras i form av ett flerårigt program och kommer i sin första fas att pågå till och med 2022. Ett program är en metod för utvecklingsarbete där man samlar ett antal projekt och aktiviteter med samma övergripande mål från analys till implementering. Programmetoden används när de ingående projekten och aktiviteterna behöver samordnas snarare än hanteras enskilt. 

Fokus i genomlysningen kommer att ligga på arbetsflöden och processer inom verksamhetsstödet. Hur kan dessa utvecklas för att bli effektivare? Vilka processer blir mest effektiva om de hanteras på ett enhetligt sätt och vilka blir bättre med specialanpassning? Finns det processer som kan automatiseras och digitaliseras och i så fall hur? Vilken IT-infrastruktur krävs? Och hur kan mer tid frigöras för undervisning och forskning?

Arbetet kommer även att ta hänsyn till utfallet från tidigare utvärderingsarbeten och till pågående utvecklingsprojekt inom verksamhetsstödet.

Genomförande

Genomlysningen kommer att involvera såväl medarbetare inom verksamhetsstödet som lärare och forskare för att säkerställa användarperspektivet i utvecklingen av stödet.

Utvecklingsarbetet kommer att bemannas med personer med sakkompetens inom respektive stödområde. Arbetet kommer i normalfallet att inledas med en processkartläggning av nuläge och önskat läge. Därefter värderas de ingående delarna i processen utifrån hur de fungerar, för att lyfta fram vad i processen som behöver utvecklas. Det kan också bli aktuellt att ta ställning till huruvida arbetet kan automatiseras eller digitaliseras samt vilka kompetenser just detta stödområde kräver. Det kan medföra såväl kompetensutvecklingsbehov av befintlig personal som nyrekrytering. Därtill kommer satsningar att göras på kompetens i förändringsledning hos framför allt chefer och ledare vid KTH.

Arbetssättet syftar till en stabil process som kan vidareutvecklas genom en aktiv förvaltning och kontinuerligt förbättringsarbete, synkroniserad med KTH:s övergripande planerings- och uppföljningsprocess och kvalitetssystem. För vissa utvecklingsområden kan det vara relevant att överväga helt nya innovativa lösningar till exempel med hjälp av IT.

Organisation

För att leda arbetet och ansvara för att programmets mål uppnås finns en styrgrupp. Styrgruppen består av skolcheferna, vicerektor för digitalisering, representant för THS och universitetsdirektören, som är den som fattar alla övergripande beslut inom programmet.

Dessutom tillsätts ett prioriteringsråd som utarbetar förslag till vilka projekt och processarbeten inom verksamhetsstödet som ska prioriteras. Förslagen till prioriteringar presenteras för programmets styrgrupp. Prioriteringsrådet består av de administrativa cheferna vid skolorna och GVS samt IT-chef och personalchef.

För att koordinera, administrera och ge stöd till de projekt och processarbeten som ingår i programmet finns ett programsekretariat. Programsekretariatet består av personer med kompetenser inom verksamhetsutveckling, processorientering, förändringsledning, kommunikation samt kompetensförsörjning.

Läs mer om programmets organisation

Programdirektivet

Programdirektivet har beslutats av rektor och sätter ramarna för genomlysningen, däribland inriktning, avgränsningar och projektorganisation.

Ta del av programdirektivet

Innehållsansvarig:Anna Johansson
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2021-04-14