Intern och extern miljörevision

RUTIN Dokument ID
Intern och extern miljörevision MR-KTH-C-009
Fastställd av Fastställt datum
Hållbarhetschef 2018-09-23
Skapad av Gällande från
Miljösamordnare/Miljöadministratör 2018-09-23
Dokumentansvarig Version
Hållbarhetschef 01

1. Syfte

Syftet med denna rutin är att beskriva hur interna och externa miljörevisioner planeras, genomförs, följs upp, dokumenteras och kommuniceras.

2. Omfattning/avgränsning

Rutinen omfattar hela KTH.

3. Definitioner

Intern miljörevision

Är att systematiskt, oberoende och dokumenterad process som syftar till att skaffa revisionsbelägg och utvärdera dessa objektivt föra att kunna avgöra i vilken utsträckning revisionskriterierna har uppfyllts.

Extern miljörevision Oberoende och systematisk granskning av miljöledningssystemet av en extern revisor från ett oberoende certifieringsorgan.
Avvikelse En avvikelse är icke-uppfyllande av ett krav. Kravet kan vara formulerat i standarden, miljöledningssystemet, i miljölagstiftning eller andra bindande krav.
Förebyggande åtgärd En åtgärd som genomförs för att avlägsna orsaken till en potentiell avvikelse.
Korrigerande åtgärd En åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse och för att förebygga upprepning av denna.
Förbättringsförslag Är att utföra en åtgärd för att förbättra miljöledningssystemet eller organisationens miljöprestanda.
Revisionsplan

Är det övergripande dokumentet som beskriver hur interna revisioner planeras under en treårsperiod på KTH vilket inkluderar frekvens, metod, ansvar, planeringskrav och rapportering av interna revisioner.

Revisionsprogram Är det detaljerade program som upprättas för respektive revision och som beskriver vilka krav som ska revideras, vilka personer som ska intervjuas och vilka platser som ska besökas.

4. Ansvar

Rektor är beställare av de interna miljörevisionerna som ledningens verktyg för uppföjning och utvärdering av miljöledningssystemet och KTH:s miljöprestanda. Hållbarhetschefen föreslår till rektor fokusområden för den interna miljörevisionen som därefter beslutas av rektor.

Hållbarhetschefen har det övergripande ansvaret för att interna och externa miljörevisioner genomförs, och har kontakt med det externa certifieringsorganet. Hållbarhetschef ansvarar för att ge ledningen, skolorna och UF information om planering av och information om resultatet från interna och externa miljörevisioner.

Chefer inom skolan och chefer inom universitetsförvaltningen är ansvariga för att de interna och externa miljörevisionerna genomförs som planerat samt för att vidta nödvändiga åtgärder för att stänga uppkomna avvikelser och förbättringsförslag i deras respektive verksamheter.

Miljöombud ska vara behjälpliga vid planering av revisioner inom sin egen verksamhet, bokning av lokaler, guider etc.

Interna miljörevisorer ansvarar för att planera, utföra revisioner samt rapportera och följa upp avvikelser och förbättringsförslag enligt fastställda rutiner och mallar. Kompetenskrav definieras i funktionsbeskrivning. Inför varje revisionstillfälle utses en revisionsledare som har det övergripande ansvaret för revisionen och som sammanfattar resultatet i en revisionsrapport för hela KTH.  

Chefer och medarbetare ansvarar för att delta på interna och externa miljörevisioner.

5. Genomförande

5.1 Intern miljörevision

Interna miljörevisioner planeras av KTH Sustainability Office. Planering och genomförande av interna miljörevisioner görs enligt upprättad revisionsplan som omfattar 3 år. Planen tar hänsyn till verksamhetsprocesser som har betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultatet från tidigare revisioner.Interna miljörevisioner planeras av KTH Sustainability Office. Planering och genomförande av interna miljörevisioner genomförs enligt upprättad revisionsplan som omfattar 3 år. Planen tar hänsyn till verksamhetsprocesser som har betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultatet från tidigare revisioner.Revisionen utförs enligt upprättat revisionsprogram och omfattar skolor/UF och KTH Centralt.

Före revisionen
Inför varje revision upprättas ett revisionsprogram med information om vilka områden som ska revideras, datum, tider, platser och personer som revisorerna ska träffa samt vilka som är interna miljörevisorer. Revisorerna går igenom verksamhetsprocesser med betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultat från tidigare revisioner, såsom rapporter, avvikelser och förbättringsförslag mm.

Revisionen
Revisionen utförs enligt upprättat revisionsprogram och omfattar skolor/UF och KTH Centralt. På revisionsdagen hålls intervjuer med nyckelpersoner och platsbesök i verksamheten genomförs. Revisionerna genomföras vid behov med representanter från olika delar av en verksamhetsprocess eller visst område i form av workshop.

Revisionsrapport
Efter avslutad revision skriver de interna miljörevisorerna en revisionsrapport, enligt mall, där eventuella avvikelser/förbättringsförslag framgår. Rapporten skickas till chefer inom skolorna, chefer inom UF och miljöombud senast 10 arbetsdagar efter revisionen för möjlighet till korrigeringar/synpunkter. Synpunkter från skolan/UF ska inkomma senast 5 arbetsdagar efter mottaget rapportutkast. En slutlig rapport skickas sedan ut tillsammans med blanketterna för avvikelser och förbättringsförslag.
Kommunikation och spridning av rapporten beslutas och hanteras av skolan/UF och KTH Centralt.
KTH Sustainability Office arkiverar rapporter från interna miljörevisioner.

Hantering av avvikelser
Rapportering av avvikelser sker i en Avvikelseblankett. Varje avvikelse förses i blanketten med ett löpnummer (IR-åååå-skola-löpnummer). Skolan/UF och KTH Centralt ska senast 10 arbetsdagar efter mottagen slutlig revisionsrapport skicka tillbaka blanketten med planerade åtgärder och tidplan till revisorerna. De interna miljörevisorerna ska godkänna tidplan och åtgärderna genom att ange datum i avvikelseblanketten i kolumn för godkännande. När åtgärderna är genomförda rapporteras detta i avvikelseblanketten. Avvikelser stängs av Hållbarhetschef genom att datum anges kolumn för stängd avvikelsen. Fältet för godkännande är låst och kan endast ändras av Hållbarhetschef.

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering ska åtgärdas omgående.

Hantering av förbättringsförslag
De förbättringsförslag som uppkommit vid intern/extern revision sammaställs per skola/UF och KTH Centralt och förs in i blanketten avsedd för förbättringsförslag med ett löpnummer (FF-åååå-skola-löpnummer). Skolan/UF och KTH Centralt ska senast 10 arbetsdagar efter mottagen slutlig revisionsrapport skicka tillbaka blanketten med planerade åtgärder och tidplan till revisorerna. De interna miljörevisorerna ska godkänna tidplan och åtgärderna, genom att ange datum i blanketten i kolumn för godkännande. När åtgärderna är genomförda rapporteras detta i blanketten. Godkännande och stängning av förslaget görs av Hållbarhetschef genom att datum anges kolumn för stängt förbättringsförslag. Fältet för godkännande är låst och kan endast ändras av Hållbarhetschef.

Flödesschema för intern och extern miljörevision

5.2 Extern miljörevision

Extern miljörevision genomförs av ett extern certifieringsorgan. Revisioner genomförs en gång per år och vart tredje år görs en mer omfattande omcertifiering, då besöks samtliga skolor, UF och KTH centralt. Omfattning av revisionen beslutas av certifieringsorganet.

Före revisionen
Planering av externa miljörevisioner görs enligt upprättad revisionsplan. Inför revisionen upprättas ett revisionsprogram som innehåller information om vilka områden som ska revideras, datum, tider samt vem/vilka som är externa miljörevisorer. Externa revisorerna går igenom relevanta verksamhetsprocesser, förändringar i organisationen och tidigare revisioners resultat, såsom rapporter, avvikelser och förbättringsförslag mm.

Revisionen
Revisionen genomförs enligt upprättat revisionsprogram. På revisionsdagen hålls intervjuer med nyckelpersoner och platsbesök genomförs. Vid behov genomförs revisioner av verksamhetsprocesser med deltagare från olika delar av processen eller ett visst område.

Revisionsrapport
Efter avslutad revision skriver revisorerna ett revisionsprotokoll. Av protokollet framgår vilka del krav som reviderats, iakttagelser, förbättringsförslag samt uppkomna avvikelser/förbättrings och gradering av dessa. Protokollet levereras vid sista revisionsdagens slut och skickas till Hållbarhetschefen. Hållbarhetschefen ansvarar för att sprida information till samtliga skolor/UF och KTH Centralt om vilka åtgärder som behöver genomföras och hur de ska följas upp. Information skickas till chefer inom skolorna, cheferna inom förvaltningen och miljöombud. Ytterligare kommunikation och spridning av rapporten och avvikelser beslutas och hanteras av cheferna inom skolorna och chefer inom förvaltningen.

Hållbarhetschef upprättare en sammanfattande rapport för genomförandet av den interna miljörevisionsrapporten på KTH.

Hantering av avvikelser
Efter genomförd revision har KTH 90 dagar på sig att stänga samtliga avvikelser. Hållbarhetschef ansvarar för att rapportera avvikelser till revisionsbolaget. Rapportering sker i webbaserad portal. Hållbarhetschef ansvarar för att informera samtliga skolor/UF och KTH Centralt om vilka avvikelser som behöver åtgärdas av respektive skola/UF och KTH Centralt.

Skolor/UF och KTH Centralt ansvarar för att åtgärda avvikelser och rapportera dessa till Hållbarhetschef enligt den tidplan som anges av Hållbarhetschefen för att samtliga avvikelser ska kunna stängas i tid. Rapportering av avvikelser som skolorna/UF och KTH Centralt omfattas av sker i Avvikelseblankett. Skolan/UF och KTH Centralt ska senast 10 arbetsdagar efter mottagen slutlig revisionsrapport skicka tillbaka blanketten med planerade åtgärder och tidplan till revisorerna. Hållbarhetschef ska godkänna tidplan och åtgärder, anges i Avvikelseblanketten med datum för godkännande. När åtgärderna är genomförda rapporteras detta i avvikelseblanketten. Avvikelser stängs av Hållbarhetschef genom att datum anges i kolumn för stängd avvikelsen. Fältet för godkännande är låst och kan endast ändras av Hållbarhetschef.

Allvarliga avvikelser som kräver omedelbar hantering ska åtgärdas omgående.

Hantering av förbättringsförslag
De förbättringsförslag som uppkommit vid intern/extern revision sammaställs per skola/UF och KTH Centralt och förs in i blanketten avsedd för förbättringsförslag med ett löpnummer (FF-åååå-skola-löpnummer). Skolor/UF och KTH Centralt ansvarar för att rapportera in förbättringsförslag och rapportera dessa till Hållbarhetschef enligt den tidplan som anges av Hållbarhetschefen för att samtliga förbättringsförslag ska kunna stängas i tid. Hållbarhetschef ska godkänna tidplan och åtgärder, anges i blanketten. Godkännande och stängning av förslaget görs av Hållbarhetschef genom att datum anges kolumn för stängt förbättringsförslag. Fältet för godkännande är låst och kan endast ändras av Hållbarhetschef.

6. Dokumentation

Revisionsplan för KTH

Revisionsprogram

Rapporter från interna miljörevisioner

Protokoll från externa miljörevisioner

Avvikelseblankett

Förbättringsförslagsblankett

Funktionsbeskrivning interna miljörevisorer på KTH

Tillgång till ovannämda dokument finns hos KTH Sustainability office: kth-miljo@kth.se

7. Ändringslogg

Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn
00 2014-03-18 Ny rutin Teresia Sandberg
01 2014-10-17 Mindre ändringar och förtydliganden Teresia Sandberg
02 2015-04-13 Tillägg om extern miljörevision. Ny avvikelseblankett, rutin för signering samt 10 dagar för tidplaner. Lina Häckner
03 2016-04-13 Redaktionella, förtydligande av tider, interna revisorer Lina Häckner
04 2017-06-20 Namnändring. Ändringar genomförda för att anpassa till nya Standarden 14001:15 Sabine Micksäter
05/00 2018-04-06

Tidigare MR-063. Lagt till en beskrivning om rektors ansvar för interna miljörevisioner. Tillägg att hållbarhetschef upprättar en central revisionsrapport för KTH. Ändring av Dokument ID i samband med skolsammaslagning och omcertifiering samt ny standard ISO 14001:15.

Kristina von Oelreich
01 2018-09-23 Tillägg i rutinen att inför varje revisionstillfälle utses en revisionsledare som har det övergripande ansvaret för revisionen och sammanafattar resultatet i en revisionsrapport för hela KTH. Kristina von Oelreich
Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:kth-miljo@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2018-09-24