Arbetet med ett sammanhållet verksamhetsstöd

I rektorsbeslutet V-2018-0764 från oktober 2018 tillsattes en styrgrupp med uppdrag att utreda och lämna förslag på hur man kan skapa gemensamma processer och sammanföra verksamhetsstödsfunktioner inom hela KTH till ett sömlöst verksamhetsstöd för hela organisationen, kallat steg 2. Arbetet skulle ske parallellt med en implementering av organisationsförändringar för dåvarande universitetsförvaltningen under ledning av förvaltningschefen (steg 1).

Vad har hänt hittills?

Under hösten 2018 påbörjades bägge arbetsprocesserna och det kunde tidigt konstateras att parallella processer rörande organisatoriska frågor skapade mycket oro och förvirring. Av den anledningen togs beslut av rektor och styrgruppen för steg 2 att avvakta med arbetet tills omorganisationen av dåvarande universitetsförvaltningen var genomförd.

Sen 1 januari 2019 har universitetsförvaltningen övergått till att bli Gemensamt verksamhetsstöd, GVS, med ny avdelningsstruktur och organisatoriskt placering och arbetet med steg 2 kunde återupptas. Samtidigt informerades det om att förvaltningschefen skulle kliva av sitt uppdrag till sommaren och utlysning av ny universitetsdirektör skulle ske under våren. Den informationen fick styrgruppen för steg 2 att resonera kring om arbetet borde invänta ny direktör eller inte. Tillsammans med rektor togs beslut kring att arbetet skulle fortsätta och därmed startade styrgruppens arbete med steg 2 upp igen. 

Vad har gjorts?

Det styrgruppen arbetat med är att få en gemensam bild kring uppdraget, sätta gemensamma mål, diskutera alternativa arbetsformer som leder till samverkan mellan de olika funktionerna, ta in processtöd och påbörja arbetet med nulägeskartläggning. Vi har lagt upp en sida på intranätet där information om arbetet finns.

I beslutet lyfts fyra prioriterade områden upp. Då de flesta processer är mycket komplexa och att det nästan uteslutande involverar flera områden och verksamheter, går det inte att begränsa arbetet till fyra prioriterade områden, därför kommer inte fokus ligga på några specifika områden utan fokus kommer att ligga på processer.

En viktig del i arbetet kommer vara att arbeta med kulturutveckling, tillitsbaserad styrning, respekt och förståelse för våra verksamheter och att arbetet ska drivas ur ett verksamhetsperspektiv.

En annan fråga som kommit upp i samband med arbetet i styrgruppen är centralisering kontra decentralisering. Det står inte i beslutet hur organisationen av det sömlösa verksamhetsstödet ska se ut, det är snarare ett utfall av utredningen hur KTH bäst organiserar det tänkta stödet, utifrån hur processen ser ut och vilka kompetenser som behövs.

Vad händer nu närmast?

Arbetet framåt har delats in i två faser; en fas fram tills ny universitetsdirektör tillträder och en ny fas när denna tillträtt.

Under den första fasen  kommer en nulägeskartläggning av de processer/aktiviteter/utvecklingsprojekt som GVS-chefer, administrativa chefer och skolchefer känner är mest angelägna att ta upp. Till det kommer även årshjul för de olika verksamheterna tas fram. En gemensam redovisning kring arbetet skedde den 24/5. Materialet kommer att vara en bra grund för det fortsatta arbetet med processkartläggningen.

Under den andra fasen, efter att Kerstin Jacobsson tillträtt som ny universitetsdirektör den 1 september 2019, kommer hon tillsammans med styrgruppen att fortsätta arbetet ett KTH-övergripande verksamhetsstöd. En fördjupad processkartläggning kommer då att ske i arbetsgrupper med representanter från alla berörda verksamheter. Det arbetet kommer att ledas av processledningskonsulter för att stötta i tänk kring processer, mottagare, processägare, processoptimering mm. Det innebär också att inga större förändringar i processer eller dylikt ska genomföras under perioden fram till tillträdet.

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:Marianne Norén
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2019-05-29