Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida Till KTH:s startsida

Teori: grunderna i Ladok

I på denna sida går vi igenom grunderna om Ladok som system, processer och begrepp i Ladok.

Innehåll 

  1. Introduktion: Om KTH, AUA och VoS
  2. Om Ladok
  3. Från antagning till examen
  4. Viktiga begrepp
  5. HST och HPR
  6. Studieadministrativa system på KTH
  7. Regelverk
  8. Stöd och support

1. Introduktion

Denna utbildning ges av gruppen Verksamhetsuppföljning och Systemstöd, som är en grupp inom AUA. 

Enheten för utbildningsadministration (AUA)

Enheten för utbildningsadministration (AUA) är en av tre enheter i Avdelningen för utbildningsstöd/Education Office (EDO). AUAs uppdrag är att ge stöd, råd och service till KTHs skolor, institutioner och till Verksamhetsstöd, särskilt inom våra specialistområden antagning, examen, verksamhetsuppföljning och systemstöd.

  • Avdelningschef på AUA: Malin Sigvardsson
  • Gruppchef Antagningsgruppen: Helena Leidebrant
  • Gruppchef Examen: Maria Klarenfjord
  • Gruppchef Verksamhetsuppföljning och Systemstöd (VoS): Caroline Ekstrand

Verksamhetsuppföljning och Systemstöd (VoS)

VoS tillhandahåller utbildning och support i de studieadministrativa systemen som används vid KTH, däribland Ladok. Utveckling och förvaltning av systemen sker inom ramen för förvaltningsobjektet ”StudAdm” (det studieadministrativa objektet). VoS sammanställer och utvecklar även rapporter för utbildningsstatistik till interna och externa parter

2. Om Ladok

Vad är Ladok? 

  • Ladok är det system som används för att dokumentera de studerandes närvaro och resultat inom högre utbildning. Ladok används för studier på alla nivåer, d.v.s. förberedande nivå, grundnivå, avancerad nivå samt forskarnivå.
  • Ladok syftar till att underlätta det dagliga arbetet på institutioner och förvaltning, vid lokal och central planering, vid uppföljning av studieresultat samt att trygga studentens rättsäkerhet.
  • Ladok är ett nationellt system för studieadministration inom högre utbildning i Sverige.
  • Ladok ägs av högskolorna tillsammans med CSN genom ett konsortium. Idag ingår 40 högskolor i konsortiet.

Uppgifter i Ladok används till:

  • Underlag vid beslut om antagning (Antagningssystemet NyA)
  • Underlag till beslut om studiemedel (CSN)
  • Underlag vid beslut om examensbevis vid KTH eller annat lärosäte
  • Den offentliga statistiken (SCB och UKÄ)
  • Underlag till den ekonomiska redovisningen 

Ladok som ekonomisystem

Uppgifter i Ladok, t.ex. registreringar och resultat, utgör underlag för:

  • skolornas verksamhetsuppdrag och därigenom fördelning av medel till KTH skolor
  • KTH:s årsredovisning vars siffror skickas till utbildningsdepartementet och påverkar KTH:s ekonomiska ram

KTH:s årsredovisning och övriga uppföljningsrapporter finns på KTH intranät: Budgetunderlag, årsredovisning och uppföljningsrapporter .

Verksamhetsuppföljning i Ladok

I Ladok kan du göra uppföljning på kurs, program och skola. Det är möjligt att ta ut HST, HPR (mer om HST och HPR senare), antal registrerade och enklare genomströmningsrapporter direkt ur systemet. För detta finns ett antal lathundar till hjälp: Statistik och uppföljning av utbildning

Ladok i utbildningsadministration

Ladok är stort, berör både studenter och personal och är navet i utbildningsadministrationen. Ladok används i alla delar av studentens utbildning.

Karta över Ladoks utbildningsadministration

Ett Ladok, Ett KTH 

  • På KTH arbetar vi aktivt med våra studieadministrativa processer för att säkerställa rättssäker och enhetlig hantering över hela KTH

Vi bidrar alla till god kvalitet:

  • Vi matar in en kurs rätt och det blir rätt längre fram: antagning.se, examensbevis, statistiken
  • Vi ser till att endast de studenter som faktiskt läser en kurs är registrerade på kursen aktuell period och vi rapporterar därmed rätt HST till utbildningsdepartementet
  • Vi lägger in examensarbetets titel med rätt stavning och studenten slipper stavfel på sitt examensbevis

3. Flödet i Ladok

Utbildningsutbud, ansökan, antagning, registrering, resultat, examen

Nedan går vi närmare in på varje del i flödet i Ladok, från antagning till examen. I varje del av flödet finns en eller flera relaterade studieadministrativa processer.

4. Viktiga begrepp

Några begrepp kommer du att finna genomgående i Ladok och det är viktigt att känna till betydelsen av dessa.

5. HST och HPR

KTH finansieras i huvudsak genom anslag från regeringen (utbildningsdepartementet) och bidrag från statliga och privata aktörer. Vi får ersättning från departementet för att vi bedriver utbildning. Ersättningen betalas ut genom att vi får pengar för när studenter registrerar sig på kurser (HST) samt att de klarar av kurserna (HPR).

6. Studieadministrativa system på KTH

Det finns många olika studieadministrativa system på KTH. Här är några av de vanligaste: 

  • UG: Användardatabas där alla KTHs studenter och anställda finns
  • KOPPS: Kurs- och planeringsverktyg. Här finns information om alla våra kurser.
  • Canvas: Lärplattform där studenter har tillgång till sina kurser (kursmaterial, diskussionsforum etc)
  • NyA: Antagningssystemet
  • ISP: Elektronisk Individuell Studieplan. För studenter på forskarnivå
  • TimeEdit: Schemasystem för lokalbokningar
  • Och många till: Mobility online, TentaAdmin, Meritvärdesberäknaren, Tentaskanning m.m.

Hur hänger systemen ihop?

De studieadminsitrativa systemen har många kopplingar mellan varandra. Bilden nedan visar de huvudsakliga kopplingarna men det finns också t.ex. direkt koppling från Ladok till system som Schemasystemet TimeEdit, Tentaskanning, TentaAdmin, meritvärdesberäknaren m.m.

precesskarta, flöde

Studentregistret: mellan Ladok och NyA

  • Studentregistret är en systemtjänst som är gemensam för alla lärosäten som är anslutna till Ladok och NyA. Studentregistret används för att etablera och uppdatera personer (sökande/studenter). 
  • Identiteter kan skapas i både Ladoks och NyAs gränssnitt, men de lagras i Studentregistret och finns på så sätt endast en gång i varje system.
  • En student kan i Studentregistret finnas antingen med ett svenskt personnummer, och då synkas uppgifterna från folkbokföringen, eller med ett s.k. interimspersonnummer för de som inte har ett svenskt personnummer.
NyA, persontjänsten, ladok

Interimspersonnummer

  • En student utan svenskt personnummer registreras i Ladok med ett interimspersonnummer ÅÅÅÅMMDD-XXXX.
  • Kontrollsiffrorna består av en bokstav plus tre siffror som genereras av den nationella studentdatabasen. Den vanligaste bokstaven i Ladoks interimspersonnummer är T men även andra bokstäver förekommer. Detta nummer använder studenterna vid kontakt med KTH. Vid salstentamen anger studenten sitt nummer på försättsbladet.
  • När student ansökt och fått svenskt personnummer uppmanas hen att kontakta KTH: Swedish personal identification number | KTH Student web . Ladoksupporten vid KTH gör ändringen i Ladok.

7. Regelverk, lagar och förordningar

KTH är en statlig myndighet och lyder som sådan under Högskolelagen och ett antal förordningar. Nedan tar vi upp några av de viktigaste. På intranätet kan du läsa mer om vad det innebär att vara statligt anställd: Att vara statligt anställd | KTH Intranät .

Viktigt att veta

Som anställd på KTH och användare av Ladok måste du känna till att:

  • Uppgifterna i Ladok behandlas enligt samma regler som gäller för andra allmänna handlingar som förvaras hos en myndighet.
  • Uppgifterna är som huvudregel offentliga.
  • Rätten att ta del av uppgifterna kan dock begränsas av regler om sekretess.
  • Uppgifterna i Ladok är endast till för ditt eget bruk som anställd på KTH och får inte lämnas ut till någon som inte är anställd på KTH. Alla externa förfrågningar om studentuppgifter hanteras av EDO/AUA ladok@kth.se.

Säkerhet

  • Lämna inte ut ditt lösenord till någon annan
  • Lås alltid din dator när du lämnar den, även korta stunder
  • Loggning sker av det vi matar in i Ladok. (typ av transaktion, användare och tidpunkt går alltid att spåra)
  • Arkivering av vissa underlag

8. Stöd och support

Utbildningsstöd, processer och regelverk

Som stöd för dig som arbetar med utbildningsadministration finns sidor på KTHs intranät:

Support

Tips 

  • Använd rätt webbläsare! Chrome, Firefox, Safari och Edge stödjs. 
  • I och med att Ladok är webbaserat kommer du kunna använda de kortkommandon som du är van vid (kopiera/klistra in etc), arbeta i flera olika flikar, markera och skicka länkar

Kontaktinformation 

  • Ladok - ladok@kth.se
  • Inloggningsproblem - it-support@kth.se
  • Avgiftsfrågor - info@kth.se
  • Juridiska frågor - forvaltningsjuridik@kth.se